Quản lý bảo hành, sửa chữa trong gara ô tô, cửa hàng xe máy

Để quản lý bảo hành, sửa chữa trong gara ô tô, cửa hàng sửa chữa xe máy một cách HIỆU QUẢ ta cần có nhiều yếu tố. Từ phần mềm, hệ thống, quy trình và con người đều cần có sự đồng bộ và nhuần nhuyễn. Hôm nay, Trường sẽ chia sẻ với các bạn một số điểm chính giúp bạn quản lý công việc bảo hành, sửa chữa của cửa hàng sửa chữa xe máy, gara ô tô một cách hiệu quả. Xem thêm: Phần mềm quản lý kho, bán hàng, công nợ PRO Phần mềm chăm sóc khách hàng 1. Danh sách khách hàng Xây dựng danh mục thông tin khách hàng đầy đủ nhất có thể là điều đầu tiên bạn cần phải làm. Trong kinh doanh, nếu ta không hiểu khách hàng thì ta làm sao biết để chăm sóc họ. Thời buổi hiện nay, sự chênh lệch về chất lượng sản phẩm, mặt bằng,… không quá lớn. Để cạnh tranh được thì dịch vụ chăm sóc khách hàng phải tốt hơn. Đơn giản như sang tuần là sinh nhật của khách VIP ABC nào đó, để tăng sự hiện diện và thân thiết với khách hàng, bạn sẽ gửi mail hoặc quà sinh nhật tới khách. Vậy, làm thế nào để biết là sắp tới sinh nhật của khách đó? Giải pháp: Đơn giản là chỉ cần ghi nhận mọi thông tin của khách hàng ở lần đầu tiên họ đến sửa chữa hoặc thậm chí họ chưa tới sửa lần nào cũng nên cho vào. Một số thông tin quan trọng của 1 danh sách khách hàng dành cho cửa hàng sửa chữa xe máy, ô tô: – Biển số xe – Tên khách, địa chỉ, SĐT – Số km đã chạy – Thông tin về xe: Dòng xe, đời xe, năm sản xuất,… Trong đó, Biển số xe thường là quan trọng nhất và bắt buộc phải có. 2. Lịch sử sửa chữa ô tô/ xe máy và Quản trị trải nghiệm khách hàng, quản trị mua hàng, tồn kho Ngoài các thông tin cơ bản về khách hàng như ở bước 1, bạn cần lưu lại lịch sử tất cả các lần sửa chữa, chi tiết cho từng linh kiện thay thế, dịch vụ đã sử dụng. Ví dụ như: – Họ đã thay dầu ngày nào, số km của từng lần thay dầu – Các chi tiết, linh kiện đã thay của lần sửa gần nhất là gì? – Tổng giá trị dịch vụ họ đã sử dụng từ trước tới giờ là bao nhiêu? … và rất nhiều thông tin khác liên quan tới lịch sử sửa chữa ô tô/ xe máy của khách. Khi ta biết được lịch sử, giúp ta dễ dàng tạo sự gắn kết với khách hàng hơn, đơn giản như: – Phân loại khách hàng: Tiềm năng hay VIP hay bình thường – Các dòng xe hay được sửa chữa, các linh kiện thường được thay thế,… để có kế hoạch nhập linh kiện phù hợp. Tránh tồn kho nhiều các linh kiện ít được thay thế giúp tăng vòng quay tồn kho và hiệu quả kinh doanh. – Phòng dịch vụ khách hàng dễ dàng Cung cấp thông tin tới Kỹ sư trưởng hoặc thợ máy về các hỏng hóc hay gặp gần để giúp nâng cao chất lượng dịch vụ lên tốt nhất có thể. – Chủ động gọi điện nhắc nhở khách hàng về việc đi bảo dưỡng định kỳ, thay dầu,… 3. Tự động nhắc lịch bảo hành/ chăm sóc: Gọi điện, email, gửi quà… Như bạn thấy đấy, lịch sử chăm sóc khách hàng vô cùng quan trọng với mọi ngành nghề và công ty. Và đây là chìa khóa để thành công trong môi trường hiện đại ngày nay. Khi có được lịch sử, ta sẽ dễ dàng có thể thiết kế thêm phần tự động nhắc lịch bảo hành, kiểm tra,… Đơn cử như: Trong tuần tới, có những khách nào cần bảo dưỡng hay cần thay dầu. Tháng tới là sinh nhật của những ai Tuần tới là ngày phụ nữ việt nam, tôi cần phần mềm nhắc nhở danh sách khách nữ … và rất nhiều yêu cầu khác Khi có thông tin chi tiết về khách hàng cũng như lịch sử, ta có thể yêu cầu các công ty phần mềm thiết kế Module chăm sóc khách hàng rất hiệu quả và linh hoạt. Bạn chỉ cần click xem là mọi thông tin về khách hàng sẽ hiện lên để bạn chủ động kế hoạch chăm sóc khách hàng. 4. Phần mềm quản lý bán hàng trong cửa hàng sửa chữa xe máy, ô tô Với các gara ô tô hay cửa hàng xe máy có hàng chục xe bảo hành hay sửa chữa mỗi ngày. Lượng thông tin khách hàng theo thời gian có thể lên tới hàng nghìn biển số xe hay hàng chục nghìn linh kiện thay thế. Nếu bạn dùng sổ tay hoặc nhớ trong đầu thì không thể nào thực hiện tốt việc chăm sóc khách hàng hay quản tồn kho, quản trị mua hàng,… Bạn cần có một phần mềm dễ sử dụng và linh hoạt. 4.1. Dễ sử dụng Hiện nay có nhiều phần mềm khá phức tạp với nhiều tính năng không dùng tới. Vừa lãng phí vừa khó dùng. Phần mềm là công cụ giúp bạn tiết kiệm thời gian chứ không phải lấy đi thời gian và sức khỏe của bạn quá nhiều. Do vậy, bạn cần lựa chọn kỹ trước khi mua phần mềm 4.2. Linh hoạt Phần mềm quản lý bán hàng cho các cửa hàng xe máy, ô tô cần có sự linh hoạt. Thường thì rất ít phần mềm dựng sẵn đáp ứng tốt nhu cầu của mọi cửa hàng. Nên nếu bạn không hiểu rõ mình cần những gì ngay từ đầu để lựa chọn phần mềm phù hợp thì bạn nên chọn phần mềm linh hoạt khi sửa chữa, bổ sung. Quan trọng là khi bổ sung, sửa chữa không mất nhiều thời gian, chi phí thấp 5. Các phương pháp khi 5.1. Gọi điện và gửi quà vẫn là phương pháp hiệu quả nhất Hiện tại và trong tương lai gần thì đây vẫn là 2 phương pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất đối với các cửa hàng bán/ sửa chữa xe máy, gara ô tô Khi gọi điện, bạn dễ dàng trao đổi với họ về tình hình xe xem có hỏng hóc, bất thường gì không. Và với một đội ngũ nhân viên thạo việc thì có thể tư vấn rất nhiều vấn đề cho khách qua điện thoại. Điều đó giúp cửa hàng lấy được lòng tin và sự yêu mến từ khách hàng. Khách hàng sẽ thấy mình được quan tâm khi nhận được một món quà nhỏ vào dịp sinh nhật. Giá trị nhỏ nhưng ít nghĩa lớn. Và cực kỳ có lợi cho cửa hàng bạn. 5.2. Hãy cẩn thận khi dùng Email Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều dùng email marketing. Nhưng đa phần các email họ gửi đi đều vào spam (ngay cả doanh nghiệp lớn & nhiều tiền). Tại sao lại vậy? Bởi lẽ, email gửi tới khách hàng toàn là quảng cáo sản phẩm. Đó không phải là cái khách hàng lúc nào cũng thích và quan tâm. Chưa nói tới việc, các doanh nghiệp triển khai marketing thuê dịch vụ giá rẻ, hoặc soạn nội dung email có điểm spam cao,… dẫn tới mail không thể tiếp cận khách hàng tiềm năng. Hình thức này hiệu quả thấp với hầu hết doanh nghiệp. 5.3. Chương trình thẻ Tích điểm, coupon Đây là một hình thức hay trong chăm sóc khách hàng. Đơn cử như, Thay vì giảm giá trực tiếp ta tặng khách hàng voucher để lần tới tiếp tục sử dụng dịch vụ của cửa hàng. Hoặc khi họ tích lũy đủ một số điểm nhất định sẽ được ưu đãi A, B, C nào đó. Vừa thể hiện rằng mình quan tâm tới khách vừa tạo cơ hội cho mình được cung cấp cho họ nhiều giá trị hơn trong tương lai từ đó xây dựng lòng tin. Từ thực tế tư vấn, Trường thấy các gara ô tô trong hồ chí minh hay áp dụng các chương trình tích điểm, Voucher. Và họ cho phản hồi lại khá tốt. Trên đây là các ý chính và quan trọng trong chăm sóc khách hàng dành cho cửa hàng sửa chữa ô tô, xe máy. Trường rất hi vọng, sẽ giúp ích cho bạn trong việc triển khai áp dụng tại cửa hàng mình. Thân, Trườngpx – CEO Webkynang Việt Nam Co., Ltd