7 lựa chọn tốt thay thế Microsoft Office

Không còn nghi ngờ gì nữa, Microsoft Office là "vua" trong các bộ ứng dụng văn phòng, nhưng điều đó không có nghĩa là nó phù hợp với bạn. Thật vậy, có nhiều nguyên nhân khiến người dùng không muốn mua Microsoft Office vì chúng đắt, không có bản dùng thử, không thể sử dụng trên nhiều nền tảng, v.v…

Trên mạng Internet, có rất nhiều bộ ứng dụng văn phòng khác và bạn sẽ ngạc nhiên vì khả năng của nó, có thể thay thế cho Microsoft Office, chưa kể đến nhiều bộ ứng dụng còn hoàn toàn miễn phí cho việc sử dụng cá nhân.

3 bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến tốt nhất

1. Google Docs

Google Docs là bộ ứng dụng văn phòng phổ biến nhất trên thế giới chỉ đứng sau Microsoft Office. Ở đây có thể nhiều người sẽ bối rối vì “Google Docs” cũng là tên ứng dụng xử lý văn bản của nó, bao gồm Google Docs, Google Sheets và Google Slides.

Lý do nhiều người sử dụng Google Docs là vì nó đơn giản, không cần phải cài đặt, có thể chia sẻ file mà người nhận cũng không cần cài bất cứ thứ gì và giao diện rất đơn giản, trực quan.

Nó cũng tương thích với Microsoft Office, có thể nhập các file DOCX, XLSX và PPTX tuy nhiên không thể xuất chúng. Ngoài ra Google Docs cũng hỗ trợ chuyển giọng nói thành văn bản, nhưng tính năng này chưa phát triển lắm.

Ưu điểm của Google Docs:

• Cung cấp dung lượng tối đa 15 GB miễn phí cho các files Docs, Sheets và Slides.
• Sử dụng Track changes và lịch sử phiên bản tài liệu.
• Cộng tác trực tuyến thời gian thực với tối đa 50 người dùng đồng thời một lúc. 
• Quản lý quyền và giới hạn những gì người dùng có thể thực hiện trên một tài liệu.
• Chỉnh sửa ngoại tuyến tự động đồng bộ ngay khi trực tuyến.
• Tích hợp với các dịch vụ khác của Google, bao gồm Gmail và Calendar.
• Sử dụng hàng trăm phông chữ miễn phí từ Google Web Fonts.

Trang web: docs.google.com (Miễn phí)

• Bạn đã bỏ qua bao nhiêu tính năng hay nhất trên Google Docs?

2. iWork for iCloud

Mặc dù bộ công cụ iWork của Apple thường có giá 10 USD cho mỗi ứng dụng, nhưng bạn có thể sử dụng Pages, Number và Keynote miễn phí trên web bằng cách sử dụng iWork for iCloud.

iWork for iCloud tương tự như phiên bản máy tính để bàn dành cho Mac. Nó có giao diện đơn giản, đủ linh hoạt để tạo bất kỳ loại file nào người dùng cần, tuy nhiên không có nhiều tùy chọn tuỳ chỉnh "không gian làm việc".

Đây sẽ là sự lựa chọn thích hợp nếu bạn đang sử dựng iWork trên Mac vì nó tích hợp và có thể làm việc trên tài liệu dù ở bất cứ đâu. Nhược điểm duy nhất là nó lưu trữ trên iCloud, đây là một trong những giải pháp lưu trữ đám mây phổ biến nhất. Tất cả những gì bạn cần là một ID Apple để sử dụng iWork for iCloud.

Ưu điểm của iWork for iCloud:

• Dung lượng miễn phí lên đến 5GB trên iCloud.
• Giao diện đẹp và đơn giản dễ điều hướng.
• Tích hợp với iWork cho Mac, khiến nó trở thành sự lựa chọn ưu tiên hàng đầu của người dùng Mac.
• Xuất và nhập file Microsoft Office dễ dàng. 

Trang web: icloud.com (Miễn phí)

3. Zoho Office

Điều mà người dùng yêu thích ở bộ ứng dụng văn phòng Zoho Office là giao diện của nó. Zoho Office là bộ ứng dụng tốt nhất dành cho nhóm nhỏ với các tính năng thú vị như trò chuyện trong thời gian thực ngay trên tài liệu, cộng tác chỉnh sửa, chữ kỹ số, chia sẻ tài liệu nhanh và nhiều tính năng khác nữa. Zoho Writer có một tính năng độc đáo là khả năng gửi tài liệu trực tiếp đến WordPress, khiến cho nó trở thành công cụ viết blog hiệu quả.

Ưu điểm của Zoho Office:

• Dung lượng lưu trữ miễn phí lên đến 5 GB thông qua Zoho Docs.
• Có tới 25 lịch sử phiên bản file cho mỗi tài liệu.
• Nhập và xuất các file Microsoft Office.
• Giao tiếp thời gian thực với cộng tác viên.
• Xác thực hai yếu tố để tăng cường bảo mật.
• Tùy chỉnh mở rộng các tài liệu, cài đặt và không gian làm việc.

Trang web: zoho.com (Miễn phí)

4 bộ ứng dụng văn phòng tốt nhất cho máy tính

1. OnlyOffice

OnlyOffice là bộ ứng dụng văn phòng ít được người dùng biết đến nhưng có thể đánh bại được các đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ. Nó thực sự đem đến các sản phẩm với slogan: "Mạnh mẽ như Microsoft Office, miễn phí như LibreOffice".

Điều mà người dùng yêu thích ở OnlyOffice là có thể sử dụng các định dạng của Microsoft Office, điều mà không phải tất cả các bộ ứng dụng văn phòng dành cho máy tính để bàn đều có thể làm được. Giao diện của nó gọn gàng và chuyên nghiệp.

OnlyOffice có một phiên bản đám mây, nên người dùng có thể truy cập OnlyOffice trên web, lưu trữ trên máy chủ và những người trả phí có quyền truy cập riêng.

Ưu điểm của OnlyOffice:

• Mã nguồn mở và hoàn toàn miễn phí cho sử dụng cá nhân.
• Giao diện đơn giản và chuyên nghiệp
• Nhập và xuất các file Microsoft Office.
• Khả năng tự lưu trữ cho truy cập web nội bộ doanh nghiệp.
• Chỉnh sửa và chia sẻ file theo thời gian thực.

Download: OnlyOffice Desktop (Miễn phí)
Download: OnlyOffice Cloud (120 USD/năm)
Download: OnlyOffice Enterprise (900 USD/máy chủ)

2. SoftMaker Office

SoftMaker Office là bộ ứng dụng văn phòng thương mại, tuy nhiên nó có một phiên bản miễn phí được gọi là SoftMaker FreeOffice. FreeOffice có dung lượng nhẹ nhưng đầy đủ các tính năng cần thiết mà người dùng yêu cầu và mong đợi từ một bộ văn phòng hiện đại.

SoftMaker Office có khả năng tương thích với Microsoft Office, là bộ phần mềm văn phòng thay thế đầu tiên có thể dễ dàng đọc và ghi các định dạng của Microsoft Office. Điều này có nghĩa là bạn có thể mở và chỉnh sửa các file Microsoft Office.

Giao diện của nó cũng rất đẹp, cung cấp các tùy chọn để người dùng có thể thay đổi giao diện theo kiểu truyền thống (với toolbar và menu) hoặc theo kiểu hiện đại (với ribbon như Microsoft).

Ưu điểm của SoftMaker Office:

• Giao diện gắn thẻ giúp chỉnh sửa nhiều tài liệu.
• Lưu trữ lịch sử phiên bản các file và cho phép quay lại phiên bản trước nếu muốn.
• Xuất dưới dạng EPUB để dễ dàng chuyển các tài liệu thành ebook.
• Có thể chọn giữa giao diện cổ điển hoặc hiện đại.
• Cài đặt portable vào ổ đĩa USB để có thể sử dụng bất cứ nơi đâu.

Download: SoftMaker FreeOffice (Miễn phí)
Download: SoftMaker Office Standard (70 USD)
Download: SoftMaker Office Professional (100 USD)

3. LibreOffice

Nếu bạn hỏi 10 người về bộ phần mềm văn phòng dành cho máy tính để bàn thay thế cho Microsoft Office thì dám cá cả 10 người đều nói LibreOffice. Lý do phần mềm này được biết đến rộng rãi như vậy là do nó miễn phí, mã nguồn mở có thể hoạt động trên nhiều nền tảng như Windows, Mac và Linux.

Vào tháng 1 năm 2018, LibreOffice đã cho ra mắt phiên bản 6.0 được chờ đợi nhiều nhất. Trong phiên bản này nó có đưa ra một số tính năng mới, bản sửa lỗi, cải thiện hiệu suất và hệ thống trợ giúp mới dễ dàng điều hướng và một số tính năng khác nữa.

Mặc dù phần mềm LibreOffice hỗ trợ các file của Microsoft Office, nhưng vẫn có lỗi như làm thay đổi định dạng khi chỉnh sửa ở ứng dụng khác.  

Ưu điểm của LibreOffice:

• Hoàn toàn miễn phí, mã nguồn mở và đa nền tảng
• Các công cụ tích hợp sẵn để tạo các tài liệu, sách và trang web phức tạp.
• Tải hàng trăm mẫu LibreOffice. 
• Mở rộng chức năng với hàng trăm phần mở rộng của LibreOffice.
• Ngoài Writer, Calc và Impress, LibreOffice còn có các ứng dụng văn phòng khác như Draw (sơ đồ), Base (cơ sở dữ liệu) và Math (công thức).

Download: LibreOffice (Miễn phí)

4. WPS Office

WPS Office trước đây được gọi là Kingsoft Office, là một ứng dụng văn phòng đầy đủ tính năng. Ngoài ra nó còn có các tính năng độc đáo như chuyển đổi file PDF, ghép và tác file PDF, chữ ký tài liệu, mã hóa tài liệu, chứa hàng trăm phông chữ và mẫu, chỉnh sửa tài liệu theo thẻ và nhiều tính năng khác nữa.

Nhược điểm lớn nhất của WPS Office là phiên bản miễn phí đi kèm với quảng cáo, một số tính năng hữu ích chỉ mở khóa khi bạn dành 30 phút xem các quảng cáo nhanh.

Một nhược điểm nữa là WPS Office hoạt động chậm đặc biệt là trên các laptop cũ với phần cứng đã “già nua” và ứng dụng sẽ bị treo, không chạy trợ tru như mong muốn.

Ưu điểm WPS Office:

• Tối đa 1 GB bộ nhớ miễn phí sử dụng WPS Office Cloud.
• Dễ dàng chia sẻ các file với người khác thông qua WPS Office Cloud.
• Các tab tài liệu giúp dễ dàng tổ chức khi chỉnh sửa.
• Hàng trăm phông chữ và mẫu để làm phong phú thêm cho tài liệu của bạn.
• Các công cụ PDF tích hợp, bao gồm khả năng lưu trực tiếp dưới dạng PDF.
• Nhập và xuất các file Microsoft Office (chỉ có trong phiên bản Professional).

Download: WPS Office (Miễn phí)
Download: WPS Office Premium (30 USD/năm)
Download: WPS Office Professional (45 USD/năm hoặc 80 USD một lần)