Công cụ ( Các phương tiện trợ giúp)

Thống kê việc thu nhận thông tin qua 5 giác quan

Thông tin được thu nhận qua 5 giác quan:

• Nghe 13%
• Nếm 6%
• Ngửi 6%
• Sờ 3%
• Nhìn 72%

Thị giác là giác quan quan trọng nhất để thu nhận thông tin trong cuộc đời bạn.

Giả sử rằng toàn bộ thông tin mà bạn thu thập được là 100%, thì bạn nhận được 72% của lượng thông tin đó qua đôi mắt và 13% của lượng thông tin này qua đôi tai.

Tổng cộng 85% lượng thông tin được thu nhận qua hai giác quan này.

Bạn có lựa chọn đúng đắn khi sử dụng các công cụ trợ giúp trực quan trong bài trình bày của mình.

Một số điểm lưu ý

Một bản chiếu (slide) của tài liệu giúp ta trình bày có sức thuyết phục.

Nhưng cho dù không phải toàn bộ các bản chiếu (slide) có thể đảm đương được mục tiêu này, bạn vẫn phải luôn cân nhắc về việc trình bày ở trong đầu nếu bạn muốn tạo ra một bản chiếu hoàn thiện.

Một điểm cơ bản là luôn coi trọng đến ấn tượng của khán giả. Khi thiết kế bản chiếu, bạn cần phải xem xét xem liệu nó có gây ấn tượng tốt cho khán giả hay không .

Điểm tiếp theo là tạo ra các nền trang trí dựa theo mục đích trình bày. Hãy tưởng tượng rằng bạn cần có gì đó để nói khi dùng một bản chiếu hoặc cái gì là điểm nhấn của bản chiếu ?

Điểm cuối cùng là tạo ra các nền trang trí có sử dụng hình ảnh minh hoạ. Hình ảnh minh hoạ có thể gây ấn tượng hơn nhiều so với việc chỉ thuyết trình bằng lời.

Vai trò của bản chiếu (slide)

(1) Tạo các điểm mấu chốt/tóm tắt

Một bản chiếu dùng để trình bày các điểm quan trọng hoặc trình bày tóm tắt. Khán giả khó có thể nhớ được thông tin và sẽ dễ dàng quên chúng nếu chỉ tiếp nhận thông tin bằng việc nghe.

Bằng việc quan sát ( nhìn) tạo các điểm mấu chốt hay tóm tắt trên slide, khán giả có thể hiểu và nhớ chúng một cách dễ dàng.

(2) giảm bớt thời gian

Bảng trắng là một trong những công cụ hỗ trợ trực quan. Ta có thể viết hay vẽ tranh trên đó rất dễ nhưng để làm việc này thì phải tốn rất nhiều thời gan.

Một bản chiếu sẽ giảm bớt thời gian để viết hay vẽ tranh. Bạn có thể chuẩn bị nó trước và chỉ việc trình bày nó trong các bài thuyết trình.

(3) gây ấn tượng

Bản chiếu là một công cụ mạnh mẽ để gây ấn tượng với khán giả. Nếu bạn nói về cảnh đẹp thiên nhiên của đất nước mình mà không có bản chiếu thì thật là khó tưởng tượng cho người nghe là người nước ngoài.

(4) Cung cấp tri thức

Khi bạn trình bày về việc dữ liệu chuyển đổi giữa các chương trình, nếu bạn không sử dụng bất cứ một công cụ trực quan nào thì bạn sẽ phải mô tả nó bằng rất nhiều từ ngữ. Nếu bạn trình chiếu nó trên Slide, khán giả hiểu ngay lập tức vấn đề mà bạn cần trình bày.

(5) thu hút sự chú ý của khán giả

Màn chiếu không chỉ là phương tiện phục vụ cho việc giải thích mà còn là một công cụ để thu hút sự chú ý của khán giả.

Tiêu chuẩn hoá cách trình bày

Khi bạn soạn tài liệu để chiếu, bạn cần xem xét việc tiêu chuẩn hoá toàn bộ hình ảnh thông qua tài liệu. Điều này giúp cố định sự di chuyển của mắt và thúc đẩy việc nắm bắt nội dung của khán giả.

Những điểm cần chú ý là:

+ cỡ và vị trí của tiêu đề

+ cỡ và kiểu của các chữ trong việc mô tả

+ việc sử dụng các biểu tượng và

+ việc sử dụng các màu sắc

Toàn bộ cách bố trí

Một màn chiếu có giới hạn vật lý bạn không nên lãng phí khoảng trống của nó và phải sử dụng cỡ chữ và cỡ tranh thích hợp. Bạn nên chú ý về sự cân đối của chúng và sử dụng một số hiệu ứng của hình ảnh như: hình tam giác cho việc biểu diễn trạng thái tăng hay giảm,...

Số lượng thông tin

Một màn chiếu có giới hạn kích cỡ. Bạn không thể chứa toàn bộ các chủ đề trên cùng một màn chiếu nên phải chia nhỏ các nội dung trước khi làm bản chiếu.

Con người thích hình vẽ vì nó dễ theo dõi nên bạn phải sử dụng hình vẽ nếu có thể làm được để giúp khán giả hiểu rõ vấn đề hơn.

Tính đơn giản

Tính đơn giản là một khái niệm về thiết kế của một bản chiếu. Bạn có thể ham mê chứa mọi thông tin trên đó nhưng 1 bản chiếu có giới hạn về vật lý, về kích cỡ nên bạn phải chiếu phần cốt yếu của nội dung

Các phần cốt yếu có thể được diễn đạt bằng những từ quan trọng, một đồ thị hoặc một hình vẽ nhưng càng đơn giản càng tốt.

Bản chiếu chỉ là một phần hỗ trợ cho bài trình bày của bạn, nó không phải là tất cả.

Kiểu mẫu chữ

Kiểu mẫu chữ là một trong những điểm cần chú ý. Nét chữ nên rõ ràng không trùng với màu nền.

Cỡ chữ phân biệt giữa tiêu đề và nội dung. Khoảng trống thích hợp giữa các dòng chữ.

Việc sử dụng biểu đồ

Khái niệm hay cách lập luận có thể hiểu được khi nó được miêu tả trên biểu đồ.

Sử dụng màu sắc

Việc tô màu làm nổi bật các vấn đề nhưng nên cẩn thận khi dùng nó.

Số lượng màu trên 1 màn chiếu tối đa là 3 màu. Nếu bạn dùng trên 5 màu thì các nội dung sẽ khó hiểu và các vấn đề không được rõ ràng.

Bạn có thể có hình ảnh riêng cho mỗi màu.

Ví dụ:

màu đỏ diễn tả trạng thái nguy hiểm

màu xanh da trời diễn tả trạng thái an toàn

Khi bạn đã sử dụng màu đỏ như màu cảnh báo thì phải sử dụng cho toàn bộ tài liệu.

Nguyên tắc pha màu

- màu tối như xám đen, đen hoặc xanh đen là thích hợp cho nền

- màu nhạt như trắng hoặc vàng thích hợp cho chữ

Các hình thái làm nổi bật

Một bản chiếu không có những điểm nổi bật sẽ gây sự đơn điệu.

Một bản chiếu có điểm nổi bật thì dễ nhấn mạnh vào các vấn đề hơn.

Cách làm:

a. đóng khung

b. gạch chân

c. bôi đen

d. làm bóng

e. tạo chỉ thị đi kèm

g. độ dày của cỡ chữ

Tiêu đề

Khi bạn mua một cuốn sách bạn luôn muốn biết được nội dung tóm tắt đó là lý do mà bạn cần đến tiêu đề tren bản chiếu. Tiêu đề nói cho bạn những vấn đề đang diễn ra trên màn hình.

Một màn chiếu phải có tiêu đề. Bạn phải tìm ra tiêu đề thích hợp và tiêu đề phải diễn tả một cách chính xác nội dung.

Sắp xếp

Việc sắp xếp thời điểm xuất hiện làm cho nội dung trình diễn xuất hiện đúng lúc, tăng sự chú ý của người xem.