Thực trạng chung hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho quyết định quản trị ngắn hạn
* Trong tình hình thực tế hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam mới tiếp cận và bước vào cơ chế hoạt động theo nền kinh tế thị trường nên sự nhận thức cũng như hiểu biết về KTQT đang còn giới hạn ở một mức độ nhất định. Phần hành KTQT chưa có ...
* Trong tình hình thực tế hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam mới tiếp cận và bước vào cơ chế hoạt động theo nền kinh tế thị trường nên sự nhận thức cũng như hiểu biết về KTQT đang còn giới hạn ở một mức độ nhất định. Phần hành KTQT chưa có một vị trí độc lập trong doanh nghiệp ,cũng có thể có một vài doanh nghiệp có bộ phận KTQT độc lập với kế toán tài chính nhưng số này đang còn ở mức độ khiêm tốn. Còn nói chung tổ chức công tác KTQT được kết hợp với kế toán tài chính. Đặc điểm này ảnh hưởng rất lớn tới việc các nhà quản trị trong việc chủ động tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ chế mới và việc sử dụng hệ thống thông tin KTQT để đưa ra lời tư vấn quyết định cũng như kiểm soát và quản lý doanh nghiệp .
* Thông tin kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu là do hệ thống thông tin của kế toán tài chính cung cấp. Nhưng xét về mặt bản chất thì thông tin do KTTC cung cấp chủ yếu là phục vụ cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, còn thông tin phục vụ cho công tác quản lý nội bộ như: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và ra quyết định là KTQT cung cấp. Mặc dù nhu cầu, đòi hỏi của công tác quản lý luôn đặt ra những việc hình thành hệ thống thông tin KTQT trong doanh nghiệp là chưa có hoặc có đề cập tới nhưng mới chỉ dừng lại ở mức độ ghi nhận sự kiện chứ chưa trở thành một hệ thống độc lập trong doanh nghiệp, ngoài ra những thông tin mang tính chất tài chính để phục vụ yêu cầu lập kế hoạch thì hầu như chưa thực hiện.
* Nguyên nhân của thực trạng trên là do:
- Mới chuyển sang vận hành theo cơ chế kinh tế mới nên kiến thức về tổ chức và quản lý theo cơ chế thị trường của các doanh nghiệp còn hạn chế, chưa nhiều và chưa đầy đủ, trong khi đó thói quen điều hành quản lý kinh doanh thời tập trung bao cấp chưa loại bỏ được nên tạo khó khăn cho việc quản lý theo cơ chế mới. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý trong việc tổ chức bộ máy KTQT trong các DN.
- Mô hình tổ chức bộ máy KTQT áp dụng tại Việt Nam là mô hình kết hợp tuân theo chế độ hướng dẫn của Nhà nước, của Bộ Tài chính cũng chỉ mới chú trọng đến hệ thống TTC, còn vấn đề hướng dẫn về nội dung KTQT, tổ chức công tác quản lý ở các doanh nghiệp thì chưa có những hướng dẫn cụ thể. Do đó phần hành KTTC vẫn đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin sát thực tế kinh doanh của doanh nghiệp để ra quyết định quản trị.
Xuất phát từ thực trạng chung của tổ chức thông tin KTQT trong thực tế cho thấy: hệ thống thông tin KTQT là chưa có, do vậy để dần dàn hình thành, phát triển và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán này cần phải thực hiện qua nhiều giai đoạn từng bước khác nhau. ở mức độ thấp của kinh tế thông tin kế toán đó là tổ chức các kênh thông tin kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị DN. Tuỳ vào loại hình kinh doanh, quy mô phạm vi hoạt động, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất cũng như đặc điểm tổ chức sản xuất và tính chất sản xuất, yêu cầu trình độ quản lý DN có thể tổ chức các kênh thông tin kế toán dưới các hình thức khác nhau. Sau đây là một số hình thức tổ chức kênh thông tin KTQT trong doanh nghiệp.
Kênh thông tin độc lập
- Theo cách tổ chức này thì thông tin kế toán trong DN được tổ chức thành hai hệ thống độc lập nhau, nhà quản trị dựa trên hai hệ thống báo cáo của 2 bộ phận này từ đó phân tích, đánh giá và ra QĐ.
- Ưu điểm: Kênh thông tin này sẽ cung cấp cho quản trị những thông tin chính xác và trung thực nhất. Bởi vì do đã phân thành hai bộ phận thì nhiệm vụ chức năng của mỗi bộ phận là rõ ràng do đó khi tổ chức thu thập và xử lý thông tin sẽ không bị ảnh hưởng và tác động lẫn nhau → thông tin do kế toán cung cấp sẽ khách quan hơn và mang lại đặc thù hơn.
- Nhược điểm: chi phí cho công tác tổ chức bộ máy kế toán sẽ tốn kém hơn: do phải tổ chức lao động, cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật cũng như trình độ quản lý yêu cầu cao hơn..
- Trong thực tế, cách tổ chức kênh thông tin này mới chỉ áp dụng ở các DN có quy mô lớn, yêu cầu và trình độ quản lý cao.
Kênh thông tin trực tiếp
- Theo cách tổ chức kênh thông tin kế toán này thì doanh nghiệp không tổ chức thành bộ phận kế toán tài chính hay KTQT độc lập mà tổ chức dưới dạng các phân hệ kinh tế đơn vị (nhỏ) khác nhau trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận cung cấp một loại thông tin nhất định cho quản trị doanh nghiệp và giữa các phân hệ trên vẫn có sự liên hệ với nhau, trao đổi với nhau. Các phân hệ này bao gồm:
- Phân hệ kế toán tổng hợp.
- Phân hệ kế toán công nợ phải thu, phải trả.
- Phân hệ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành.
- Phân hệ kế toán TSCĐ.
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho.
- Phân hệ kế toán mua hàng.
- Phân hệ kế toán bán hàng
- Phân hệ kế toán tiền lương.
- Ưu điểm: theo cách tổ chức này thông tin kế toán cung cấp thông tin một cách trực tiếp và nhanh nhất cho nhà quản trị, do các nhiệm vụ thu thập tổ chức xử lý thông tin đã được chia nhỏ thành nhiều phân hệ với chức năng và nhiệm vụ khác nhau nên thông tin do kế toán cung cấp được chuyên môn hoá hơn.
- Nhược điểm: Đòi hỏi nhà quản trị phải phân tích đánh giá nhiều nguồn thông tin hơn → năng lực quản lý, kinh nghiệm và nhận thức tổ chức chuyên sâu hơn.
Đôi khi nếu giữa các phân hệ kế toán không có sự liên hệ với nhau hoặc liên hệ một cách chặt chẽ thì thường làm cho quản trị viên đứng trước tình trạng quá tải thông tin. Do đó các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn sẽ không có hiệu quả.
Kênh thông tin kết hợp
- Theo cách tổ chức kênh thông tin kế toán này thì bộ phận KTQT và kế toán tài chính được kết hợp với nhau trong tổ chức bộ máy kế toán với nhau. Thông tin kế toán được cung cấp là sự tổng hợp của cả kế toán tài chính và KTQT.
- Ưu điểm:
- Ít tốn kém trong chi phí tổ chức công tác kế toán.
- Thông tin mang tính tổng hợp do đó trong từng trường hợp phải ra các quyết định ngắn hạn thì nó giúp cho các nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng.
- Việc tổ chức hạch toán dư phí giá thành rất linh hoạt để cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý, theo từng lĩnh vực quan tâm.
- Việc sử dụng số liệu vào cuối kỳ được thực hiện đơn gian trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc trọng yếu, tránh được bút toán rườm rà không cần thiết trong trường hợp sử dụng chi phí định mức.
- Nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin tổng hợp do đó quá trình quyết định của nhà quản trị sẽ nhanh chóng, phù hợp với việc đưa ra các quyết định ngắn hạn. Với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay khi mà nhận thức về KTQT còn chưa đầy đủ thì đây là cách tổ chức thông tin hợp lý nhất.
- Nhược điểm: Do thông tin cung cấp là sự kết hợp tổng hợp của cả kế toán tài chính và KTQT nên trong trường hợp nhà quản trị muốn biết thông tin chi tiết về từng lĩnh vực là khó có thể rạch ròi cụ thể. Hơn nữa giữa kế toán tài chính và KTQT cũng có những nguyên tắc tổ chức riêng nên trong quá trình kết hợp thông tin có thể xảy ra những mâu thuẫn ảnh hưởng đến quyết định của quản trị doanh nghiệp .
