5 sai lầm khi mua Phần mềm BÁN HÀNG, Kho, Công nợ (cần tránh)

Bạn cần biết 5 sai lầm khi mua Phần mềm Bán hàng, Kho, Công nợ. Danh sách giúp bạn lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với chi phí hợp lý. Bài viết được chia sẻ bởi Mr. Trường – Nhiều năm kinh nghiệm tư vấn quản trị doanh nghiệp & triển khai phần mềm cho doanh nghiệp Việt Nếu bạn cần Tư vấn riêng với Trường, bạn đừng ngại email (Webkynang.vn@gmail.com) hoặc gọi điện 0168-997-8430 TƯ VẤN HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ => Xem thêm: Danh sách các phần mềm HOT cho doanh nghiệp 1. Không biết mình thực sự cần gì: Yêu cầu chung chung? Giữa muốn và cần thực sự có một khoảng cách. Khi tìm kiếm phần mềm, hầu hết người dùng đều chỉ nói chung chung như sau: Anh/ Chị cần phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm quản lý kho. => Mong muốn. Trường đã tiếp hàng nghìn cuộc gọi với nhu cầu chung chung như vậy. Và luôn là một điệp khúc dẫn dắt, gợi mở để tìm hiểu thực chất khách hàng cần gì? Ví dụ như: Anh/ Chị kinh doanh mặt hàng gì? Ước tính trong 2 – 3 năm tới Anh/ Chị có khoảng bao nhiêu mã hàng Ngoài theo dõi nhập xuất tồn, anh/ chị có cần theo dõi doanh thu, công nợ,… không? Vân vân Nếu bạn không đưa ra các yêu cầu cụ thể + Nhân viên tư vấn cũng không biết để hỏi nhu cầu thì điều không tốt sẽ xảy ra. Bạn sẽ mua về 1 phần mềm không phù hợp. Ví dụ như: Bạn kinh doanh mặt hàng nhôm kính, thì ~100% các cửa hàng dạng này cần quản lý đa đơn vị tính. Lượng mã hàng cũng khoảng đôi nghìn mã là chuyện rất bình thường. Các phần mềm của các đơn vị thương mại sẽ không quản lý được, thường thì phải thiết kế kế riêng. Mặt hàng kinh doanh là thuốc thì cần phải quản lý cả lô và date. Như vậy các phần mềm thương mại thông thường cũng khó đáp ứng được. Chưa tính tới việc, tùy vào mỗi doanh nghiệp lại cần một dạng báo cáo về lô, date khác nhau. => Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, bán hàng, công nợ PRO 1.4 (2017) 2. Không biết mình thực sự cần gì: Yêu cầu quá nhiều Có 1 nhóm khách hàng khi trao đổi với Trường, họ liệt kê rất nhiều mong muốn, rất nhiều tính năng… Trong đó có không ít cái sẽ làm họ khó quản lý hơn, tốn kém hơn rất nhiều khi phải đầu tư các phần mềm đắt tiền. Quan điểm của Trường, hiệu quả nên được đặt lên hàng đầu. Hiệu quả được xét bởi 2 yếu tố chính: Quản lý được các chỉ tiêu chính: Xem được tồn kho theo thời điểm, báo cáo doanh thu lãi lỗ nhanh chóng,… Chi phí ở mức vừa phải và phù hợp với ngân sách hoạt động của doanh nghiệp Một số tính năng phụ thêm không thực sự quan trọng nhưng sẽ làm chi phí đầu tư đắt hơn rất nhiều: Tích hợp thêm phần báo cáo tài chính, báo cáo thuế,… Tồn kho theo vị trí Tính năng đặt hàng Quản lý đơn hàng 3. Lựa chọn mua phần mềm bán hàng, kho mà Không tính tới dài hạn Làm kinh doanh thì việc lập kế hoạch dài hạn là rất quan trọng. Trong kế hoạch dài hạn thường có kế hoạch đầu tư trong dài hạn và bạn cần ước tính, đưa lên bàn cần để so sánh các phương án. Ví dụ: Bạn là doanh nghiệp thương mại với đặc điểm: Hiện Có 10.000 mã hàng => Trong 2 năm tới dự kiến lên 25.000 Hiện tại lượng giao dịch nhập xuất 100 đơn mỗi ngày, với khoảng 10 mã hàng trên 1 đơn => Trong 2 năm tới dự kiến lên tới 200 đơn mỗi ngày Cần quản lý cả kho, công nợ, doanh số, giá vốn, lợi nhuận,… Báo cáo theo nhiều chiều: Mã hàng, nhóm hàng, nhân viên kinh doanh,… Ước tính số dòng dữ liệu phát sinh: 100 * 10 * 365 = 365.000 dòng/ 1 năm 200 * 10 * 365 = 700.000 dòng/ 1 năm Đánh giá: Lượng dữ liệu hiện tại đã rất lớn, trong tương lai lại gấp đôi. Như vậy bắt buộc phải đầu tư phần mềm cao cấp. => Xem thêm: Phần mềm quản lý nhiều kho Vấn đề đặt ra là: Đầu tư ngay bây giờ thì chi phí đầu tư có thể lên tới vài trăm triệu và cần đôi tháng để triển khai. Liệu bạn có đủ tiền không? Bởi lẽ nó sẽ ảnh hưởng tới các hoạt động đầu tư khác khi Phần mềm bạn chỉ tính đầu tư vài chục triệu? Bạn đặc biệt lưu ý nhé: Muốn hoạt động ổn định và phát triển thì việc đầu tư phần mềm là không thể tránh khỏi. Vậy nên trước khi mua phần mềm cần phải tính toán thật kỹ. Tham khảo: Kế hoạch mua phần mềm thông minh trong dài hạn 4. Mua phần mềm quản lý kho, bán hàng phức tạp quá mà người dùng trình độ lại thấp Thường thì có 2 nhóm: 4.1. Cửa hàng nhỏ Các chủ cửa hàng nhỏ thì nhu cầu họ chỉ cần biết: Tồn kho từng mặt hàng hiện tại là bao nhiêu Doanh thu và lãi trong tháng thế nào Có ai còn nợ và nợ bao nhiêu Họ thường không biết về kế toán lại ngại ghi chép nên các phần mềm phức tạp. Ví dụ tạo mỗi cái phiếu bán hàng mà phải chọn mấy bước mới mở được phiếu trắng lên để nhập. Hoặc khi cần sửa lại phải nhấn rồi gọi rồi sửa và lưu… Có nhiều loại phiếu: Phiếu xuất kho, phiếu bán hàng, phiếu xuất kiêm điều chuyển nội bộ,…. Nhiều bước, nhiều mẫu phiếu quá nên khó nhớ và dễ nhầm. Giải pháp cho họ là: Dùng Excel để quản lý cho nhanh Ai không giỏi excel thì Mua phần mềm quản lý bán hàng trên excel của các đơn vị chuyên nghiệp cho lẹ. Khi gặp sự cố còn có người giúp đỡ xử lý. Thời gian đâu mà đi tự học và tự xử lý, thời gian đó để dành làm cái mình giỏi còn kiếm được nhiều tiền hơn ấy chứ. 4.2. Doanh nghiệp Ở cấp độ doanh nghiệp, thì vấn đề còn phức tạp hơn khi có nhiều người dùng: Thủ kho Kế toán kho Mua hàng Giám đốc, tổng giám đốc Nếu phần mềm phức tạp từ khâu: Nhập dữ liệu mới cũng phải chọn nhiều bước Sửa chữa 1 lỗi sai nhỏ cũng phải nhập lại toàn bộ thì khá mệt Xóa cũng không dễ dàng như dùng excel thì cũng khá phiền hà Nhưng đổi lại, khi dùng các phần mềm chuyên nghiệp, theo chuẩn quốc tế bạn sẽ nhận lại được các lợi ích