Quá trình tham gia đấu thầu

Theo nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày01-09-1999 thì tổ chức đấu thầu được thực hiện theo các bước sau:

• Sơ tuyển nhà thầu (nếu có)
• Lập hồ sơ mời thầu
• Gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu
• Nhận và quản lý hồ sơ mời thầu
• Mở thầu
• Đánh giá và xếp hạng nhà thầu
• Trình duyệt kết quả đấu thầu
• Công bố trúng thầu và kí hợp đồng

Ta có thể khái quát trình tự này bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ2: Trình tự tổ chức đấu thầu

Trên đây là các bước trong quy trình tổ chức đấu thầu được áp dụng chủ yếu cho bên mời thầu. Còn với các nhà thầu khi tham gia vào họ sẽ tập trung ở bước sơ tuyển nhà thầu(nếu có) và bước lập hồ sơ mời thầu. Bộ phận Marketing của công ty sẽ trực tiếp thay mặt công ty tham gia đàm phán thương thuyết, nghiên cứu nắm bắt được những thông tin có liên quan đến những yêu cầu từ phía chủ đầu tư, để từ đó đưa ra được những giải pháp có lợi, thể hiện được năng lực thực tế của nhà thầu trước bên mời thầu. Ngoài ra, bộ phận Marketing của công ty có thể tham gia vào việc tư vấn cho chủ đầu tư về thiết kế các nội dung trong hồ sơ mời thầu nếu như có yêu cầu. Như vậy lòng tin của chủ đầu tư với nhà thầu sẽ được cải thiện, nâng cao khả năng trúng thầu cho nhà thầu.

Tại bước công bố trúng thầu và tiến hành ký hợp đồng trong tiến trình tham gia đấu thầu của các bên, tuy là bước cuối cùng nhưng đây cũng là điểm bắt đầu của các công việc tiếp theo mà các bên cần phải làm sau khi hợp đồng được ký kết. Ví dụ như trong hợp đồng kinh tế về bán máy phát điện của công ty TNHH Cát Lâm thì sau khi hợp đồng được ký, công ty phải liên hệ với nhà cung cấp ở nước ngoài để nhập máy về rồi chuyển tới nơi cần đặt máy sau đó lắp đặt, chạy thử và bàn giao cho chủ đầu tư. Dù có trúng thầu hay không, bộ phận Marketing của công ty cũng phải rút ra được những gì đã làm được những gì chưa làm được để có những điều chỉnh kịp thời tạo điều kiện cho những đợt đấu thầu sau.

Trên đây là các bước cần phải tiến hành khi tham gia hoạt động đấu thầu mà chính phủ đã ban hành trong nghị định 88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999, cùng với các văn bản về quy chế quy tắc được ban hành kèm theo.

Công tác dự thầu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Nó bao gồm những công việc liên quan đến quá trình tìm kiếm thông tin và cuối cùng là tham gia vào đấu thầu để ký kết các hợp đồng lắp đặt.

Ta có thể nhận thấy, công tác dự thầu là bước khởi đầu cho toàn bộ quá trình kinh doanh tiếp theo, nó có liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm của công ty. Theo quy định tại khoản 2 điều 9 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999 của Chính phủ thì nhà thầu tham gia dự thầu phải đảm bảo các điều kiện sau:

- Có giấy đăng ký kinh doanh. Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị phức tạp được quy định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng ký kinh doanh phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà

sản xuất.

- Có đủ năng lực tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu

- Chỉ được tham gia một đơn vị thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hay liên doanh dự thầu. Trường hợp tổng công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trực thuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một gói thầu, song song với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu(các đơn vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Mặc dù việc đấu thầu trong nước và đấu thầu nước ngoài là có khác nhau, nhưng không nhiều, nên có thể khái quát trình tự dự thầu gồm năm bước như sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Trình tự các bước dự thầu