Sổ kế toán – kỹ thuật ghi sổ kế toán

Khái niệm

Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.

Phương pháp ghi sổ – sửa sổ

• Mở sổ: Đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán và ghi số dư đầu kỳ vào tài khoản.
• Ghi sổ: Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở của các chứng từ gốc.
• Khóa sổ: Cuối kỳ kế toán phải khóa sổ, khóa sổ kế toán là tìm ra số dư cuối kỳ.

+ Phương pháp cải chính

+ Phương pháp ghi bổ sung

+ Phương pháp ghi số âm

Hình thức sổ kế toán: Nhật ký sổ cái

Hình thức nhật ký – sổ cái, hình thức này được sử dụng phổ biến tại các đơn vị có qui mô nhỏ, nghiệp vụ phát sinh ít. Trong hình thức này cấu trúc của nhật ký – sổ cái được thiết lập nhằm ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo thứ tự thời gian và theo hệ thống và cấu trúc các sổ chi tiết được thiết lập nhằm ghi chép chi tiết các nội dung mà nhật ký – sổ cái không thể ghi chép được. Trình tự ghi chép được thực hiện như sau:

Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc ghi vào nhật ký – sổ cái, sau đó cũng căn cứ các chứng từ này ghi vào các sổ chi tiết.

Cuối tháng, khóa sổ, sau đó căn cứ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu số liệu của bảng tổng hợp chi tiết với số liệu của các tài khoản trong sổ cái phải khớp đúng với nhau.

Hình thức kế toán: Nhật ký chung

Hình thức nhật ký chung - Đây là hình thức sổ kế toán sử dụng các loại sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt, sổ cái và các sổ chi tiết. Cấu trúc của các nhật ký được thiết lập là nhằm ghi chép nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian, cấu trúc của sổ cái là nhằm ghi chép nghiệp vụ theo hệ thống và cấu trúc các sổ chi tiết là để ghi chi tiết các nghiệp vụ. Trình tự ghi chép được thực hiện như sau:

Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc ghi vào nhật ký chung hoặc ghi vào nhật ký đặc biệt, căn cứ các nhật ký ghi vào sổ cái, sau đó căn cứ chứng từ gốc ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.

Cuối tháng, căn cứ các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản tương ứng trong sổ cái, số liệu của chúng phải khớp đúng với nhau.

Hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ

Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức sổ kế toán sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản và có nhiều nhân viên kế toán. Hình thức này bao gồm các loại sổ: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ hoặc thẻ chi tiết. Cấu trúc của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được thiết lập nhằm vào việc đăng ký nghiệp vụ phát sinh theo thời gian, quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Cấu trúc của sổ cái là nhằm ghi chép các nghiệp vụ theo hệ thống (theo tài khoản tổng quát). Cấu trúc sổ chi tiết nhằm ghi chi tiết các nội dung mà sổ tổng hợp không thể ghi chép được. Trình tự ghi sổ được thực hiện như sau:

Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ, căn cứ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng chứng từ ghi sổ này ghi vào sổ cái. Đồng thời căn cứ chứng từ gốc ghi vào các sổ chi tiết liên quan.

Cuối tháng, khóa sổ, căn cứ các sổ chi tiết lập sác bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với các tài khoản trong sổ cái. Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Đối chiếu bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, số liệu giữa các sổ đối chiếu phải khớp đúng với nhau.

Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ

Hình thức nhật ký – chứng từ là hình thức có nhiều ưu điểm nhất trong điều kiện kế toán thủ công, được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn có nhiều nghiệp vụ và nhiều nhân viên kế toán có trình độ cao. Hình thức này bao gồm các sổ sách sau: nhật ký – chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ chi tiết.

Cấu trúc của nhật ký – chứng từ được thiết lập dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo vế có của tài khoản, nó kết hợp giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa ghi thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống, giữa kế toán hàng ngày với yêu cầu tổng hợp các chỉ tiêu. Sổ cái là để ghi theo hệ thống và sổ chi tiết là để ghi các chi tiết nghiệp vụ. Trình tự ghi sổ được thực hiện như sau:

Hàng ngày, căn cứ chứng từ gốc ghi trực tiếp vào nhật ký – chứng từ, bảng kê và sổ chi tiết có liên quan hoặc căn cứ chứng từ gốc ghi vào bảng kê để cuối tháng ghi vào nhật ký – chứng từ.

Cuối tháng, khóa sổ, lấy số tổng cộng trên nhật ký chứng từ ghi vào sổ cái, căn cứ sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu bảng với các tài khoản trong sổ cái.