Tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu
Theo quy định về chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì các chứng từ vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT). - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT). - ...
Theo quy định về chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì các chứng từ vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT).
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT).
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 - VT).
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH.
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01 - GTKT).
- Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03 - BH).
- Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT).
- Biên bản kiểm nghiệm, vật tư (mẫu 05 - VT).
Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau.
Việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán có thể được tiến hành theo một trong các phương pháp sau:
+ Phương pháp ghi thẻ song song.
+ Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
+ Phương pháp sổ số dư.
Phương pháp ghi thẻ song song.
- Nội dung của phương pháp ghi thẻ song song như sau:
+ Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng của từng kho.
+ Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo các chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết có kết cuấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi thêm các chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết và kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho cho từng nhóm vật liệu. Có thể khái quát nôịi dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song qua sơ đồ sau (xem sơ đồ 1.1).
- Phương pháp này có ưu nhược điểm sau:
+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý chặt chẽ tình hình biến động với số hiện có của vật liệu trên 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
+ Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho với phòng kế toán vẫn còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu được thực hiện vào cuối tháng, do vậy làm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán hạn chế.
Phương pháp sổ đổi chiếu luân chuyển.
- Nội dung:
+ Ở kho: việc ghi chép của thu kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song.
+ Ở phòng kề toán, kế toán: mở sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả năng nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng, để có số liệu ghi vào các sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
- Ưu nhược điểm:
+ Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
+ Nhược điểm: Việc ghi vẫn bị trung lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ được tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dùng kiểm tra.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, không có điều kiện ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày.
Phương pháp sổ số dư.
- Nội dung:
+ Ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ sang sổ số dư vào cột số lượng.
+ Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập, xuất. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng này lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá để tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
Việc kiểm tra, đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, giảm được khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng.
+ Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tănhg, giảm của từng thứ vật tư liệu về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng, giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho và việc kiểm tra, đối chiếu khó khăn.
- Phạm vi áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán vật liệu nhập, xuát; đã xây dựng hệ thốngd danh điểm vật liệu và trình độ chuyên môn của kế toán vững vàng.
