Công nghệ thông tin/2

Một sinh viên hỏi: “ (CNTT) là gì? Khác biệt gì giữa dự án CNTT và dự án phần mềm? Vai trò của người quản lí CNTT là gì? Em học kĩ năng này ở đâu?”

Đáp: Về căn bản, công nghệ thông tin (CNTT) có thể được định nghĩa là dùng công nghệ để quản lí thông tin. Ngày nay trong thế giới được kết nối toàn cầu, thông tin có thể được truyền với tốc độ của internet và có nhiều thông tin sẵn có, nhưng không phải tất cả chúng đều hữu dụng. Điều quan trọng là chọn lọc chỉ những thông tin hữu dụng mà công ti có thể dùng. CNTT là quá trình thu nhận, xử lí, sàng lọc, lưu giữ rồi phát tán thông tin có ích cho đúng người vào đúng thời gian. CNTT cung cấp cho công ti ưu thế có ý nghĩa bằng việc tự động các qui trình doanh nghiệp để tăng tốc hiệu quả; cung cấp thông tin cho người đúng; kết nối doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp; và cải tiến năng suất và giảm chi phí. Do đó, CNTT là rộng hơn chỉ phần mềm vì nó bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ; vai trò của nó cũng có trong gióng thẳng với doanh nghiệp hơn là chỉ phát triển sản phẩm phần mềm.

Dự án CNTT là nhiệm vụ hay một khối lượng công việc có mục tiêu xác định yêu cầu thời gian và nỗ lực để hoàn thành. Dự án có thể chuyển giao sản phẩm hay cung cấp dịch vụ để hỗ trợ cho kinh doanh của công ti. Để thành công, dự án phải chuyển giao kết quả và ích lợi như được mong đợi trong thời gian, ngân sách và chất lượng. Với một sản phẩm phần mềm, nó phải đáp ứng các yêu cầu của dự án; với dịch vụ, nó phải cung cấp ích lợi cho công ti. Để quản lí dự án CNTT một cách hiệu quả, người quản lí dự án phải chọn lựa một vòng đời cho dự án cũng như phương pháp sử dụng tương ứng với kiểu và kích cỡ của dự án. Do đó, người quản lí dự án phải được đào tạo và có kinh nghiệm trong quản lí dự án. Người quản lí dự án phải quyết định cách các hoạt động quản lí sẽ được đạt tới, và người sẽ được đưa và trong tổ dự án. Người quản lí phải phân công vai trò, trách nhiệm và thẩm quyền cho từng thành viên tổ ngay từ đầu dự án.

Vai trò của người quản lí dự án biến thiên tuỳ theo công ti và doanh nghiệp. Trong một số công ti, vai trò là rộng hơn nhiều vì nó bao gồm nhiều việc gióng thẳng doanh nghiệp; trong các công ti khác, nó có thể bị hạn chế vào việc chuyển giao sản phẩm. Về căn bản, người quản lí dự án CNTT phải đảm bảo rằng dự án được gióng thẳng với doanh nghiệp của công ti bằng việc xác định và biện minh nhu cầu cho dự án. Người quản lí dự án phải lập kế hoạch về cách chuyển giao sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng; cách quản lí mối quan hệ với khách hàng, người dùng, nhà cung cấp (nếu cần); cách xác định yêu cầu tài nguyên và đảm bảo chúng có thể được làm thành sẵn có khi được yêu cầu. Đây là những hoạt động mà nên được thực hiện trước khi dự án bắt đầu.

Người quản lí dự án CNTT phải lập kế hoạch dự án bằng việc hiểu các yêu cầu; ước lượng thời gian, chi phí và tài nguyên được cần để xây dựng sản phẩm hay cung cấp dịch vụ theo mong đợi của khách hàng và doanh nghiệp của công ti. Bản kế hoạch dự án phải làm tài liệu các ước lượng, lịch biểu, cũng như phân công cho các thàn viên tổ, các pha vòng đời, mô hình, phương pháp, sản phẩm hay dịch vụ, rủi ro. Bản kế hoạch phải là tài liệu động mà thường được cập nhất khi mọi sự thay đổi. Bản kế hoạch dự án phải được kiểm điểm và chấp thuận bởi cấp quản lí trước khi dự án bắt đầu.

Trong khi thực hiện dự án, người quản lí dự án phải giám sát các hoạt động; kiểm việc hoàn thành của từng hoạt động theo kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch tương ứng; cung cấp báo cáo tình trạnh cho người quản lí cấp cao và khách hàng; đo chất lượng và việc tuân thủ qui trình; giám sát và quản lí mọi rủi ro của dự án.

Đến cuối dự án, người quản lí dự án phải tính toán kết quả của dự án theo bản kế hoạch dự án và kết quả mong đợi; kiểm điểm mọi ích lợi được đạt tới bởi dự án; tiến hành kiểm điểm hậu dự án để đo ích lợi cũng như bất kì bài học nào được rút ra trong dự án cho việc dùng về sau; xác định nhu cầu về bất kì cải tiến hay bảo trì nào và đảm bảo rằng dự án được chuyển giao cho người dùng hay khách hàng tương ứng.

Người quản lí dự án CNTT là kĩ năng thường được dạy trong chương trình quản lí Hệ thông tin (ISM). Quản lí dự án phần mềm là kĩ năng thường được dạy trong chương trình Kĩ nghệ phần mềm (SE). Về tổng thể, không có mấy khác biệt giữa hai chương trình này, mặc dầu về chi tiết có những khác biệt nhỏ trong hai cách tiếp cận này.

English version

Tác phẩm, tác giả, nguồn

• Tác phẩm: Công nghệ thông tin
• Biên tập: Kipkis.com
• Nguồn: Blog của giáo sư John Vu, Carnegie Mellon University