Cách chèn và xoá dòng trống trong excel – Rất dễ hiểu và thực hiện

. Trong công việc hàng ngày, đôi khi chúng ta phải thêm các dòng trắng sau mỗi dòng có dữ liệu để giúp cho báo cáo trở nên rõ ràng và dễ đọc hơn. Hoặc khi kết xuất dữ liệu từ phần mềm, bảng tính excel lại xuất hiện các dòng trắng sau mỗi dòng có dữ liệu và ta không muốn xoá các dòng trắng này đi để tiết kiệm diện tích. Cả 2 yêu cầu trên là ngược nhau và phục vụ cho các mục đích cụ thể trong từng trường hợp. Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện cả 2 mong muốn trên một cách nhanh chóng dù số lượng dòng trắng muốn xoá, thêm là vài chục hoặc cả chục nghìn dòng. – 1. Cách Chèn dòng trống trong excel Ta có một danh sách như sau: Nhiệm vụ của chúng ta là chèn vào sau mỗi dòng nghiệp vụ là một dòng trống. Các bạn sẽ thực hiện các bước sau: Bước 1: Nhập 1 và 2 vào 2 dòng đầu tiên ở cột F Bước 2: Bôi đen 2 ô vừa nhập và double click vào góc bên phải phía dưới của ô dưới. Mục đích của việc làm này là excel sẽ tự động nhận diện qui tắc của 2 ô được bôi đen và nhân bản chúng xuống tất các dòng phía dưới. Cụ thể sau khi kích đúp chuột thì toàn bộ danh sách trên sẽ được điền các giá trị từ 1-> 7 trong cột F. Với cách làm này thì với danh sách 1.000.000 dòng đi nữa thì bạn cũng có thể điền giá trị ở cột F trong nháy mắt. Bước 3: Copy toàn bộ danh sách số bạn vừ điền ở cột F và dán vào ô kế tiếp của ô cuối cùng thuộc danh sách vừa tạo. Bước 4: Copy toàn bộ bảng biểu từ cột F -> cột A. Sau đó tiến hành sắp xếp bảng dữ liệu theo cột F với cách sắp xếp từ số nhỏ tới lớn. Lưu ý nếu bạn chưa biết cách hiện bảng “Sort” như hình trên các bạn chọn như sau: Thanh ribbon >> Thẻ data >> Sort Trong bảng “Sort” có thể bạn cần phải bỏ chọn “My data has headers” Ad cũng đã viết một bài viết hướng dẫn cách lọc dữ liệu rất chi tiết và có hình ảnh minh hoạ. Bạn click vào link sau để đọc hướng dẫn cách sắp xếp dữ liệu nhé. (sort data) Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất việc sắp xếp dữ liệu và thành quả bạn có được như sau: Sau khi bảng dữ liệu của bạn được thêm dòng trống vào mỗi dòng có dữ liệu thì bạn cần làm thêm một số thao tác định dạng sao cho bảng dữ liệu trong chuyên nghiệp và đẹp hơn. Ngoài ra bạn cũng nên xoá dữ liệu tại cột phụ (F) đi, vì bây giờ nó cũng không còn tác dụng gì nữa.   2. Cách xoá dòng trống trong excel Ngược với yêu cầu tạo thêm dòng trắng, nếu bạn muốn xoá dòng trống giữa các dòng thì cần phải làm thế nào. Ad thiết nghĩ, sau khi các bạn biết thêm dòng trắng rồi thì hãy tạm dừng bài viết tại đây và dành ra vài phút suy nghĩ xem làm sao xử lý được yêu cầu số 2 này. Về cơ bản nguyên tắc sẽ không khác mấy so với yêu cầu số 1, chỉ cần vận dụng linh hoạt một chút là xử lý được thôi. Nếu sau đó bạn vẫn chưa làm được thì hãy đọc tiếp hướng dẫn dưới đây nhé. Đây là danh sách tôi muốn dòng trống giữa các dòng có dữ liệu: Ở phần 1, ta sắp xếp lại bảng dữ liệu theo qui tắc là cặp giá trị bằng nhau, 1-1, 2-2, 3-3,… Còn với danh sách trên bạn để ý sẽ thấy tất cả các dòng chứa dữ liệu đều là dòng lẻ và các dòng trống giữa chúng đều là dòng chẵn. Như vậy ta đã có quy luật để xoá dòng trống trong excel với trường hợp cụ thể này; ta sẽ tạo thêm một cột phụ để gắn cho tất cả các dòng lẻ với giá trị là 1 và các dòng chẵn có giá trị là 0. Sau đó ta sắp xếp lại bảng dữ liệu từ lớn (1) tới nhỏ (0) thì cả danh sách 10 nghiệp vụ hay 1000 nghiệp vụ đều được loại các dòng trống trong nháy mắt. Giờ bạn đã hiểu logic để xử lý yêu cầu, hãy bắt đầu thực hành thôi. Bước 1: Nhập công thức sau vào ô F3 =MOD(ROW(),2) và copy xuống toàn bộ các dòng phía dưới. Bước 2: Chọn toàn bộ danh sách từ cột A -> F, sau đó sắp xếp (sort data) toàn bộ danh sách theo cột F (điều kiện: Largest to Smallest) Bước 3: Nhấn OK và hoàn tất quá trình sắp xếp dữ liệu để loại bỏ dòng trống giữa các dòng có dữ liệu.   Như vậy, với chỉ vài ba bước rất đơn giản các bạn đã có thể xử lý được 2 nhiệm vụ rất khó nhằn và tốn công sức, thời gian nếu bạn làm một cách thủ công đúng không nào. Nếu các bạn thấy hay và hữu ích thì hãy share để lưu về wall hoặc chia sẻ cho bạn bè cùng biết nhé. Rất cảm ơn các bạn đã ủng hộ ad trong suốt 4 năm qua. Chúc buổi tối vui vẻ.   Để luôn cập nhật kiến thức về Excel – Bạn nên đăng ký nhận bài viết mới qua email nhé: Click để đăng ký Lưu ý: Sau khi đăng ký, bạn hãy vào email vừa đăng ký để xác nhận đăng ký (Có thể thư kích hoạt bị rơi vào hòm thư spam – bạn hãy vào hòm thư spam để kiểm tra nhé)