Giới thiệu chung về Lotus Notes
Lotus Notes là một hệ thống hoạt động theo cơ chế Client-Server để phát triển và triển khai nhóm phần mềm ứng dụng. Lotus Notes cung cấp cho người dùng khả năng truy nhập, chia sẻ, lưu trữ và tổ chức thông tin, thậm chí nếu người dùng chỉ thỉnh thoảng mới ...
Lotus Notes là một hệ thống hoạt động theo cơ chế Client-Server để phát triển và triển khai nhóm phần mềm ứng dụng. Lotus Notes cung cấp cho người dùng khả năng truy nhập, chia sẻ, lưu trữ và tổ chức thông tin, thậm chí nếu người dùng chỉ thỉnh thoảng mới kết nối vào mạng. Notes được cấu thành bởi hai chương trình: phần mềm client được chạy trên máy tính của người sử dụng và phần mềm Server được chạy ở vùng trung tâm của mạng trên các Server. Các trạm làm việc Notes cũng có thể chạy các loại phần mềm khác.
Với sự bùng nổ và phát triển mạnh mẽ của công nghệ INTERNET, Từ phiên bản 4.5 trở đi, Lotus Notes mang một tên gọi mới đó là Lotus Domino. Sở dĩ có tên gọi này là vì từ phiên bản này trở đi, Notes có một cơ chế DOMINO ENGINE cho phép Domino Server trở thành một WebServer và các ứng dụng Notes có thể được xây dựng và phát triển trên nền Web cũng như khả năng truy cập các ứng dụng Notes thông quan liên mạng INTERNET hoặc mạng INTRANET.
Hệ thống phần mềm cho phép một nhóm người có thể cùng làm việc trong môi trường cộng tác, chia sẻ công việc trên hệ thống mạng máy tính được gọi là phần mềm làm việc nhóm (Groupware), phần mềm làm việc nhóm thường có các đặc tính như sau:
- Được triển khai trên một môi trường truyền thông điệp (Email).
- Có các công cụ sắp xếp lịch công tác cá nhân và lịch làm việc phối hợp của các nhóm làm việc.
- Có các ứng dụng xử lý luồng công việc, trợ giúp quá trình làm việc cộng tác trên mạng, như là: nhật ký công việc, tiện ích nhắc việc, tiện ích sắp xếp các cuộc họp, các cơ sở dữ liệu thông tin dùng chung...
- Khả năng giao tác mở với Internet tốt.
Hiện nay trên thế giới chỉ có một số ít các sản phẩm Groupware, điển hình là Lotus Notes - một môi trường rất mạnh, phổ biến và được áp dụng rộng rãi trong nhiều hệ thống mạng máy tính tiên tiến. Lotus Notes là một phần mềm nhóm tiêu biểu để quản lý thông tin của các người dùng trên mạng máy tính. Các ứng dụng của Lotus Notes bao gồm các cơ sở dữ liệu cho phép người dùng (nhóm người dùng) liên hệ, trao đổi, chia sẻ thông tin trên máy tính cá nhân. Với Lotus Notes người dùng có thể thiết kế các cơ sở dữ liệu ứng dụng đặc biệt một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả cho các cơ quan, công ty, hoặc phòng ban của họ. Hơn nữa Lotus Notes cho phép phát triển các ứng dụng mạng rất thuận tiện và hiệu quả đồng nhất trên các nền tảng phần mềm (platform) khác nhau. Điều này rất thuận lợi cho người dùng khi chuyển từ platform này sang platform khác. Đặc biệt với ứng dụng thư tín điện tử, công nghệ nhân bản, bảo mật nhiều mức là các đặc tính rất riêng và rất mạnh của Lotus Notes. Việc quản lý thông tin của Lotus Notes là quản lý và lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu, hơn nữa giao diện và mọi dịch vụ mạng rất thuận tiện nhờ có tính năng Web. Khả năng lập trình phát triển để mở rộng Domino Server cũng rất linh hoạt nhờ cơ chế Agent dùng Lotus Script và Java Script. Từ đây cho phép phát triển Interface (giao diện) với các ngôn ngữ lập trình khác thông qua xây dựng các thư viện động DLL (Dynamic Link Library) như C++, Borland C, Visual Basic, Delphi...Hơn nữa Notes lại không bị hạn chế bởi nền tảng về hệ điều hành và phần cứng (platform).
Hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung
Một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung được hiểu là một cơ sở dữ liệu chia sẻ cho nhiều người dùng ở các mức độ khác nhau, cơ sở dữ liệu dùng chung cho nhóm làm việc, cho một phòng ban, chung cho toàn đơn vị, cho các chi nhánh trong nước và các chi nhánh xuyên quốc gia. Một hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung được đặt tại một máy chủ trên mạng và các đối tượng được chia sẻ cơ sở dữ liệu đó kết nối và khai thác. Một số ví dụ điển hình là hệ thống cơ sở dữ liệu về cán bộ công nhân viên chức của một đơn vị trong cơ quan, hệ thống cơ sở dữ liệu về Đảng viên có quy mô trong cả nước, cở sở dữ liệu về khách hàng của công ty IBM có chi nhánh trên toàn thế giới.
Cơ sở dữ liệu văn bản linh hoạt
Cơ sở dữ liệu Lotus Notes là cơ sở dữ liệu lý tưởng cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản, có sẵn nhiều chức năng trợ giúp mạnh mẽ. Người sử dụng có đầy đủ khả năng truy cập, dò tìm, lưu trữ và tổ chức thông tin. Với một cơ sở dữ liệu để trên máy chủ thì người dùng trong hệ thống Lotus Notes có thể truy cập được từ bất kỳ máy trạm nào. Với Lotus Notes người dùng có thể dễ dàng truy cập vào một cơ sở dữ liệu dùng trung thông qua phần mềm cho máy trạm Notes Client hoặc thông qua trình duyệt web như Internet Explorer, Nescape,...
Cơ sở dữ liệu của Lotus Notes cũng hỗ trợ sẵn các mẫu nhập liệu cho việc nhập số liệu, các khung nhìn cho việc tìm kiếm và truy nhập thông tin, các chương trình cho hiển thị và tự động hóa các tiến trình công việc có liên quan.
Sự tích hợp giữa cơ sở dữ liệu Lotus Notes và các cơ sở dữ liệu truyền thống nâng cao giá trị tài sản thông tin trong cơ quan, tổ chức.
Tài liệu của Lotus Notes có thể chứa đựng một số lượng bất kỳ các đối tượng và kiểu dữ liệu bao gồm: dữ liệu dạng text, richtext, số, cấu trúc, ảnh đồ hoạ, âm thanh và các ảnh chuyển động.
Với kiểu dữ liệu Richtext cho chúng ta lưu trữ bất kỳ một dạng dữ liệu nào: văn bản, đồ họa, âm thanh, bảng tính,... ngay cả khi chúng ta muốn gắn nguyên một file dữ liệu vào trong tài liệu. Khi cần truy cập đến các đối tượng thông tin này chúng ta không cần ra khỏi môi trường Lotus Notes mà Lotus Notes sẽ gọi chương trình ứng dụng ứng với dữ liệu lưu ở richtext để làm việc với kiểu dữ liệu này
Hệ thống cộng cụ phục vụ quản lý người dùng.
Người quản trị làm việc tại chỗ hoặc từ xa, có thể dễ dàng bảo hành Server, quản trị người sử dụng, hỗ trợ người dùng, tạo tài khoản mới, nạp phần mềm, cài đặt các lịch trình nhân bản, quản lý không gian đĩa và nhiều việc làm khác
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành dựa trên văn bản.
Với các thư viện điện tử được xây dựng chúng ta có thể lưu trữ, tra cứu, truy nhập được rất nhiều các tài liệu khác nhau, ở các dạng dữ liệu khác nhau. Một ứng dụng hay dùng nhất là thư viện quản lý các tài liệu của Microsoft Office, chỉ với một ứng dụng thư viện duy nhất cho phép chúng ta soạn thảo, lưu trữ, quản lý mọi tài liệu văn phòng bất kể nó ở dạng nào (Microsoft Word, Microsoft Excel...)
Các hệ thống cảnh báo tự động nhắc nhở công việc.
Việc lập lịch công tác cho phép chúng ta tổ chức thời gian một cách hữu ích nhất, chúng ta có thể đặt một lời nhắc, ghi nhận các sự kiện, cuộc hẹn, thu xếp một cuộc họp, ghi nhớ một ngày kỷ niệm,...Ngoài ra chúng ta cũng có thể theo dõi được lịch công tác của các đồng nghiệp (nếu họ cho phép ta truy cập vào lịch của họ) từ đó ta có thể chọn được thời gian thích hợp nhất để gặp gỡ, trao đổi,...
Xác thực người dùng
Là quá trình định danh người sử dụng, giám sát quá trình truy cập máy chủ của người dùng và nhận biết người dùng vào trong hệ thống. Đây là một quá trình nền tảng của tất cả các hệ thống bảo mật. Lotus Notes xác thực người dùng sử dụng 2 đối tượng đó là tệp ID và mật khẩu. Với các hệ thống thông thường, nhìn chung hay sử dụng mật khẩu để xác thực người dùng. Tuy nhiên chỉ với mật khẩu thì mức độ bảo mật vẫn chưa được an toàn và mật khẩu rất dễ bị đoán ra. Vì vậy để đăng nhập vào hệ thống Lotus Notes thì người dùng phải có được tệp ID do người quản trị hệ thống cung cấp đồng thời biết được mật khẩu tương xứng trong tệp ID đó.
An toàn thông tin.
Lotus Notes là hệ thống có tính an toàn và bảo mật rất cao. Các tài liệu trong Lotus Notes tuỳ theo nhu cầu mà có thể được mã hóa từ toàn bộ cho đến từng trường. Lotus Notes cung cấp sự bảo vệ bằng mã hóa RSA. Các chế độ bảo vệ được thiết lập ở mức Server, Database, View, Form, Document, Section, và Field. Lotus Notes hạn chế đến mức tối đa sự truy nhập trái phép vào hệ thống thông tin do Lotus Notes lưu giữ. Quyền truy nhập cũng chia ra làm nhiều mức khác nhau: người quản lý, người thiết kế, người sửa đổi, người đọc, và người không có quyền hạn gì.
Phân quyền tin, kiểm duyệt tin, bình luận tin.
Mọi ứng dụng của Lotus Notes đều có thể cho phép người dùng ở mức độ truy nhập để đọc thông tin. Các ứng dụng của Lotus Notes rất dễ dàng cho phép chúng ta xuất bản thông tin trên mạng cho các mục đích khác nhau (thông báo, quảng cáo, trao đổi,...) chúng ta có thể truy cập thông tin theo ngày, tuần, tháng,... và theo các chủ đề khác nhau.
Tự động hóa công việc
Chương trình của Lotus Notes có thể hoạt động ở dạng ngầm để thực hiện các lệnh, chỉ huy các tiến trình công việc, sinh ra các thông báo mà không cần sự can thiệp trực tiếp của con người.
Cho phép tự động hóa các quy trình nghiệp vụ hỗ trợ cho nhóm làm việc như là: quy trình duyệt một công văn, soạn thảo một công văn, xây dựng một dự án, kế hoạch, lấy ý kiến mọi người về một vấn đề nào đó... ứng dụng này rất hữu ích khi mà công việc gì đó được phân ra nhiều công đoạn khác nhau cho các bộ phận khác nhau. Bộ phận sau chỉ hoạt động được khi có kết quả của bộ phận trước đó chuyển tới. Song song luồng công việc là các báo cáo theo dõi tiến trình tiến hành luồng công việc đó.
