Cơ sở phương pháp luận về hệ thống quản lý

Khái niệm về thông tin

Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.

Thông tin được coi như là một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu.

Cách biểu diễn thông tin

Cách biểu diễn thông tin có hai cách: Cách biểu diễn thông tin tự nhiên và cách biểu diễn thông tin có cấu trúc.

• Cách biểu diễn thông tin tự nhiên bao gồm thông tin viết, hình ảnh, lời nói, xúc giác, khứu giác, thính giác ...
• Cách biểu diễn thông tin có cấu trúc chính là việc chắt lọc từ thông tin tự nhiên bằng cách cấu trúc hoá lại làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn.

Khái niệm về hệ thống

Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý ... gọi là các phần tử của hệ thống. Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.

Định nghĩa hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.

Hệ thống thông tin theo quan điểm của hệ hỗ trợ quyết định

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Mô hình hệ thống thông tin

Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Qua hai ví dụ trên, chúng ta đã nói tới hai loại khác nhau của hệ thống thông tin: (1) Hệ thống chính thức và (2) Hệ thống không chính thức.

- Một hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra thì cũng được thiết lập theo một cách truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương được nói trên hoặc hệ thống quản lý tài khoản và các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức.

- Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của chủ tịch một doanh nghiệp trong ví dụ đã nêu trên. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí là các hệ thống thông tin phi chính thức.

Mặc dù các hệ thống thông tin phi chính thức đóng một vai trò rất quan trọng trong các tổ chức, nhưng chúng ta chưa thể quan tâm tới chúng ở đây được. Phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt một HTTT quản lý trong giáo trình này chỉ bàn tới những HTTT chính thức.

Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý

Các bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin quản lý

Vai trò, nhiệm vụ và các chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin quản lý đã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:

1. Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình.
2. Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu.
3. Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp.
4. Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó.
5. Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thoả thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức.

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người này cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý.

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợi giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như mốt sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng.

Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh, được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.

Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này.

Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Tài chính chiến lược	Marketing chiến lược	Nhân lực chiến lược	Kinh doanh và sản xuất chiến lược
Tài chính chiến thuật	Marketing chiến thuật	Nhân lực chiến thuật	Kinh doanh và sản xuất chiến thuật
Tài chính tác nghiệp	Marketing tác nghiệp	Nhân lực tác nghiệp	Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp

Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể dược mô trả khác nhau tùy theo quan điểm của từng người mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa giao dịch tự động của một ngân hàng như một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi được hiện ra trên màn hinh và một tập các thủ tục cần thực hiện (đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền vào từ bàn phím, lấy tiền ở hốc trả tiền). Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó như một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra tư cách khách hàng. Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó như một thực thể cấu thàng từ 122 chương trình và thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và sử dụng một số đĩa từ với dung lượng cụ thể nào đó.

Mỗi một người trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau. Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích thiế kế và cài đặt hệ thống thông tin trình bày trong giáo trình này. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.

Ba mô hình của một hệ thống thông tin

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này.

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vạt mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức mà của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hóa ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này.

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biết đổi nhất.

Đối với mô hình vật lý ngoài thì lại có sự khác biệt. Dưới góc độ sử dụng có thể có một số lớn các phương án thực hiện nghiệm vụ của hệ thống. Trong trường hợp nhà hát P, chúng ta có thể hình dung ra một số mô hình vật lý ngoài sau.

Mô hình vật lý ngoài 1

Tại các quầy bán vé của nhà hát P người ta có trong tay các vé để bán. Khi có một khách hàng tới quầy, người ta giúp anh ta chọn một chỗ ngồi trong các vé chwaa bán của buổi biểu diễn mà anh ta muốn xem. Khi lựa chọn xong, khách hàng trả tiền và người ta đưa vé cho anh ta. Người ta tiến hành cùng một cách thức như vậy đối với việc bán vé qua điện thoại. Khách hàng đã đặt vé phải lấy vé trước giờ mở màn ít nhất 30 phút. Đến giờ phút đó những vé đã đặt mà không lấy có thể được bán cho những khán giả khác. Các báo cáo quản lý được thực hiện bởi một nhân viên, vào mỗi sáng, bằng cách tính toán từ số lượng vé đã bán được cho mỗi buổi biểu diễn. Nhân viên này thực hiện các tính toán có liên quan tới doanh thu đối với mỗi buổi biểu diễn và chuẩn bị một báo cáo cho lãnh đạo.

Mô hình vật lý ngoài 2

Hệ thống đặt chỗ được tin học hóa. Khi có một khách hàng tới quầy, hệ thống yêu cầu anh ta cho biết loại hình nghệ thuật cùng ngày giờ mà anh ta muốn xem. Từ một Terminal người ta kiểm tra khả năng đáp ứng và thông báo cho khách hàng. Một số câu hỏi được nêu ra. Khi sự lựa chọn kết thúc nhân viên in vé, nhận tiền vé cho vào két và ghi lại vào Terminal. Thủ tục bán vé qua điện thoại cũng giống như vậy; ràng buộc lấy vé trước 30 phút vẫn bắt buộc. Mỗi sáng, một trợ lý giám đốc sẽ in ấn trong văn phòng làm việc của mình một báo cáo sơ bộ về vé bán đối với mỗi buổi biểu diễn và làm các báo cáo so sánh.

Thường thì tồn tại nhiều phương án có thể của mô hình vật lý ngoài tương ứng với một mô hình logic đã được phác họa để thỏa mãn những yêu cầu của ban giám đốc nhà hát. Bạn đọc có thể đề xuất thêm?

Đặc trưng chính yếu. Một mặt chúng trả lời rõ ràng các câu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đâu? Mặt khác tùy theo hoàn cảnh, chúng đưa ra một số tương đối nhiều các mô hình vật lý ngoài, có khả năng thỏa mãn yêu cầu của mô hình logic đã cho. Tất nhiên là các mô hình vật lý này không tương đương nhau về chi phí, mức khả thi, hiệu lực và hiệu quả. Quyết định chấp nhận một mô hình vật lý ngoài này hơn mô hình kia là kết quả lựa chọn của sử dụng. Như vậy người ta sẽ phê chuẩn chấp nhận mô hình nào đó đáp ứng tốt nhất các ràng buộc về mặt tổ chức, cũng như về mặt tài chính, kỹ thuật , tổ chức và nhân sự.

Mô hình vật lý trong còn ít ổn định hơn só với mô hình vật lý ngoài. Tồn tại một số lượng lớn các khả năng. Sau đây là một số ví dụ minh họa.

Mô hình vật lý trong 1:

Mô hình vật lý trong 2

Mô hình vật lý trong 3

Thường thì tồn tại rất nhiều khả năng khác nhau của mô hình vật lý trong cho phép thực hiện mô hình vật lý ngoài đã được chọn. Học viên có thể vạch ra thêm các mô hình đó.

Như một số mô hình vật lý trong vừa kể trên minh họa, loại mô hình này của hệ thống thông tin là kết quả lựa chọn chủ yếu từ góc độ kỹ thuật, các bộ phận của nó là không nhìn thấy được đối với những người sử dụng cuối. Với một mô hình vật lý ngoài, tồn tại nhiều khả năng có hể của mô hình vật lý trong. Tuy nhiên các mô hình đó không tương đương nhau. Một số có chi phí lớn hơn, một số khác hiệu quả hơn. Quyết định chọn mô hình vật lý trong nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật, chi phí và hiệu quả.

Một hệ thống thông tin theo 3 mô hình

Hình vẽ trên minh họa sơ đồ cơ sở của một hệ thống thông tin theo 3 mô hình trên, theo đó mỗi thành phần của hệ thống thông tin có thể được mô tả theo ba mức: logic, vật lý ngoài và vật lý trong.

Độ tin cậy

Độ tin cậy thể hiện các mặt về độc xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây rắc cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sau sót, nhiều khách hàng kêu va về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn đến hình ảnh xấu về cửa hàng, lượng khách háng ẽ giảm và doanh số bán sẽ tụt xuống. Nếu số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn số tiền phải trả, trong trường hợp này chẳng có khách hàng nào than phiền tuy nhiên cửa hàng bị thất thu.

Tính đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. Chẳng hạn một nhà sản xuất ghế tựa yêu cầu báo cáo về số lượng ghế làm ra mỗi tuần. Để so sánh, báo cáo cũng có thể nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó và của cùng kỳ năm trước. Ông chủ thấy số lượng ghế làm ra tăng đều và có thể sẽ cho rằng tình hình sản xuất là tương đối tốt đẹp. Tuy nhiên trong thực tế có thể sẽ hoàn toàn khác. Hệ thống thông tin chỉ cung cấp số lượng ghế sản xuất ra mà không biết tí gì về năng suất. Ông chủ sẽ phản ứng ra sao khi trên thực tế số giờ lao động làm thêm rất lớn, tỷ lệ nguyên vật liệu hao phí lớn khi công nhân làm việc quá nhanh. Một sự không đầy đủ của hệ thống thông tin như vậy sẽ làm hại cho doanh nghiệp.

Tính thích hợp và dễ hiểu

Nhiều nhà quản lý nói rằng ông ta đã không dùng báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng có liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của ông ấy. Nguyên nhân chủ yếu là chúng chưa thích hợp và khó hiểu. Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đã nghĩa hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin. Điều đó dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.

Tính được bảo vệ

Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên liệu. Và cũng phải làm như vậy đối với thông tin. Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.

Tính kịp thời

Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết. Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một cửa rút tiền tự động có thời gian rả lời tới 5 phút thì sẽ mất khách hàng rất nhanh.

Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết vấn đề đó cần phải xem xét cơ sỡ kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân thích thiết kế và cài đặt HTTT.