Cách sử dụng bảng tính Excel trong Microsoft Word

Giống như bơ lạc và sô cô la, một trình xử lý văn bản với một số bảng tính cơ bản là một sự kết hợp tuyệt vời. Khi bạn không còn muốn những bảng tính bình thường trong tài liệu văn bản, thì Microsoft Word giờ đây đã có thể thực hiện được việc này nhờ vào tính năng được tính hợp sẵn từ chương trình chị em Excel. 

Việc thực hiện các bảng tính Excel của Word về bản chất là nhúng một bản sao nhỏ của chương trình ngay trong trang Word. Trong khi chỉnh sửa phần Excel của tài liệu, bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng của Excel như thể đang sử dụng Excel trong cửa sổ riêng của nó. Bạn có thể thêm các văn bản chuẩn và các giá trị số, và các công thức đặc biệt áp dụng cho cửa sổ nhỏ Excel.

Để chèn bảng Excel trong Word 2016, hãy click vào tab "Insert" ở đầu cửa sổ, sau đó nhấp vào nút "Table" và click vào nút "Excel Spreadsheet" trong trình đơn thả xuống.

Dưới đây là một ví dụ cơ bản. Bảng tính đã được điền các giá trị có sẵn về tính hình kinh doanh Sprocket của Stanley và sử dụng một trong những công thức tính tổng phổ biến nhất cho các ô trong cột cuối cùng. Vì vậy, với giá trị "Yearly Total” cho "Space Sprockets" trong ô F2, chúng ta sẽ sử dụng công thức "sum(B2: E2)" để thêm tất cả bốn giá trị trên hàng và nhận tổng số một cách tự động. Bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức Excel nào bạn thích trong phiên bản nhúng này của chương trình.

Đây là ảnh chụp màn hình của Word, nhưng menu và điều khiển từ Excel xuất hiện khi chỉnh sửa bảng tính đã nhúng.

Bảng tính Excel có số lượng các hàng và cột vô hạn nhưng bảng tính trong tài liệu Word sẽ bị giới hạn. Để thay đổi số hàng và cột hiển thị, click và kéo điểm neo, các ô màu đen xuất hiện ở mỗi góc và điểm giữa của hộp xung quanh bảng tính Excel.

Khi hoàn thành chỉnh sửa các giá trị đó, bạn có thể click vào bất kỳ phần nào khác của tài liệu Word và mặc định định dạng sẽ trở lại bảng bình thường, có thể để in hoặc để ở chế độ read-only như PDF. Ở đây, bạn có thể điều chỉnh chiều rộng và chiều cao của bảng để phù hợp hơn với định dạng của tài liệu Word mà không thay đổi số cột hoặc hàng hiển thị.

Để bắt đầu chỉnh sửa lại bảng tính, hãy nhấp đúp vào bất kỳ nơi nào bên trong nó để mang bảng điều khiển Excel trở lại. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhúng các file Excel đã có, thuận tiện khi chia sẻ tài kiệu đã được tính toán. Từ bảng Insert, click vào nút “Object” (hình vuông nhỏ màu xanh trong phần "Text"):

Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào "Create from file", sau đó nhấp vào "Browse" để điều hướng và mở bảng tính Excel trên ổ lưu trữ máy tính. Bạn cũng có một vài lựa chọn khác ở đây như chọn tùy chọn "Link To File" sẽ giữ bảng tính trong Word được liên kết với bảng tính Excel thực tế, miễn là chúng được đặt ở cùng vị trí như khi liên kết chúng. Những thay đổi bạn thực hiện ở một file cũng sẽ ảnh hưởng đến file kia. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn "Display As Icon" để hiển thị bảng tính như một icon đơn giản trong tài liệu Word mà bạn có thể nhấp để mở bảng tính trong Excel. Khi bạn hoàn tất, chỉ cần click vào "OK" để chèn bảng tính.

Tùy thuộc vào định dạng Word, bạn có thể cần phải thay đổi kích cỡ hoặc chỉnh sửa nó để mọi thứ đều hiển thị.