23 điều về hàm VLOOKUP ai cũng nên biết (Phần 2)

VLOOKUP có 2 kiểu tìm kiếm: tìm kiếm giá trị chính xác và tìm kiếm giá trị tương đối. Mặc định VLOOKUP được thiết lập để tìm kiếm giá trị tương đối. Tuy nhiên bạn có thể yêu cầu VLOOKUP tìm kiếm giá trị chính xác hoặc giá trị tương đối. Trước đây, Zaidap.com đã có bài viết 23 điều về hàm VLOOKUP ai cũng nên biết (Phần 1) để bạn nắm được những kiến thức cơ bản về hàm này, và bây giờ phần tiếp theo sẽ bổ sung cho bạn thêm nhiều khiến thức hơn nữa về hàm VLOOKUP.

8. Bạn có thể yêu cầu VLOOKUP tìm kiếm giá trị tương đối

Để VLOOKUP tìm kiếm giá trị tương đối, hoặc là bạn bỏ qua tham số thứ 4 (range_lookup), hoặc nhập TRUE hay 1. Dưới đây là 3 công thức tương đương:

=VLOOKUP(giá trị, dữ liệu, cột)

=VLOOKUP(giá trị, dữ liệu, cột, 1)

=VLOOKUP(giá trị, dữ liệu, cột, TRUE)

Lời khuyên cho bạn là mặc dù VLOOKUP không yêu cầu, nhưng nên thiết lập đối số range_lookup một cách rõ ràng. Bằng cách này, bạn luôn có một lời nhắc nhở trực quan cho kiểu tìm kiếm mà mình mong đợi.

9. Muốn sử dụng kiểu tìm kiếm tương đối, dữ liệu phải được sắp xếp

Nếu muốn sử dụng kiểu tìm kiếm tương đối, dữ liệu phải được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn theo giá trị tìm kiếm. Nếu không kết quả mà bạn nhận được không chính xác. Ngoài ra dữ liệu dạng văn bản giống như đã được sắp xếp rồi nhưng không phải là thế.

10. VLOOKUP có thể gộp dữ liệu trong các bảng tính khác nhau

VLOOKUP còn được sử dụng để gộp dữ liệu từ 2 hoặc nhiều bảng tính. Chẳng hạn như bạn có 1 bảng chứa dữ liệu đặt hàng và 1 bảng khác chứa dữ liệu khách hàng, và bạn muốn gộp dữ liệu khách hàng vào bảng tổng hợp đơn đặt hàng để phân tích.

Vì ID tồn tại trong cả 2 bảng nên bạn có thể sử dụng giá trị này để kéo vào bảng dữ liệu mà bạn muốn bằng VLOOKUP. Chỉ cần thiết lập VLOOKUP sử dụng giá trị ID trong bảng 1, và dữ liệu trong bảng 2 với chỉ số yêu cầu.

Trong ví dụ dưới đây sử dụng 2 công thức VLOOKUP. Một để kéo tên khách hàng và một để kéo tình trạng đặt hàng của khách hàng vào bảng 1.

11. VLOOKUP có thể phân loại dữ liệu, danh mục

Một trong những điều về hàm VLOOKUP ai cũng nên biết quan trọng nhất là nếu cần áp dụng danh mục tùy ý vào các bản ghi dữ liệu, bạn có thể dễ dàng làm được điều này với hàm VLOOKUP, bằng cách sử dụng bảng tính như “chìa khóa” để gán các danh mục.

Ví dụ điển hình là thang điểm bằng chữ, bạn sẽ phải xếp thang điểm chữ dựa trên thang điểm điểm số:

Trong trường hợp này VLOOKUP được cấu hình để tính giá trị tương đối, do đó dữ liệu bảng tính phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng VLOOKUP để xếp các danh mục tùy ý. Trong ví dụ dưới đây, VLOOKUP được sử dụng để xếp nhóm cho từng bộ phận, sử dụng bảng tính “chìa khóa” để xác định các nhóm.

12. Với tham chiếu tuyệt đối VLOOKUP có thể di chuyển

Trong trường hợp cần lấy thông tin từ nhiều cột trong một bảng, hoặc nếu cần copy và dán VLOOKUP, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho các giá trị tra cứu (lookup_value) và bảng dò tìm (table_array). Điều này cho phép bạn sao chép công thức, và chỉ cần thay đổi chỉ số cột để tra cứu tương tự và nhận giá trị từ một cột khác.

Ví dụ, vì giá trị tra cứu và bảng dò tìm là tuyệt đối, bạn có thể sao chép công thức trên các cột, sau đó trở lại và thay đổi các chỉ số cột nếu cần thiết.

13. Name ranges giúp VLOOKUP dễ đọc (và dễ di chuyển hơn)

Phạm vi của vùng tuyệt đối trông khá xấu xí và điều này làm cho công thức của VLOOKUP trông khá khó đọc, vì vậy để làm cho công thức VLOOKUP trông bắt mắt và dễ đọc hơn, bạn nên thay thế các tham chiếu tuyệt đối bằng Name range (tên vùng được đặt).

Trong ví dụ dữ liệu nhân viên ở trên bạn có thể đặt tên cho ô nhập B3 là “mã id”, sau đó đặt tên bảng dữ liệu là “data”, công thức của bạn sẽ như sau:

Không chỉ dễ đọc hơn, mà công thức này còn dễ di chuyển hơn nữa, vì Name range là tuyệt đối.

14. Chèn một cột có thể làm hỏng các công thức VLOOKUP hiện có

Nếu các bảng tính hiện có các thông thức VLOOKUP, các công thức này có thể bị hỏng nếu bạn chèn thêm một cột vào bảng. Điều này là bởi vì chỉ số cột (column index ) không thể thay đổi tự động khi các cột được chèn thêm hoặc bị xóa.

Trong ví dụ này, các tra cứu cho xếp hạng (Rank) và bán hàng (Sales) đã bị phá hỏng khi chèn thêm một cột mới vào giữa cột Năm (Year) và Xếp hạng (Rank). Cột Năm vẫn hoạt động vì cột này nằm ở bên trái cột được chèn vào:

Để tránh tình trạng này bạn có thể tính toán chỉ số cột được đề cập trong bài viết 23 điều về hàm VLOOKUP ai cũng nên biết phần tiếp theo của Zaidap.com.

http://thuthuat.taimienphi.vn/23-dieu-ve-ham-vlookup-ai-cung-nen-biet-phan-2-27710n.aspx
Trong bài viết này Zaidap.com vừa đề cập và giới thiệu cho bạn một số hạn chế cũng như cách sử dụng hàm VLOOKUP. Để kiến thức về hàm này của bạn vững chắc hơn, bạn có thể tham khảo một số bài tập mẫu hàm VLOOKUP nhé. Hy vọng bài viết cung cấp thêm cho bạn các thông tin hữu ích về hàm VLOOKUP.