Cách sử dụng hàm IF – Cơ bản – Nâng cao (PRO excel)

Hàm if trong excel là gì? Cú pháp và cách sử dụng trong excel 2003 2007 2010 2013. Cách kết hợp với vlookup, left, right, mid, and, or,… như thế nào? Nếu bạn muốn học cách sử dụng và thành thạo hàm này để làm tốt công việc, đạt điểm cao. Đây là bài viết dành cho bạn. Với kinh nghiệm trên 6 năm giảng dạy excel, Trường tự tin sẽ giúp bạn thành thạo hàm IF. Bạn đừng quên Share bài viết để lưu lại hoặc cho bạn bè cùng biết nhé. Tóm tắt những nội dung chính bạn sẽ được học trong bài viết này. Định nghĩa và cú pháp hàm IF Ví dụ cách sử dụng Hàm IF lồng và ví dụ minh họa Kết hợp với hàm Vlookup Kết hợp hàm Mid, Left, And   1. Định nghĩa và cú pháp hàm IF Định nghĩa: Hiểu theo nghĩa đơn giản là hàm Nếu … Thì…. trong excel. Rõ ràng hơn đó là hàm kiểm tra 1 giá trị với điều kiện cho trước, nếu thỏa mãn điều kiện thì trả về 1 giá trị, nếu không thỏa mãn thì trả về một giá trị khác Cú pháp hàm như sau: = If (Logical_test, Value_if_true, Value_if_false) Giải thích hàm: – Logical_test: được dùng để kiểm tra xem giá trị cần so sánh có thỏa mãn điều kiện cho trước hay không – Value_if_true: Nếu giá trị cần so sánh thỏa mãn điều kiện thì hàm if sẽ trả về giá trị A (Giá trị A này do người dùng nhập vào theo ý muốn) – Value_if_false: Ngược lại, nếu không thỏa mãn thì trả về giá trị B do người dùng tự nhập vào. Có thể khi đọc công thức sử dụng hàm ở trên bạn sẽ thấy hơi khó hiểu, nhưng bạn đừng lo nhé. Khi đọc ví dụ dưới đây bạn sẽ hiểu ý nghĩa và cách sử dụng ngay thôi. 2. Ví dụ về hàm IF cơ bản (if đơn) Trong hình dưới đây, ad có đưa ra một ví dụ đơn giản về hàm (Nếu – Thì) đơn. Ô B1: Nhập điểm của bạn Ô B2: Hiển thị kết quả tương ứng với số điểm bạn nhập và qui định phân loại kết quả thi. Theo qui định, nếu điểm của bạn trên 5 bạn sẽ đỗ, còn lại bạn sẽ đánh trượt. Như vậy ta chỉ cần nhập công thức hàm IF ở ô B2 để so sánh điểm bạn vừa nhập ở ô B1 với qui định phân loại kết quả thi đã có để xác định bạn Đỗ hay Trượt. Logical test: Giá trị ở ô B1 > 5 Value_if_true: “ĐỖ” Value_if_false: “TRƯỢT” Ad xin lấy một số ví dụ cụ thể hơn cho hàm if ở trên để bạn hiểu rõ hơn. TH1. Khi ô B1 = 1 => B2 = Trượt TH2. Khi ô B1 = 5 => B2 = Trượt TH3. Khi ô B1 = 6 => B2 = Đỗ TH4. Khi ô B1 = 9 => B2 = Đỗ Thông qua ví dụ trên, ad hi vọng rằng 100% bạn đọc sẽ hiểu cách mà hàm if làm việc để tiến tới các kiến thức nâng cao hơn của hàm này trong các phần tiếp theo. Lưu ý quan trọng: Trong công thức ở ô B2 có thể bạn sẽ thắc mắc tại sao lại có dấu nháy kép “” ở 2 bên chữ Trượt và Đỗ. Bởi lẽ Trượt và Đỗ là văn bản. Khi viết văn bản trong công thức của excel bạn PHẢI đặt chúng bên trong dấu ngoặc kép nhé. Nếu không excel sẽ không hiểu hàm bạn viết là gì đâu. 3. Hàm if lồng và ví dụ minh họa Ở ví dụ trong phần 2, ad đã chọn một ví dụ rất đơn giản để các bạn dễ hình dung. Trong thực tế ta còn có một yêu cầu khác phức tạp hơn là phân loại học sinh (yếu, trung bình, khá, giỏi) dựa trên số điểm mà học sinh đó đạt được. Không có cách học nào tốt hơn việc học thông qua ví dụ thực tế. Hãy cùng tìm hiểu hàm if lồng thông qua ví dụ sau đây. Tóm tắt bài tập: Bạn có một bảng danh sách điểm của từng học sinh. Nhiệm vụ của bạn là Xếp loại học sinh dựa vào Điểm trung bình của từng học sinh Bảng xếp loại cho sẵn ở bên phải   3.1. Phân tích việc hàm if kết hợp với hàm if: – Mỗi một học sinh đều có Điểm trung bình >=0 và <=10 – Bảng xếp loại là vùng ô $G$6:$H$10 Như vậy để có thể tìm được xếp loại của từng học sinh, ta dùng hàm (Nếu – Thì) để so sánh điểm của học sinh đó với bảng xếp loại: – 1. Nếu ĐTB >=9 -> Giỏi – 2. Nếu ĐTB >=7 và ĐTB <9 -> Khá – 3. Nếu ĐTB >=5 và ĐTB <7 -> Trung bình – 4. Nếu ĐTB <5 -> Yếu 3.2. Sử dụng Hàm IF lồng để phân loại học lực Cụ thể hơn cho các phân tích ở trên, ad viết công thức đầy đủ cho việc phân loại học lực của các học sinh như sau: Ô D4 =IF(C4>=9,”Giỏi”,IF(C4>=7,”Kha”,IF(C4>=5,”Trung Bình”,”Yếu”))) Lần 1 – màu ĐỎ: Excel so sánh điểm của Trần Minh với 9, nếu >=9 thì excel trả về kết quả “giỏi”, nếu không thì excel sẽ dò điều kiện tiếp theo. Lần 2 – màu XANH: Nếu không thoả mãn điều kiện lần 1 thì chắc chắn điểm của Trần Minh nhỏ hơn 9 rồi. Hàm if lần 2 sẽ so sánh điểm của Minh với 7. Nếu >=7 thì excel trả về kết quả “Khá” Nếu không thì excel sẽ dò tiếp điều kiện sau Lần 3 – màu TÍM: Nếu không thoả mãn điều kiện ở hàm if số 2 thì chắc chắn điểm của Minh nhỏ hơn 7 rồi. Lần lồng hàm thứ 3 sẽ so sánh điểm của Minh với 5. Nếu >=5 thì excel trả về kết quả “Trung Bình”. Nếu không thoả mãn thì chắc chắn là điểm của Minh nhỏ hơn 5. Khi đó chỉ còn 1 loại kết quả là Yếu cho các học sinh nhỏ hơn 5. Do vậy ta không cần viết thêm hàm if nữa mà ta viết luôn “Yếu”. Để hoàn tất thành tố thứ 3 (value_if_false) của một hàm chuẩn. Phần mở rộng Tuy nhiên nhiều bạn lại viết công thức như sau: Thay vì: Vậy lý do là gì? Nên làm theo công thức nào hay công thức nào là đúng: (1) hay (2) Ad sẽ giải thích như sau: Hai công thức này đều đúng, tuy nhiên chúng ta nên dùng theo công thức (2) bởi lẽ: – Với lần IF thứ nhất: C4>=9: + Nếu thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về là “Giỏi”. + Còn nếu không thỏa mãn điều kiện >=9 thì chúng ta mới phải làm thêm một hàm IF nữa để xem điểm của học sinh này có lớn hơn 7 không. Do đó mặc định điểm của học sinh này đã nhỏ hơn 9 rồi. → Không cần phải dùng hàm And (C4<9, C4>=7) để làm điều kiện mà chỉ cần C4>=7. – Tương tự như vậy thì đến điều kiện cuối cùng là nếu C4>=5 thì giá trị trả về sẽ là “Trung Bình”. Còn nếu không, tức là C4<5 (Bất kỳ ai có điểm dưới 5) thì giá trị trả về là “Yếu”. Công thức (1) vẫn tính toán đúng kết quả chúng ta muốn trong khi ngắn gọn hơn rất nhiều. 3.3. Ta có thể lồng bao nhiêu hàm if trong 1 công thức excel (2003, 2007, 2010, 2013) Trong excel 2003: Bạn có thể lồng tới 7 hàm trong 1 công thức excel Trong excel 2007, 2010, 2013: Bạn có thể thêm tới 64 hàm if trong 1 công thức excel. Với excel 2007 trở đi, bạn thoải mái lồng nhiều hàm với nhau. Nhưng bạn thử tưởng tượng xem bạn sẽ gặp phải chuyện gì khi bạn lồng tới mấy chục hàm vào trong 1 công thức như thế. Ngay đến cả ad đã dùng excel nhiều năm nay, nhưng với một hàm quá dài thì rủi ro viết nhầm. Viết sai là chuyện rất dễ xảy ra. Và khi sai mà ngồi đọc một hàng dài công thức để kiểm tra xem lỗi ở đâu là một thử thách thực sự với sự kiên nhẫn của bất kỳ ai. Đó là lý do bạn cần phải kết hợp với các hàm excel khác như hàm: Match, and, vlookup, … 4. Hàm if kết hợp với các hàm excel khác Bài viết sẽ quá dài để viết hết tất cả các cách kết hợp hàm. Do đó, ad sẽ viết mỗi cách kết hợp sang một bài khác nhau để các bạn dễ dàng theo dõi. Nếu bạn biết cách kết hợp nào hay và hữu dụng mà ad chưa đề cập trong bài viết này thì bạn gửi cho ad ví dụ để ad bổ sung bài viết để nhiều bạn đọc khác cùng tiến bộ nhé. Dưới đây là danh sách các bài viết về kết hợp hàm if với các hàm khác. Đơn giản bạn chỉ cần click vào tên cách kết hợp mà bạn muốn xem để chuyển tới bài hướng dẫn chi tiết nhé. Kết hợp với hàm Vlookup Lồng hàm Mid Kết hợp hàm Left Kết hợp hàm And   Để luôn cập nhật kiến thức về Excel – Bạn nên đăng ký nhận bài viết mới qua email nhé: Click để đăng ký Lưu ý: Sau khi đăng ký, bạn hãy vào email vừa đăng ký để xác nhận đăng ký. Có thể thư kích hoạt bị rơi vào hòm thư spam. Bạn hãy vào hòm thư spam để kiểm tra nhé