Cách tính thời gian trong Excel – chênh lệch thời gian, cộng/trừ thời gian

Trong bài viết này, Học Excel văn phòng sẽ hướng dẫn những công thức hữu ích để cộng/trừ thời gian, chênh lệch thời gian, đếm giờ…

Cách tính chênh lệch thời gian trong Excel

Công thức 1. Trừ thời gian

Như bạn đã biết, thời gian trong Excel thường được định dạng số thập phân để trông giống thời gian. Vì chúng là số, nên bạn có thể cộng trừ thời gian như các giá trị số khác.

Công thức đơn giản nhất để tính chênh lệch thời gian là:

=End time – Start time

Tùy vào cấu trúc dữ liệu, chênh lệch thời gian thực tế có thể có nhiều dạng khác nhau, ví dụ:

Trong hệ thống Excel, thời gian biểu thị ở phần thập phân, bạn sẽ có kết quả như sau:

Phần thập phân trong cột D đúng nhưng không có ý nghĩa. Để giúp chúng cung cấp thông tin có ích hơn, bạn có thể áp dụng định dạng thời gian với một trong các mã sau đây:

Để áp dụng định dạng thời gian, nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells, chọn Custom từ Category list và gõ mã thời gian vào hộp Type.

Bây giờ, để xem công thức tính chênh lệch thời gian và mã thời gian hoạt động như thế nào trong bảng tính thực sự. Với Start time trong cột A và End time trong cột B, bạn có thể sao chép công thức vào cột C và E:

=$B2-$A2

Thời gian chênh lệch được hiển thị khác nhau tùy vào định dạng thời gian trong mỗi cột:

Chú ý. Nếu thời gian chênh lệch được hiển thị thành #####, nghĩa là ô chứa công thức không đủ rộng để hiển thị hết thời gian hoặc kết quả phép tính là một giá trị âm.

Xem thêm: tài liệu học Excel cơ bản 2003

Công thức 2. Tính chênh lệch thời gian bằng hàm TEXT

Một kỹ thuật khác để tính chênh lệch thời gian trong Excel là sử dụng hàm TEXT .

• Tính toán chênh lệch giờ giữa hai thời gian: =TEXT(B2-A2, “h”)
• Tính toán chênh lệch giờ và phút giữa hai thời gian: =TEXT(B2-A2, “h:mm”)
• Tính toán chênh lệch giờ, phút và giây giữa hai thời gian: =TEXT(B2-A2, “h:mm:ss”)

Chú ý.

• Kết quả của hàm TEXT luôn là văn bản. Các giá trị text được căn lề trài trong các cột C, D, E trong hình trên. Trong vài tình huống nhất định, điều này có thể là một hạn chế vì bạn sẽ không thể sử dụng kết quả này để tiếp tục tính toán.
• Nếu kết quả là một số âm, công thức TEXT sẽ hiển thị lỗi #VALUE!.

Công thức 3. Tính giờ, phút, giây giữa hai thời gian

Để hiển thị chênh lệch giữa hai thời gian bằng một đơn vị (giờ, phút, giây), bạn cần thực hiện các phép tính sau.

Phép tính giờ giữa hai thời gian

=(End time – Start time) * 24

Giả sử thời gian bắt đầu trong ô A2 và thời gian kết thúc trong ô B2, bạn hãy sử dụng phép tính đơn giản là B2-A2 để tính toán chênh lệch thời gian, sau đó nhân với 24.

=(B2-A2) * 24

Để có số Complete hours, sử dụng hàm INT để làm tròn đến số nguyên hần nhất:

=INT((B2-A2) * 24)

Tổng số phút giữa hai thời gian:

Để tính số phút giữa hai thời gian, nhân chênh lệch thời gian với 1440

=(End time – Start time) * 1440

Công thức có thể cho kết quả âm hoặc dương, kết quả âm xảy ra khi thời gian kết thúc lớn hơn thời gian bắt đầu như hàng 5:

=(B2-A2)*1440

Tổng số giây giữa hai thời gian:

Để tính số giây giữa hai thời gian, nhân chênh lệch thời gian với 86400

=(End time – Start time) * 86400

Trong ví dụ, công thức sẽ như sau:

=(B2-A2)* 86400

Chú ý. Định dạng General nên được thiết lập cho ô tính chứa công thức tính chênh lệch thời gian để kết quả hiển thị đúng.

Công thức 4. Tính chênh lệch thời gian trong cùng một đơn vị thời gian và bỏ qua các đơn vị khác  

Để tính chênh lệch giữa hai thời gian trong cùng một đơn vị, bỏ qua các đơn vị thời gian khác, hãy sử dụng một trong các hàm sau:

Chênh lệch giờ, bỏ qua phút và giây:

=HOUR(B2-A2)

Chênh lệch phút, bỏ qua giờ và giây:

=MINUTE(B2-A2)

Chênh lệch giây, bỏ qua giờ và phút:

=SECOND(B2-A2)

Khi sử dụng hàm HOUR, MINUTE, SECOND, hãy nhớ rằng kết quả không được vượt quá 24 giờ, 60 phút hoặc 60 giây.

Chú ý. Nếu thời gian kết thúc lớn hơn thời gian bắt đầu, cụ thể nếu kết quả là số âm, công thức sẽ hiển thị lỗi #NUM!

Công thức 5. Tính thời gian trôi qua kể từ thời gian bắt đầu đến bây giờ

Để tính thời gian đã trôi qua, bạn có thể sử dụng hàm Now và Time. Trường hợp khoảng thời gian trôi qua dưới 24 giờ, bạn chỉ cần sử dụng hàm NOW để lấy kết quả ngày tháng và thời gian hiện tại, sau đó trừ đi ngày và thời gian bắt đầu.

Giả sử ô A2 chứa thời điểm bắt đầu, công thức =NOW()-A2 cho kết quả sau với cột B được định dạng thời gian phù hợp, trong ví dụ này nó có dạng h:mm

Trong trường hợp khoảng thời gian trôi qua vượt quá 24 giờ, sử dụng một trong các định dạng thời gian sau, ví dụ d ‘days’ h:mm:ss như trong hình sau:

Nếu thời gian bắt đầu chỉ có giờ phút mà không có ngày, bạn cần sử dụng hàm Time để tính toán khoảng thời gian trôi đi một cách chính xác. Ví dụ, công thức sau trả về khoảng thời gian từ ô A2 đến giờ.

=TIME(HOUR(NOW()), MINUTE(NOW()), SECOND(NOW())) – A2

Chú ý. Khoảng thời gian trôi qua sẽ không được cập nhật theo thời gian thực tế, nó chỉ cập nhật khi bảng tính được mở lại hoặc tính toán lại. Để cập nhật công thức, nhấn Shift + F9 để tính lại trang tính hoặc nhấn F9 để tính lại toàn bộ bảng tính.

Công thức 6. Hiển thị chênh lệch thời gian “XX days, XX hours, XX minutes and XX seconds”

Bạn sử dụng các hàm HOUR, MINUTE và SECOND để lấy kết quả thời gian tương tứng và hàm INT để tính chênh lệch ngày.Sau đó, bạn lồng ghép các hàm vào cùng một công thức cùng các chuỗi text như sau :

=INT(B2-A2) & ” days, ” & HOUR(B2-A2) & ” hours, ” & MINUTE(B2-A2) & ” minutes and ” & SECOND(B2-A2) & ” seconds”

Để ẩn giá trị 0, lồng bốn hàm IF vào đó:

=IF(INT(B2-A2)>0, INT(B2-A2) & ” days, “,””) & IF(HOUR(B2-A2)>0, HOUR(B2-A2) & ” hours, “,””) & IF(MINUTE(B2-A2)>0, MINUTE(B2-A2) & ” minutes and “,””) & IF(SECOND(B2-A2)>0, SECOND(B2-A2) & ” seconds”,””)

Ngoài ra, bạn có thể tính toán chênh lệch thời gian bằng cách lấy thời gian bắt đầu trừ thời gian kết thúc (ví dụ = B2-A2) rồi thiết lập định dạng sau cho ô tính:

d “days,” h “hours,” m “minutes and” s “seconds”

Cách tính và hiển thị thời gian âm trong Excel

Khi tính toán chênhh lệch thờ gian, bạn có thể bắt gặp lỗi ##### vì độ chênh lệch này âm. Tuy nhiên, cũng có nhiều cách để hiển thị kết quả âm trong Excel.

Phương pháp 1. Thay đổi hệ thông ngày tháng của Excel thành 1904 date system

Vào File > Options > Advanced, kéo thanh cuốn xuống When calculating this workbook và đánh dấu chọn Use 1904 date system.

Nhấp OK để lưu cài đặt mới, giá trị âm sẽ được hiển thị như sau:

Phương pháp 2. Tính toán thời gian âm bằng công thức

Nếu không muốn sử dụng phương pháp 1, bạn có thể sử dụng công thức sau:

=IF(A2-B2>0, A2-B2, “-” & TEXT(ABS(A2-B2),”h:mm”))

=IF(A2-B2>0, A2-B2, TEXT(ABS(A2-B2),”-h:mm”))

Cả hai công thức sẽ kiểm tra chênh lệch thời gian (A2-B2) có lớn hơn 0 hay không và nó có hiện kết quả hay không. Nếu chênh lệch bé hơn 0, công thức đầu tiên sẽ tính trị tuyệt đối rồi thêm dấu trừ. Công thức thứ hai cho kết quả tương tự bằng định dạng thời gian âm “-h:: mm”.

Chú ý. Hãy nhớ rằng phương pháp đầu tiên cho ra kết quả âm là giá trị số âm, kết quả hàm TEXT luôn là chuỗi văn bản và không thể sử dụng trong phép toán hoặc công thức khác.

Cộng/trừ thời gian trong Excel

Về cơ bản, có 2 cách cộng/trừ thời gian trong Excel:

• Sử dụng hàm TIME
• Sử dụng phép toán dựa trên số giờ (24), số phút (1440), số giây (86400) trong một ngày.

Hàm TIME(hour, minute, second) giúp việc tính toán dễ dàng hơn, tuy nhiên nó không cho phép việc cộng trừ hơn 23 giờ, 59 phút hoặc 59 giây. Nếu bạn muốn tính toán khoảng thời gian lớn hơn, hãy sử dụng các phép toán dưới đây.

Tham  khảo ngay: Giáo trình Excel 2007

Cộng/trừ giờ vào thời gian cụ thể

Hàm thời gian để cộng thêm dưới 24 giờ

=Start time + TIME(N hours, 0, 0)

Ví dụ, trong ô A2 là thời gian bắt đầu, bạn muốn thêm 2 giờ vào đó, công thức sẽ là:

=A2 + TIME(2, 0, 0)

Chú ý. Nếu bạn thử cộng hơn 23 giờ bằng hàm TIME, số giờ được chỉ định sẽ chia cho 24 và phần nguyên sẽ thêm vào thời gian bắt đầu. Ví dụ, nếu bạn cộng thêm 25 giờ vào 6/2/20155 10:00 AM (ô A4) bằng công thức =A4 + TIME(25, 0, 0), kết quả sẽ là: 06/02/2015 11:00, cụ thể là A4 + 1 giờ

Công thức để cộng bất kỳ số giờ nào (dưới/trên 24 giờ)

Công thức sau không có giới hạn về số giờ bạn muốn cộng thêm:

=Start time + (N hours/24)

Ví dụ, để cộng thêm 28 giờ vào ô A2, nhập công thức sau:

=A2 + (28/24)

Để trừ đi một số giờ, sử dụng công thức tương tự như thay dấu + bằng dấu –

Ví dụ, trừ ô A2 cho 3 giờ, nhập một trong các công thức sau:

=A2-(3/24)

=A2-TIME(3,0,0)

Nếu bạn trừ số giờ lớn hơn 23, sử dụng công thức đầu tiên.

Cách cộng/trừ phút vào thời gian cụ thể

Cộng/trừ dưới 60 phút

Sử dụng hàm TIME để cộng trừ số phút bạn muốn vào tham số thứ 2:

=Start time + TIME(0, N minutes, 0)

Đây là một vài công thức thực tế để tính số phút trong Excel:

Công 20 phút vào A2: =A2 + TIME(0,20,0)

Trừ A2 cho 30 phút: =A2 – TIME(0,30,0)

Cộng trừ trên 60 phút

Trong phép tính của bạn, chia số phút cho 1440 – số phút trong một ngày và thêm thời gian bắt đầu vào :

=Start time + (N minutes / 1440)

Để trừ số phút, thay dấu + thành dấu -. Ví dụ :

Cộng thêm 200 phút: =A2 + (200/1440)

Trừ đi 300 phút: =A2 -(300/1440)

Cách cộng/trừ giây vào thời gian cụ thể

Để cộng thêm số giây ít hơn 60 vào thời gian cụ thể, sử dụng hàm TIME:

=Start time + TIME(0, 0, N seconds)

Để cộng thêm số giây lớn hơn 59, sử dụng công thức:

=Start time + (N seconds / 86400)

Để trừ số giây, tận dụng công thức tương tự nhưng thay dấu + thành dấu -.

Trên trang tính Excel, công thức trông như sau:

• Thêm 30 giây vào ô A2: =A2 + TIME(0,0,31)
• Thêm 1200 giây vào ô A2: =A2 + (1200/86400)
• Trừ ô A2 cho 40 giây: =A2 – TIME(0,0,40)
• Trừ ô A2 cho 900 giây: =A2 – (900/86400)

Phép cộng Excel thường sử dụng hàm SUM, và áp dụng định dạng phù hợp cho kết quả.

Giả sử bạn có một vài thời gian trong cột B và bạn muốn cộng chúng với nhau. Bạn viết công thức SUM như sau =SUM(B2:B4), kết quả hiển thị theo định dạng mặc định như hh:mm:ss

Trong một vài trường hợp, định dạng thời gian mặc định có thể ổn, nhưng đôi khi bạn muốn hiển thị tổng thời gian dưới dạng phút và giây, hoặc chỉ hiển thị giây. Khi đó, bạn không cần phép tính nào cả, bạn chỉ cần định dạng lại thời gian cho ô tính chứa công thức SUM.

Nhấp phải vào ô tính và chọn Format Cells từ danh sách tùy chọn, nhấn Ctrl + 1 để mở hộp thoại Format Cells. Chọn Custom từ Category list và gõ một trong các định dạng sau vào hộp Type:

Hiển thị thời gian dưới dạng phút và giây: [m]:ss

Hiển thị thời gian dưới dạng giây: [ss]

Kết quả như sau:

Cách cộng qua 24 giờ trong Excel

Để tính toán kết quả hơn 24 giờ, bạn có thể sử dụng công thức SUM, và chọn một trong các định dạng sau:

Để xem kết quả định dạng trong trang tính thực, xem hình dưới đây (công thức SUM được nhập vào ô A9 tới ô A13:

=SUM($B$2:$B$4)

Chú ý. Định dạng thời gian chỉ áp dụng cho số dương. Nếu kết quả tính toán là số âm, nghĩa là bạn lấy giá trị nhỏ hơn trừ cho giá trị lớn hơn, kết quả sẽ hiển thị #####.

Đừng bỏ lỡ: Tài liệu Excel cơ bản hay nhất mọi thời đại