Cách tách họ tên trong Excel

Để tiện cho việc quản lý dữ liệu, các bạn cần phải tách họ và tên ra thành các dữ liệu khác nhau từ họ tên đầy đủ mà bạn đã nhập vào bảng tính Excel. Có rất nhiều cách giúp các bạn tách họ tên trong Excel, các bạn hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết nhé.

Dưới đây là 3 cách tách họ tên trong Excel: sử dụng Find & Replace để tách tên; sử dụng hàm để tách họ tên; sử dụng code VBA để tách họ tên.

CÁCH 1: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG FIND & REPLACE

Bước 1: Đầu tiên muốn tách họ tên thì các bạn cần tạo thêm hai cột đó là cột Họ & Đệm và cột thứ hai là cột Tên. Tiếp theo các bạn sao chép dữ liệu trong cột Họ và Tên sang cột Tên.

Bước 2: Thực hiện tách tên trong cột Tên.

Chọn (bôi đen) các dữ liệu trong cột Tên cần tách tên, chọn thẻ Home -> Find& Select -> Replace hoặc các bạn có thể mở nhanh hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

Xuất hiện hộp thoại Find & Replace, trong thẻ Replace các bạn nhập “* “ (dấu sao và dấu cách) trong ô Find what, ô Relace with bỏ qua không nhập. Sau đó nhấn chọn Replace All để tách tên.

Xuất hiện thông báo All done các bạn nhấn OK để hoàn tất, tắt hộp thoại Find & Replace, như vậy các bạn sẽ tách được tên ra khỏi chuỗi họ và tên.

Bước 3: Thực hiện tách họ trong cột Họ và Tên sang cột Họ & Đệm.

Trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm các bạn nhập công thức hàm

=LEFT(B5;LEN(B5)-LEN(D5))

Với B5 là ô trong cột Họ và Tên, D5 là ô trong cột Tên.

Sau khi đã tách được Họ & Đệm của ô đầu tiên, các bạn sao chép công thức hàm xuống các ô khác để tách Họ & Đệm của tất cả các tên.

CÁCH 2: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG HÀM

Bước 1: Tạo cột Họ & Đệm và cột Tên để chứa dữ liệu sau khi đã tách họ tên.

Bước 2: Tách tên trong cột Họ và Tên sang cột Tên.

Các bạn chọn ô đầu tiên của cột Tên và nhập công thức hàm

=RIGHT(B5;LEN(B5)-FIND("*";SUBSTITUTE(B5;" ";"*";LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5;" ";"")))))

Với B5 là họ và tên đầy đủ trong cột Họ và Tên cần tách tên. Để hiểu hàm tách tên này các bạn cần hiểu được cách sử dụng từng hàm, các bạn có thể tham khảo các bài viết về hàm RIGHT; LEN; FIND; SUBSTITUTE.

Như vậy các bạn đã tách được tên cho dữ liệu đầu tiên.

Các bạn sao chép công thức hàm xuống các ô phía dưới để tách các tên trong dữ liệu còn lại.

Bước 3: Tách họ và đệm sang cột Họ & Đệm.

Các bạn thực hiện tách họ và đệm tương tự như cách 1, đó là nhập hàm =LEFT(B5;LEN(B5)-LEN(D5)) với B5 là họ tên đầy đủ, D5 là tên vừa tách. Như vậy các bạn sẽ tách được họ và đệm.

Sao chép công thức hàm cho các ô còn lại các bạn sẽ được kết quả như sau:

CÁCH 3: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG CODE VBA

Bước 1: Trên bảng tính Excel cần tách họ tên, các bạn chọn thẻ Developer -> Visual Basic hoặc tổ hợp phím Alt + F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic.

Lưu ý: Nếu bảng tính Excel của bạn không hiển thị thẻ Developer các bạn chọn File -> Options.

Trong Excel Options các bạn chọn Customize Ribbon ở menu bên trái, đánh dấu tích chọn trong ô vuông trước Developer trong phần Main Tabs và nhấn OK.

Bước 2: Trên cửa sổ VBA các bạn chọn Insert -> Module để thêm Module mới để nhập code.

Bước 3: Sao chép đoạn code dưới đây và dán vào cửa sổ Module vừa thêm.

Private Function TACH(ten As String, lg As Integer)
Dim j As Integer
Name = Trim(ten)
For j = Len(Name) To 1 Step -1
If Mid(Name, j, 1) = " " Then
If lg = "1" Then
TACH = Right(Name, Len(Name) - j)
Else
TACH = Left(Name, j)
End If
Exit For
End If
Next
End Function

Bước 4: Lưu Module lại bằng cách chọn biểu tượng Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S và đóng cửa sổ Microsoft Visual Basic.

Bước 5: Tách họ và đệm từ họ và tên đầy đủ.

Đầu tiên các bạn cũng tạo hai cột Họ & Đệm và cột Tên, tiếp theo trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm và nhập hàm =TACH(B5;0) với B5 là họ và tên đầy đủ. Nhấn Enter để Module thực hiện hàm tách họ và đệm.

Với các họ và đệm khác các bạn thực hiện sao chép công thức hàm TACH xuống.

Bước 6: Tách tên ra khỏi họ và tên đầy đủ.

Tại ô đầu tiên của cột Tên các bạn nhập hàm =TACH(B5;1) với B5 là họ và tên đầy đủ. Sau đó nhấn Enter, như vậy Module sẽ được chạy và tách tên.

Sao chép công thức hàm TACH xuống các ô còn lại các bạn sẽ được kết quả như sau:

Trên đây bài viết đã giới thiệu đến các bạn ba cách tách họ tên trong Excel, các bạn có thể lựa chọn cách tách họ tên đơn giản và nhanh nhất. Chúc các bạn thành công!