Chức năng của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp

Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp với tư cách là công cụ quản lý theo mục tiêu vì vậy nó có vai trò quan trọng trong công tác quản lý vi mô trong doanh nghiệp, nó được thể hiện qua các chức năng sau đây.

• Chức năng ra quyết định. Kế hoạch hóa cho phép ta xây dựng quy trình ra quyết định và phối hợp các quyết định. Vì trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận, đơn vị chức năng khác nhau và mỗi bộ phận đơn vị chức năng này có những vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Nên nhiều khi các bộ phận này có thể không thống nhất với nhau trong quá trình quyết định các hoạt động của doanh nghiệp vì vậy kế hoạch hóa sẽ giúp cho quá trình ra quyết định của các bộ phận sẽ theo một quy trình thống nhất để tránh tình trạng xung đột giữa các đơn vị bộ phận. Nhưng khi đó ra được quyết định rồi thì việc phối hợp các quyết định đó lại với nhau cũng không phải đơn giản vì vẫn có sự khác biệt giữa các quyết đinh của các bộ phận chức năng cho nên nó cần có công tác kế hoạch hóa để phối hợp các quyết định đó sao cho các hoạt động của doanh nghiệp được vận hành suụn sẻ. Đây có thể là một trong những điểm mạnh của hệ thống kế hoạch hóa trong doanh nghiệp.
• Chức năng giao tiếp, kế hoạch hóa trong doanh nghiệp có chức năng giao tiếp vì nó tạo điều kiện cho các nhà lãnh đạo và quản lý của doanh nghiệp có thể giao tiếp được với nhau, nó cho phép lãnh đạo các bộ phận có thể phối hợp trao đổi xử lý các thông tin và những vấn đề trong doanh nghiệp. Khi có một quy trình kế hoạch thống nhất nó sẽ gúp phần cung cấp trao đổi thông tin giữa các phũng ban chức năng trong doanh nghiệp với nhau, từ đó các lãnh đạo của các bộ phận khác nhau có thể nắm bắt được những thông tin và các hoạt động của các bộ phận khác để từ đó mà có được những phương án hoạt động cho bộ phận mình sao cho phù hợp với các phũng ban bộ phận khác để đảm bảo cho mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện đúng theo kế hoạch đề ra.
• Bản kế hoạch với tư cách là một tài liệu chứa đựng các chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó cũng chứa đựng các kế hoạch hành động của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp như kế hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch Marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiờn cứu triển khai... Cũng như kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp. Vì vậy kế hoạch sẽ đóng vai trò như một kênh thông tin từ ban lãnh đạo xuống các phũng ban chức năng cũng như tới từng nhân viên trong doanh nghiệp để huy động nguồn lực giúp thực hiện các mục tiêu đề ra đồng thời phản hồi những thông tin từ dưới lớn tới ban lãnh đạo về quá trình thực hiện kế hoạch, từ thông tin phản hồi đó mà ban lãnh đạo có thể kiểm tra đánh giá được công tác tổ chức thực hiện nếu thấy những sai lệch sẽ có phương án điều chỉnh. Kế hoạch không chỉ đóng vai trò là kênh thông tin dọc mà nó cũng có chức năng là kênh thông tin ngang giữa các phũng ban chức năng. Vì các kế hoạch chức năng có mối quan hệ với nhau rất mật thiết nên việc trao đổi thông tin với nhau giữa các phũng ban là rất quan trọng, nó sẽ giúp cho các bộ phận nắm được tiến độ của các bộ phận khác từ đó có những điều chỉnh để kế hoạch bộ phận cũng như kế hoạch tổng thể đi đúng tiến độ.
• Chức năng quyền lực, khi một bản kế hoạch được xây dựng hoàn chỉnh phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài doanh nghiệp thì bản kế hoạch đó như là một bản tuyờn bố của ban lãnh đạo doanh nghiệp tới các bộ phận và các nhân viên trong doanh nghiệp về chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong tương lai, trong đó sẽ ghi rừ những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được trong thời gian tới. Với những mục tiêu nhiệm vụ được đặt ra trong bản kế hoach thì ban lãnh đạo doanh nghiệp đó khẳng định quyền lực lãnh đạo của họ trong doanh nghiệp cũng như với các nhân viên. Nhờ có kế hoạch mà các hoạt động trong doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, hợp lý và từ đó sẽ giúp cho mọi người đều có thể tham gia đóng gúp ý kiến vào bản kế hoạch.