Cách gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet

Nếu cần phân tích dữ liệu từ email vào Excel, các bước thực hiện cũng tương tự như việc trích xuất dữ liệu từ email email tới Google Sheets.

Giả sử nếu muốn gửi một vài email cá nhân hóa tới danh sách người nhận được lưu trữ trong file CSV. Giải pháp thông thường để làm được điều này là sử dụng các dịch vụ Email marketing chẳng hạn như Mailchimp và nhập bảng tính có chứa người nhận vào đó.

Tuy nhiên có một cách dễ dàng hơn và bạn không phải trả bất kỳ một khoản phí nào đó là gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet. Dưới đây là cách gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet.

Gửi email từ Google Spreadsheets

Chắc hẳn bạn không còn xa lạ gì với cái tên Google Sheets. Ứng dụng bảng tính nền tảng web Google Sheets cho bạn thiết lập và tính toán dữ liệu dưới dạng bảng tính, nhưng dễ sử dụng hơn so với Microsoft Excel truyền thống.

Nếu đào sâu hơn bạn sẽ phát hiện ra rằng Google Sheets còn được tích hợp thêm nhiều tính năng hữu ích khác. Chẳng hạn như bạn có thể cài đặt thêm add-on cũng tương tự như việc cài addon cho Google Docs cho phép bạn loại bỏ các bản sao, tách họ và tên hay trộn các cell.

Sử dụng add-on Yet Another Mail Merge

Sử dụng Yet Another Mail Merge khá đơn giản, chỉ cần soạn một email trong Gmail và tạo các cột dữ liệu tương ứng mà bạn muốn gửi. Thông thường Google Sheets bao gồm địa chỉ email, tên, nếu muốn bạn có thể thêm các trường khác (chẳng hạn như thành phố, tên công ty, …). Chỉ cần thêm những thông tin này vào Google Sheet và sắp xếp trong email mà bạn soạn trong Gmail.

Gửi email bằng Google Sheets Script

Công cụ script của Google Sheets cho phép bạn thực hiện các nhiệm vụ và tự động hóa các công việc mà bạn làm trên Google Sheets. Một trong những nhiệm vụ bạn có thể thực hiện được là gửi email. Và đó là tất cả những gì mà bạn cần.

Bước đầu tiên là mở trình soạn thảo script của Google Sheets. Để làm được điều này, truy cập Tools ở góc trên cùng cửa sổ , sau đó click chọn Script Editor … như hình dưới đây.

Bạn có thể nhìn thấy nằm cạnh tùy chọn Script Editor … là Script Gallery, là nơi lưu trữ add-on Yet Another Mail Merge ở trên.

Các thao tác thực hiện được chia thành các bước dưới đây:

1. Đọc địa chỉ email trong cột đầu tiên.

2. Đọc tên người nhận trong cột thứ hai.

3. Ghép phần tên.

4. Gửi email cá nhân hóa tới từng người nhận.

Script để gửi email từ Google Spreadsheet

Như đã đề cập ở trên, để gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet bước đầu tiên là lấy địa chỉ email người nhận trong cột đầu tiên. Bước tiếp theo là lấy giá trị của cột thứ hai và sử dụng làm tên trong phần văn bản của email.

Dưới đây là các dữ liệu mà bạn nhìn thấy:

Dưới đây là các hàm Nếu đọc cẩn thận các comment bên trong mã nguồn, mọi thứ sẽ trở nên dễ hiểu hơn ngay cả khi bạn không có nhiều kinh nghiệm về code:

function sendEmails() {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

var startRow = 2; // Start at second row because the first row contains the data labels

var numRows = 3; // Put in here the number of rows you want to process

// Fetch the range of cells A2:B4

// Column A = Email Address, Column B = First Name

var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 2)

// Fetch values for each row in the Range.

var data = dataRange.getValues();

for (i in data) {

var row = data[i];

var emailAddress = row[0]; // First column of selected data

var message = "Hey " + row[1] + ", how are you doing today?"; // Assemble the body text

var subject = "Sending emails from a Spreadsheet";

MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);

}

}

Kiểm tra và thực thi Script

Sau khi di chuyển code vào trong Google Script Editor và điều chỉnh theo ý muốn của bạn, đưới đây là những gì mà bạn sẽ nhìn thấy:

Bạn sẽ nhìn thấy một nút Play nhỏ nằm kế bên biểu tượng một con côn trùng. Click chọn nút này để thực thi script. Tuy nhiên trước khi nhấn nút, bạn nên cân nhắc thử nghiệm trên một bộ dữ liệu nhỏ.

Lưu ý: Khi bạn click chọn nút Play lần đầu tiên, Google sẽ yêu cầu bạn cho phép gửi email. Điều này hoàn toàn bình thường vì script đang cố gắng truy cập vào protected function (MailApp.sendEmail).

http://thuthuat.taimienphi.vn/cach-gui-email-truc-tiep-tu-google-spreadsheet-27573n.aspx
Trên đây là cách gửi email trực tiếp từ Google Spreadsheet. Bằng cách này giúp bạn có thể tiết kiệm được cả khối thời gian, lại không phải bỏ tiền ra mua phần mềm của bên thứ 3.