Chương 8: In ấn và thiết lập các thông số trang in

Word cho phép bạn hiển thị bản in ra cuối cùng bằng cách sử dụng Print Preview. Print Preview hiển thị bản xem trước của một trang hiện hành hoặc của tất cả các trang trong tài liệu tại một thời điểm. Bạn cũng xem được nhiều trang cùng một lúc. Có một số nút ở phần trên cùng của hộp thoại Print Preview, cung cấp cho bạn những mục chọn xem trước khi in, như hình 8.

Bằng cách sử dụng Print Preview để xem tài liệu được in của bạn, bạn có thể thực hiện các thay đổi, nếu như những gì bạn thấy không phải là những gì bạn muốn. Để thực hiện các thay đổi trong lúc in, bạn có các mục chọn Print và hộp thoại Page Setup. Hình 9 hiển thị ra một trang trông giống như thế nào khi chọn mục xem trước.

Đôi khi trong lúc soạn thảo một tài liệu, bạn có vài trang thông tin tài chính có nhiều cột. Bạn nhận thấy rằng không thể đặt vừa tất cả các cột trong một trang có độ rộng là 8.5 inch và chiều dài là 11 inch. Tuy nhiên, bạn biết rằng bạn có thể làm cho các cột nằm theo chiều dài của trang thay vì theo độ rộng trang, lúc đó thông tin tài chính sẽ vừa khít trong trang một cách hoàn hảo. Điều này có nghĩa là bạn phải thay đổi hướng của trang giấy.

Hướng trang mặc định là theo chiều dọc (8.5x11). Nếu bạn muốn thay đổi chiều này thành chiều ngang (11x8.5), bạn có thể sử dụng các mục chọn Page Setup của thanh thực đơn File. Hình 10 hiển thị cho bạn thấy hình dạng của trang theo chiều dọc và chiều ngang.

Bạn cũng có thể chọn kích thước trang theo ý muốn. Word cung cấp cho bạn vài kích thước trang chuẩn để chọn, thậm chí còn đưa cho bạn thêm vào các dạng không chuẩn như là dạng danh thiếp hoặc dạng có nửa trang giấy.

Phần Margins của Page Setup cho phép bạn thay đổi các lề, thiết lập kích thước phần đầu và phần chân trang. Nếu bạn muốn in bản báo cáo của bạn và trình bày nó dưới dạng một quyển sách, bạn muốn có lề phía ngoài rộng hơn lề phía trong, để người đọc có thể ghi vài điểm ghi chú. Đối với mục đích này, Word cấp một mục chọn gọi là lề phản chiếu (Mirror Margins).

Mirror Margins là các lề, mà lề trái của các trang được đánh số chẵn nằm cùng phía với lề phải của trang lẻ và lề phải của trang đánh số chẵn nằm cùng một phía với lề trái của trang lẻ. Điều này được gọi là các lề được phản chiếu.

Word 2000 cung cấp mục chọn ‘2 pages per sheet’, nếu mục này được chọn trong Page Setup, hai trang tài liệu sẽ hiển thị trong một trang giấy. Một trang theo chiều dọc sẽ được chia theo chiều ngang, trong khi một trang chiều ngang thì được chia theo chiều dọc.

ở chương trước, bạn đã thấy được cách thức chỉnh lề đoạn và văn bản trong tài liệu. Chúng ta cũng có thể canh lề văn bản theo chiều dọc. Điều này cũng hữu dụng khi bạn muốn tạo ra một trang tiêu đề cho tài liệu của bạn. Phần Layout của Page Setup hỗ trợ cho bạn bốn cách chỉnh lề văn bản trong phạm vi các lề trên và lề dưới.

Các mục chọn cho việc canh lề dọc một văn bản:

Top – Văn bản được canh với lề trên cùng, đây là canh lề mặc định

Centre – Văn bản được canh giữa, giữa lề trên và lề dưới cùng.

Bottom – Văn bản được chỉnh với lề dưới cùng

Justify – Văn bản được trải rộng ra để cho các dòng có cùng khoảng cách từ dòng trên cùng ở lề trên và dòng cuối cùng ở lề dưới cùng.

Bạn đã biết về những hỗ trợ quan trọng trong in do Word 2000 cung cấp. Còn có một vài mục chọn khác mà bạn có thể sử dụng trước khi bạn thật sự in. Các mục chọn này được tìm thấy trong hộp thoại Print như trong hình 12 dưới đây.

Các mục chọn trong việc in:

• Nếu kết nối tới nhiều máy in, bạn có thể chọn máy in nào để in
• Thiết lập các mục chọn máy in
• Xác định một trang hoặc nhiều trang để in
• Xác định số lượng bản in ra