Email Address Policies

Điểm hay của Exchange là khi tạo User Mailbox xong nó sẽ tạo một Account tương ứng cho User này trong Active Directory Users and Computers. Vì vậy với cùng một tài khoản Mailbox ta vừa có thể Check mail vừa có thể Login và Domain

Tại Recipient Configuration bạn nhấp phải vào Mailbox gccom1 và chọn Properties chọn Tab Account sẽ thấy User logon name của User này là gccom1@gccom.net tài khoản này dùng trong việc Logon vào Domain (trong mạng nội bộ)

Chọn tiếp Tab E-Mail Address ta thấy Email của User cũng là gccom1@gccom.net tuy nhiên tài khoản này dùng để gởi và nhận Mail với các người dùng trên Internet

Như vậy người dùng sẽ tồn tại 2 User Account dùng để gởi Mail và Logon vào Domain trùng nhau. Vấn đề bảo mật sẽ trở nên lỏng lẽo và nhu cầu đặt ra là làm sao để Account Logon Domain hoàn toàn khác với Account Email Address.

Như vậy nhiệm vụ của chúng ta là thay đổi Primary SMTP Address của các User khác với User Logon Domain một cách hoàn toàn tự động vì trong môi trường có hàng ngàn User thì việc chuyển đổi thông tin từng User là chuyện không tưởng.

Trong thực tế công việc này sẽ được đề cập khi công ty chúng ta có nhu cầu thay đổi địa chỉ Email cho toàn bộ nhân viên vì một lý do nào đó (thay đổi tên công ty, sát nhập....)

Trong bài này giả sử công ty tôi đã tồn tại domain gccom.net và sau một thời gian hoạt động có nhu cầu sát nhập với một công ty khác và chuyển đổi thành domain chung là kythuatvien.com

Vì vậy tôi phải tạo một Domain mới trong Exchange bằng cách vào Organization Configuration chọn tiếp Hub Transport chọn Tab Accepted Domains

Nhấp phải vào vùng trống chọn New Accepted Domain

Nhập domain mới là kythuatvien.com vào

Màn hình sau khi hoàn tất

Tiếp tục chọn Tab E-mail Address

Mặc định trong này có sẵn một Policy do Exchange tạo sẵn. Bạn có thể tạo các Policy mới nhưng trong bài này tôi sẽ không tạo mới mà Modify Default Policy bằng cách nhấp phải Default Policy chọn Edit

Tại E-Mail Address chọn @gccom.net chọn tiếp Edit

Chọn lựa chọn 2 First name.Last name và chọn tiếp domain kythuatvien.com trong E-mail Address domain

Màn hình sau khi hoàn tất

Tiếp tục chọn Immediatery trong cửa sổ Schedule

Bậy giờ trở lại màn hình Recipient Configuration nhận thấy các Email Address đã được đổi sang domain kythuatvien.com

Bây giờ tôi tạo thử một User Account mới với:

First name: Nguyen

Last name: Pham

User logon name: gccom6

Password: 123

Nhận thấy Exchange sẽ tự tạo Email mới cho User này theo cú pháp First name.Last name đã từng chọn ở trên

Đến đây ta nhận xét như sau:

User logon to Domain: gccom6@kythuatvien.com

Email Address: nguyen.pham@kythuatvien.com

2 tài khoản này đã hoàn toàn khác nhau

Bây giờ từ gccom6 tôi sẽ gởi một Email cho gccom1 với Subject là Mail 11

Tại Inbox của gccom1 nhấp phải vào Email gccom6 vừa gởi chọn Message Options

Nhận thấy gccom1 chỉ biết được Email Address của gccom6 là nguyen.pham@khuatvien.com mà không thể biết được Account logon vào Domain là gccom6@kythuatvien.com

Như vậy chúng ta đã hoàn tất việc đổi domain cho tất cả các User trong hệ thống. Tuy nhiên nếu hệ thống bạn tồn tại 2 domain trở lên và bạn muốn một số User sẽ sử dụng domain này và một số User sẽ sử dụng domain kia.

Vấn đề này gặp rất nhiều trong thực tế giả sử công ty bạn có 2 chi nhánh một ở Tiền Giang & một ở Hồ Chí Minh và tại mỗi chi nhánh như thế chúng ta muốn các nhân viên trên một chi nhánh sẽ mang một domain tương ứng với chi nhánh đó

Vì vậy ta sẽ ứng dụng để chuyển đổi domain cho các User này và công việc chuyển đổi này cũng sẽ hoàn toàn tự động và đựa vào đặc trưng riêng của các User này (xem lại bài Recipient Configuration - Group)

Trở lại phần Hub Transport chọn Tab nhấp phải vào cùng trống chọn New E-Mail Address Policy

Giả sử tôi muốn các User mang đặc tính State/Province là Tien Giang sẽ mang domain là gccom.net các User còn lại mang domain kythuatvien.com nên tại cửa sổ Introduction bạn nhập gccom.net

Chọn lựa chọn Recipient is in a State or Province và nhấp vào link specified

Nhập từ khóa Tien Giang vào

Màn hình sau khi hoàn tất

Tại cửa sổ E-Mail Address nhấp Add

Chọn lựa chọn 2 First name.Last name và chọn tiếp domain gccom.net trong E-mail Address domain

Màn hình sau khi hoàn tất

Trong tab sẽ xuất hiện thêm mục gccom.net

Trở lại cửa sổ Recipient Configuration nhận thấy chỉ có gccom1, gccom2 mang thuộc tính State/Province là Tien Giang sẽ bị thay đổi domain thành gccom.net