Chương 3 : Thay đổi và trang trí dạng thức
Dạng thức là một tập hợp của những dạng thể hiện liên quan đến hình thức trình bày của dữ liệu trên bảng tính như: Font chữ, màu sắc, các mẫu nền, đường kẻ, kích thước cuả cột/dòng, vị trí của dữ liệu trong ô hay trong một phạm vi. Ngoài những định ...
Dạng thức là một tập hợp của những dạng thể hiện liên quan đến hình thức trình bày của dữ liệu trên bảng tính như: Font chữ, màu sắc, các mẫu nền, đường kẻ, kích thước cuả cột/dòng, vị trí của dữ liệu trong ô hay trong một phạm vi.
Ngoài những định dạng mặc nhiên Excel, bạn có thể thay đổi dạng thức dữ liệu trên toàn bộ bảng tính hay có giới hạn trong phạm vi lựa chọn hoặc chỉ cho một vài kí tự trong ô.
Để thay đổi dạng thức dữ liệu trong phạm vi lựa chọn, bạn chỉ cần chọn một trong những cách thực hiện như sau:
* Sử dụng những Menu lệnh.
* Sử dụng Toolbar Formatting.
* Sử dụng các phím gán sẵn.
* Sử dụng Format Painter.
* Sử dụng Styles.
* Sử dụng dạng thức tự động (Auto Format) của Excel.
1. Lựa chọn phạm vi cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Formats > Cells (hoặc [Shortcut] Formats Cells .hay phím Ctrl-1).
- Xuất hiện hộp thoại Formats cells.
3. Chọn nhóm Tab cần thực hiện.
Dạng thể hiện số là những mã dạng thức dùng để thể hiện các giá trị số, ngày, giờ trong bảng tính. Dạng thức số mặc nhiên là dạng bình thường (category).
Excel có tạo sẵn 11 nhóm (Category) dạng thức số khác nhau như sau:
| Nhóm | liệt kê những loại dạng thức |
| All | Toàn bộ các loại dạng thức |
| Custom | tự tạo |
| Number | Số |
| Accounting | kế toán |
| Date | ngày |
| Time | Giờ |
| Percentage | phần trăm |
| Fraction | phân số |
| Scientific | Khoa học kỹ thuật |
| Text | Chuỗi |
| Currency | tiền tệ |
Muốn thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu dạng số, thời gian trên thanh công cụ, bạn thực hiện các bước:
1. Lựa chọn phạm vi cần thực hiện.
2. Chọn trong Toolbar Formatting (hay trong những toolbar khác) như sau:
* Click vào những nút Tools để lựa chọn.
nút Cộng dụng
Dạng tiền tệ.
Dạng phần trăm
Dạng phân cách(,)số nguyên và hai số lẻ
Thêm một số lẻ.
Giảm một số lẻ.
Sao chép dạng thức
Sử dụng nút Format Painter trên Standard Toolbar
1. Lựa chọn phạm vi chứa dạng thức cần sao chép (phạm vi nguồn).
2. Chọn nút Format Painter trên Standard Toolbar.
- Xuất hiện hình tượng cây cọ vẽ.
3. Lựa chọn phạm vi cần tiếp nhận dạng thức (phạm vi đích).
- Excel sẽ thực hiện việc sao chép dạng thức của phạm vi nguồn.
Lưu ý:
* Trong bước hai khi bạn chọn nút Format Painter bởi thao tác:
- Click Chỉ thực hiện việc sao chép dạng thức cho một phạm vi (một lần).
- Double Click: Thực hiện việc sao chép dạng thức cho nhiều phạm vi (nhiều lần) cho đến khi bạn Click lại nút Format Painter hoặc nhấn phím Esc.
* Khi phạm vi nguồn là một khối ô liên lạc thì trong bước 3 bạn chỉ cần lựa chọn ô đầu tiên trong phạm vi đích.
Huỷ bỏ dạng thức
Sử dụng lệnh Clear
1. Lựa chọn phạm vi chứa dạng thức cần xoá (phạm vi nguồn).
2. Chọn lệnh [Menu] Edit > Clear.
3. Chọn nút Format.
Che dấu hiện lại các cột trong bảng tính.
1. Di chuyển ô hiện hành vào cột cần thực hiện ( hoặc lựa chọn phạm vi chứa các cột cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Format > Column.
- Xuất hiện Menu phụ.
3. Chọn lệnh.
* Hide: Khi cần thực hiện việc che dấu cột.
* Unhide: Khi cần hiển thị lại các cột bị dấu.
Thay đổi độ rộng cột
Khi cần thay đổi độ rộng cột hiện hành hoặc của các cột trong phạm vi lựa chọn trong bảng tính ban chọn một trong những cách thực hiện sau.
a. Nhập trị số ấn định trong lệnh [Menu] Format
1. Di chuyển ô hiện hành vào cột cần thực hiện ( hoặc lựa chọn phạm vi chứa các cột cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Format > Column > Width.
- Xuất hiện hộp đối thoại Column Width.
3. Nhập trị số trên khung column Width (từ 0 đến 255).
4. Chọn nút OK (hoặc nhấn phím Enter).
b. Drag Mouse (ở bên phải kí hiệu cột trên đường viền ngang): tương tự Word
Thay đổi chiều cao dòng
a. Nhập trị số ấn định trong lệnh [Menu] Format
1. Di chuyển ô hiện hành vào dòng cần thực hiện ( hoặc lựa chọn phạm vi chứa các dòng cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Format > Row > Height.
- Xuất hiện hộp đối thoại Row Height.
3. Nhập trị số trên khung Row Height (từ 0 đến 409).
4. Chọn nút OK (hoặc nhấn phím Enter).
b. Drag Mouse (ở phía dưới số thứ tự của dòng trên đường viền dọc)
1. Lựa chọn dòng (hoặc phạm vi các dòng) cần thực hiện.
2. Di chuyển con trỏ Mouse vào đường viền dọc và ở đường phân cách phía dưới của số thứ tự dòng cần thực hiện.
- Hình tượng con trỏ Mouse sẽ đổi thành hai đường viền ngang.
3. Chọn.
* Drag lên phía trên : Khi cần thu hẹp chiều cao dòng.
* Drag xuống phía dưới: Khi cần gia tăng chiều cao dòng.
* Double Click: để excel tự động điều chỉnh chiều cao dòng (dựa vào chiêu cao chuỗi dữ liệu hiện có trong dòng).
Tập tin Template là mô hình có thể làm nền cho nhiều trang bảng tính. Một Template có thể bao gồm cả dữ liệu lẫn thông tin định dạng. Tập tin Template là công cụ tiết kiệm thời gian lý tưởng. Tập tin Template là cách đảm bảo tuyệt đối hình thức nhất quán giữa những báo biểu, hoá đơn, cùng nhiều tài liệu khác do bạn tạo. Bất kỳ một tập tin nào cũng có thể trở thành Template.
Cách tạo một tập tin Template
1. Tạo một bảng tính chứa nội dung, hình thức cần sử dụng làm khuôn mẫu.
2. Chọn lệnh [Menu] File > Save As để lưu tập tin.
3. Chọn Template trên khung Save File as Type.
4. Lựa chọn ô đĩa, thư mục cần lưu trứ trên các khung Drivers, Directories).
- Excel sẽ tự động đặt tên mở rộng cho loại tập tin Template là XLT.
Cách sử dụng một tập tin Template
1. Chọn lệnh [Menu] File > Open.
2.Chọn tập tin Template cần thực hiện
- Excel sẽ tự động thay đổi tên tập tin Template thành tên tập tin bảng tính bình thường với số thứ tự phía sau (tương ứng với số lần được vào).
3. Điền dữ liệu vào bảng tính vừa tạo.
4. Lưu tập tin.
Lưu ý:
* Khi cần đọc lại tập tin Template để chỉnh sửa, bạn phải nhấn thêm phím Shift khi lựa chọn tên tập tin trong hộp đối thoại Open .
