Tác động của hệ hỗ trợ quản lý

CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Các hệ thông tin dùng máy tính tạo ra nhiều thay đổi trong cấu trúc tổ chức

CẤP BẬC TỔ CHỨC GIẢM

MSS làm tăng năng suất nhà quản lý, tăng khoảng cách kiểm soát (nhu cầu giám sát giảm), và giảm số chuyên gia. Do vậy có thể nói rằng vì có MSS nên số cấp quản lý trong nhiều tổ chức sẽ ít hơn. Cũng sẽ có ít nhân viên và nhà quản lý tuyến đầu hơn. Xu hướng này có thể thấy dễ dàng qua hiện tượng số lượng quản lý cấp trung giảm liên tục.

Tổng số lượng nhân viên giảm do năng suất tăng và do khả năng những nhân viên cấp thấp có thể thực hiện các công việc cấp cao (nhờ có ES và IA)

TỈ LỆ NHÂN VIÊN VÀ CÔNG NHÂN TUYẾN ĐẦU

Tỉ lệ nhân viên và công nhân tuyến đầu trong hầu hết các tổ chức giảm với công việc văn phòng đang được thay bởi các hệ máy tính và với nhu cầu về chuyên viên hệ thống thông tin tăng. Sự phát triển của MSS và đặc biệt ES có thể đảo ngược xu hướng này. Đặc biệt, số lượng nhà chuyên nghiệp và chuyên gia có thể giảm so với toàn bộ nhân viên trong một tổ chức.

TẬP TRUNG QUYỀN HẠN

Các hệ thông tin dùng máy tính có thể hỗ trợ sự tập quyền hay phân quyền xử lý thông tin điện tử trong một tổ chức. Mặc dù các hệ thông tin thường được thiết lập sau khi cấu trúc tổ chức đã hoàn chỉnh, nhưng một hệ thông tin mới hoặc sửa đổi hoàn toàn có thể thay đổi cấu trúc của tổ chức hoặc mức độ tập quyền.

Vì tổ chức có xu hướng nhỏ hơn và cấp bậc giảm đi nhiều hơn, sự tập quyền có thể phổ biến hơn.

QUYỀN LỰC VÀ ĐỊA VỊ

Kiến thức là quyền lực – đây là điều được công nhận với nhiều thế hệ. Những phát triển hiện đại nhất trong các hệ thống máy tính hóa đang thay đổi cấu trúc quyền lực trong các tổ chức. Sự đấu tranh giành quyền kiểm soát máy tính, tài nguyên thông tin, intranet trở thành một trong những mâu thuẫn rõ ràng nhất trong nhiều tổ chức, cả tư nhân lẫn công cộng. Ví dụ, hệ chuyên gia có thể giảm quyền lực của một số nhóm chuyên nghiệp bởi vì kiến thức của họ sẽ là quyền sở hữu chung. Mặt khác những cá nhân kiểm soát các nhóm ứng dụng AI và KM có thể nhận được kiến thức, quyền lực và địa vị đáng kể. Trái ngược với trạng thái CBIS thông thường, các vấn đề liên quan MSS trở nên quan trọng và rõ rệt hơn nhiều vì liên quan đến tình huống quyết định phức tạp và quản lý cấp cao. Hệ thống thông tin trí tuệ có thể kiểm soát các quyết định trọng yếu trong một tổ chức, kể cả các quyết định chiến lược dài hạn.

CÁC ĐƠN VỊ MỚI TRONG TỔ CHỨC

Cấu trúc tổ chức có thể thay đổi vì sự hình thành các bộ phận hay phòng DSS, phòng hỗ trợ quản lý, phòng AI, hoặc phòng quản lý kiến thức trong đó MSS đóng vai trò quan trọng. Các phòng ban này có thể là một bộ phận mở rộng của trung tâm thông tin, thay thế cho bộ phận khoa học quản lý hoặc có thể là một đơn vị mới hoàn toàn.

VĂN HÓA TỔ CHỨC VÀ CÁC NHÓM ẢO

Văn hóa tổ chức có thể tác động đến tốc độ truyền bá của công nghệ và cũng có thể bị tác động ngược trở lại. Ví dụ, việc sử dụng Lotus Notes đã làm thay đổi môi trường của một công ty bằng cách làm cho các nhân viên hợp tác hơn và sẵn lòng chia sẻ thông tin và sử dụng máy tính. Cũng có vài trường hợp xóa tan cấu trúc của tổ chức. Các nhóm ảo có thể gặp nhau bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Mọi người có thể tham gia các nhóm ảo một khi dự án còn tồn tại, hoặc khi mà chuyên môn của họ còn cần thiết. Khi dự án kết thúc, nhóm có thể giải tán.

CÁC CÔNG TY ẢO

Sự thay đổi cấu trúc chủ yếu là sự hình thành các công ty ảo. Hình thức các công ty ảo cho phép các công ty khai thác năng lực chủ đạo. MSS hỗ trợ quá trình ra quyết định trong các công ty ảo.

MSS HỖ TRỢ THIẾT KẾ LẠI QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

THIẾT KẾ LẠI NGHIỆP VỤ (BUSINESS REENGINEERING)

Thiết kế lại quy trình nghiệp vụ (BPR) là một phát minh trọng đại thay đổi cách thức kinh doanh của các tổ chức. BPR được tận dụng khi thực hiện các dự án IT lớn như ERP hoặc EC. Thiết kế lại kỹ thuật liên quan đến thay đổi cấu trúc, văn hóa tổ chức và quá trình.

Một số khái niệm BPR làm thay đổi đáng kể cấu trúc tổ chức: tổ chức trên nền tảng nhóm (team-based organization), tuỳ biến đại chúng (mass customization), trao quyền, và truyền tin. Trong các trường hợp này, MSS được dùng rộng rãi như một thành phần tăng cường.

MSS đóng vai trò lớn trong BPR cho phép thực hiện kinh doanh tại nhiều địa điểm khác nhau, sự linh động sản xuất, giao hàng cho khách hàng nhanh hơn, hỗ trợ mau chóng, giao dịch không giấy tờ giữa các nhà cung cấp, nhà sản xuất, và nhà bán lẻ.

LẬP MÔ HÌNH MÔ PHỎNG VÀ BPR

Khó có thể thực hiện các tính toán cải tiến quá trình kinh doanh trên một bảng tính đơn giản. Vì lý do này, các trợ lý và chuyên viên IT chuyển qua một lớp sản phẩm mở rộng gọi là các công cụ mô phỏng kinh doanh . Nhiều chương trình như vậy cho phép người dùng thiết lập các lưu đồ lược đồ hóa sự di chuyển các tài nguyên xuyên suốt quá trình sản xuất hoặc kinh doanh.

CÁC VẤN ĐỀ QUẢN LÝ CON NGƯỜI

VAI TRÒ CỦA NHÂN VIÊN VÀ NHÀ QUẢN LÝ

Các dự án MSS thúc đẩy sự thay đổi vai trò của nhà quản lý và nhân viên. Ví dụ khi ES được cài đặt, nhiều chuyên gia trong tổ chức sẽ ngừng cung cấp chỉ dẫn theo lệ đều đặn thay vào đó họ thực hiện nhiều nghiên cứu và phát triển hơn. Chỉ dẫn theo thường lệ sẽ được cung cấp trực tuyến hoặc bởi các nhân viên ít kỹ năng hơn qua sự hỗ trợ của ES. Tại Bank America, những nhà phân tích tài chính ít kinh nghiệm sẽ thực hiện những công tác mà trước đây những nhân viên có cấp kỹ năng cao hơn thực hiện. Do vậy nhiều định nghĩa về vai trò sẽ bị thay đổi. Những công việc mới ví dụ như các công việc của kỹ sư kiến thức sẽ được tạo ra.

Mặt khác, có vài công việc sẽ biến mất hoàn toàn. Ví dụ, công việc của một nhân viên trước đây chuyên cung cấp thông tin về việc chủng ngừa cho các khách du lịch ra nước ngoài sẽ không còn nữa nếu môt ES có thể chỉ dẫn người ta thông tin này.

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

MSS đặc biệt ES có những tác động đến nội dung của nhiều công việc. Nội dung công việc có ý nghĩa quan trọng vì nó không chỉ liên quan đến cấu trúc tổ chức mà còn liên hệ đến sự thỏa mãn, phụ cấp, địa vị và năng suất của nhân viên.

MÂU THUẪN VÀ TÍNH KHÔNG RÕ RÀNG CỦA VAI TRÒ

Sự thay đổi nội dung công việc sẽ dẫn đến cơ hội thúc đẩy và phát triển nhân viên. Nhưng những thay đổi này có thể gây nên các vấn đề mâu thuẩn vai trò và sự không rõ ràng về vai trò, đặc biệt trong ngắn hạn. Hơn nữa, có thể có chống đối đáng kể sự thay đổi vai trò, chủ yếu của một bộ phận nhà quản lý ưa thích hệ thống thông tin không cần máy tính.

NẤC THANG NGHỀ NGHIỆP CỦA NHÂN VIÊN

Sử dụng MSS trong tổ chức có tác động ý nghĩa và ở mức độ nào đó không mong đợi đến các nấc thang nghề nghiệp. Ngày nay, nhiều người chuyên nghiệp kỹ năng cao đã phát triển khả năng của họ qua nhiều năm kinh nghiệm. Kinh nghiệm này có được khi nắm giữ hàng loạt các vị trí đặt con người vào tình huống ngày càng khó và phức tạp hơn. Sử dụng MSS và đặc biệt các hệ trí tuệ, có thể phác họa một phần đường cong kinh nghiệm này. Tuy nhiên, vài câu hỏi vẫn còn để ngỏ: làm thế nào có được chuyên môn mức cao với những kinh nghiệm rất ít trong những công việc cấp thấp? Sẽ có những tác động nào lên phụ cấp đối với tất cả các cấp nhân viên? Các chương trình phát triển nguồn nhân lực sẽ được cấu trúc như thế nào? Kế hoạch phát triển nghề nghiệp đối với nhân viên là gì?

SỰ THAY ĐỔI TRONG CÔNG TÁC GIÁM SÁT

Công việc của nhân viên được thực hiện trực tuyến và lưu trữ theo kiểu điện tử đưa đến khả năng giám sát điện tử nhiều hơn, đặc biệt khi được tăng cường bởi công nghệ AI. Đối với các nhân viên chuyên nghiệp khi công việc của họ được đánh giá trên thành quả dự án, giám sát từ xa đồng nghĩa với việc nhấn mạnh đến thành quả công việc hơn là tiếp xúc cá nhân, điều này đặc biệt đúng khi nơi làm việc của các nhân viên bị phân tán rộng.