Viết phần mềm theo dõi hồ sơ công việc của phòng

chào các a/c! công việc của phòng mình đại khái như thế này.
khi đơn vị gửi hồ sơ công trình lên, tùy theo loại công trình sẽ phân cho từng cán bộ xử lý. sau khi xử lý xong sẽ nhập giá trị kết quả vào 1 file excel chung trên mạng lan.
hiện tại phòng đang theo dõi trên file excel này. vấn đề bây giờ gặp phải là: trong cùng 1 thời điểm chỉ cho phép 1 người thao tác trên file excel này, các cán bộ lại nhập liệu rất thủ công và không thống nhất định dạng (vd: định dạng ngày, định dạng số,...), cuối cùng là lúc thống kê số liệu để báo cáo rất vất vả.
mình muốn viết 1 phần 1 đơn giản để khi nhận hồ sơ, xử lý hồ sơ rồi nhập các nội dung cần thiết vào; phần mềm có thể theo dõi tiến trình giải quyết hồ sơ, thống kê số liệu cần thiết, có thể xuất excel, word.
a/c nào biết dùng ngôn ngữ nào đơn giản, dễ làm, tài liệu cần nghiên cứu,... thì chỉ mình với nhé vì mình ko phải dân IT. hihi
Thank!