Address List

Như các bạn đã biết với Exchange & MOO để gởi mail thay vì phải nhập địa chỉ Mail người nhận vào mục TO thì chỉ cần nhập nút TO cửa sổ Select Names sẽ liệt kê toàn bộ danh sách các Mailbox tồn tại trên hệ thống.

Tuy nhiên nếu trong hệ thống chúng ta tồn tại đến hàng nghìn Mailbox thì việc lựa chọn một Email nào đó là cực kỳ khó. Như vậy chúng ta cần có một giải pháp là làm sao khi vào đây chỉ liệt kê những Mailbox nào đó mà ta muốn vì thực tế một số Mailbox thậm chí chẳng bao giờ chúng ta có nhu cầu gởi Mail cho họ cả.

Trong bài tôi lấy ví dụ như sau:

- gccom1, gccom2 thuộc phòng Kinh Doanh và làm việc tại Tiền Giang họ chỉ có nhu cầu gởi Mail cho các Mailbox cùng phòng ban hoặc cùng chi nhánh Tiền Giang mà thôi.

- Tương tự cho gccom3 & gccom4 thuộc phòng Kỹ Thuật và làm việc tại Hồ Chí Minh họ chỉ có nhu cầu gởi Mail cho các Mailbox cùng phòng ban hoặc cùng chi nhánh Hồ Chí Minh.

Như vậy tôi đặt thuộc tính cho các User này như sau:

- gccom1, gccom2: State/Province: Tien Giang

- gccom3, gccom4: State/Province: Ho Chi Minh

- gccom1, gccom2: Department: AAA

- gccom3, gccom4: Department: BBB

Tiếp đó tôi sẽ tạo các Group tương ứng để Add các User này vào bằng cách nhấp phải vào vùng trống trong Recipient Configuration chọn New Distribution Group

Chọn thuộc tính là Security và đặt tên cho Group

Như vậy trong bài tôi sẽ tạo 2 Group là Kinh Doanh và Ky Thuat, bạn phải đảm bảo rằng các Group này đều là Security Group

Add gccom1, gccom2 vào Group Kinh Doanh, gccom3 & gccom4 vào Group Ky Thuat

Tiếp đến tạo một Database mới mang tên GC Com Co (Xem lại bài Storage Group)

Sau đó Move các User gccom1, gccom2, gccom3, gccom4 sang Database GC Com Co này

Tiếp theo tôi sẽ tạo các sao cho:

- Tien Giang: chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang

- Ho Chi Minh: chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Ho Chi Minh

Nhấp chọn Mailbox trong Organization Configuration chọn tiếp Tab s

Nhấp phải chọn New

Đặt tên cho

Tại cửa sổ Conditions chọn Recipient is in a State or Province và Add từ khóa Tien Giang và đây (Xem lại bài EX Group)

Tương tự cho Ho Chi Minh

Trở lại màn hình s sẽ thấy xuất hiện 2 mục mới là:

Tien Giang

Ho Chi Minh

Logon vào gccom1 nhấp soạn Mail mới và click nút To sẽ thấy trong Address Book sẽ xuất hiện thêm 2 mục mới đó là Ho Chi Minh & Tien Giang

Chú ý:

Với bài này chúng ta không thể truy cập các Mailbox bằng Profile được mà phải Logoff và Logon vào lại với User tương ứng thì mới xem được kết quả tốt.

Click chọn Ho Chi Minh sẽ thấy chỉ hiển thị các Mailbox có thuộc tính State/Province là Ho Chi Minh mà thôi

Tương tự tại Tien Giang sẽ thấy chỉ hiển thị các Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang mà thôi

Tuy nhiên trong Global lại hiển thị tất cả các User Mailbox. Như vậy vô tình khi bật hộp thoại Select Names lên Windows phải tải tất cả User Mailbox tồn tại trong Database vào đây, vì vậy tôi không muốn danh sách này hiển thị nữa bằng cách ngăn cấm các Group truy cập vào Default Global .

Bật Exchange Power Shell lên nhập lệnh

Add-ADPermission -Identity "Default Global " -User "Kinh doanh" -AccessRights Genericall -Deny

Làm tương tự cho Group Ky Thuat

Bây giờ Logon vào gccom1 sẽ thấy khi truy cập vào Global hiện màn hình thông báo lỗi

Tiếp theo tôi sẽ tạo các Global mới sao cho:

Với các User Mailbox có thuộc tính Department là AAA

- Kinh Doanh Global : chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính Department là AAA

Với các User Mailbox có thuộc tính Department là BBB

- Ky Thuat Global : chỉ chứa các User Mailbox có thuộc tính Department là BBB

Bật Exchange Power Shell lên nhập

New-GlobalAddressList -Name "Kinh Doanh" -IncludedRecipients MailboxUsers -ConditionalDepartment "AAA"

Và nhập lệnh cập nhật cho Global mới tạo cho Group Kinh Doanh

Update-GlobalAddressList -Identity "Kinh Doanh"

Làm tương tự cho Ky Thuat Global

Vào lại s sẽ thấy xuất hiện thêm 2 Global mới là Kinh Doanh và Ky Thuat

Bây giờ Logon vào gccom1 sẽ thấy khi truy cập vào Global chỉ hiển thị các User Mailbox có thuộc tính Department là AAA

Như vậy với việc tạo các như trên sẽ giúp ta tìm kiếm User Mailbox của một ai đó một cách nhanh chóng và hiệu quả

Tuy nhiên các này chỉ nằm trực tiếp trên máy Exchange Server mà thôi khi ta mở MOO thì nó sẽ kết nối với Exchange và tải danh sách này về. Chính vì thế khi ta sử dụng máy bên ngoài mạng công ty sẽ không thể có được danh sách các địa chỉ Email này chẳng hạn khi bạn làm việc tại nhà.

Chính vì thế ta cần tạo một Offline Address Book để dùng trong trường hợp này

Vào lại Mailbox trong Organization Configuration chọn tiếp Tab Offline Address Book

Nhấp phải chọn New Offline Address Book

Ví dụ tôi tạo một Offilne Address Book cho các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang

Nhấp Browse để chọn máy Exchange Server

Nhấp chọn lựa chọn Include the following address lists và chọn Add

Chọn Tien Giang

Màn hình sau khi hoàn tất

Trong Distribution Points chọn Enable public folder distribution

Tại màn hình Offline Address Book nhấp phải vào Tien Giang chọn Update để cập nhật danh sách

Trở lại màn hình Mailbox trong Server Configuration chọn GC Com Co Database nhấp phải chọn Properties

Chọn tiếp Tab Client Settings trong Offline Address Book nhấp Browse

Chọn Tien Giang

Như vậy ta đã hoàn tất việc Set cho Offline Address Book cho các User Mailbox có thuộc tính State/Province là Tien Giang

Logon vào gccom1 mở MOO lên vào Tool -> Send/Receive -> Download Address Book

Chọn OK

Bây giờ tôi sẽ tiến hành ngắt kết nối MOO với Exchange đồng nghĩa với việc tôi đang làm việc bên ngoài hệ thống công ty

Chọn File chọn tiếp Work Offline

Và bạn phải đảm bảo rằng Logo Exchange bên góc phải MOO phải báo là Offline

Vào lại Select Names sẽ thấy Address Book hiển thị thêm mục Tien Giang nữa mục này chính là Offline Address Book mà ta vừa mới tạo