Nội dung và phương pháp hạch toán

* Hạch toán lao động

Bao gồm hạch toán về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.

+ Hạch toán số lượng lao động: là việc theo dõi kịp thời, chính xác tình hình tăng, giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính trả lương là các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách thường do phòng lao động tiền lương lập nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có.

Bên cạnh đó doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động được mở cho từng người để quản lý cả về số lượng lẫn chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với người lao động.

Số lượng lao động tăng lên khi doanh nghiệp tuyển dụng thêm lao động. Chứng từ là các hợp đồng lao động.

Số lượng lao động giảm khi lao động chuyển công tác khác, thôi việc, về hưu, nghỉ mất sức… Chứng từ các quyết định của Giám đốc doanh nghiệp.

+ Hạch toán thời gian lao động: Là việc ghi chép kịp thời, chính xác thời gian lao động của từng người trên cơ sở đó tính lương phải trả cho chính xác. Hạch toán lao động phản ánh số ngày, số giờ làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của người lao động, từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

Chứng từ hạch toán là bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ việc của từng người. Bảng do tổ trưởng trực tiếp ghi và để nơi công khai để mọi người giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương, thưởng cho từng bộ phận.

+ Hạch toán kết quả lao động: Là ghi chép kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng sản phẩm hoàn thành của từng người để từ đó tính lương, thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả hoạt động thực tế, tính toán định mức lao động từng người, từng bộ phận và cả doanh nghiệp.

Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng những loại chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ theo loại hình, đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp nhưng những chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu.

Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, lãnh đạo duyệt y. Sau đó chuyển cho nhân viên hạch toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về phòng lao động tiền lương xác nhận. Cuối cùng chuyển về phòng kế toán của doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Để tổng hợp kết quả lao động thì tại mỗi phân xưởng, bộ phận nhân viên hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các bộ phận gửi đến hàng ngày (hoặc định kỳ) để ghi kết quả lao động từng người, từng bộ phận vào sổ cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán doanh nghiệp cũng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp.

* Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương doanh nghiệp sử dụng các chứng từ sau:

- Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho công nhân viên đồng thời để kiểm tra việc thanh toán lương cho công nhân viên trong đơn vị. Bảng thanh toán lương được lập hàng tháng, lương ứng với bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH… Cơ sở để lập bảng thanh toán lương là cấp các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu nghỉ hưởng BHXH. Cuối mỗi tháng căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng hay phụ trách kế toán và Giám đốc đơn vị duyệt. Trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lương cho công nhân viên. Bảng thanh toán lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị.

- Bảng thanh toán BHXH: là chứng từ làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng ban, bộ phận hay cho toàn đơn vị. Cơ sở để lập bảng này là "Phiếu nghỉ hưởng BHXH", khi lập bảng phải ghi chi tiết từng trường hợp nghỉ và trong mỗi trường hợp phải phân ra số ngày, số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. Cuối tháng kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền được trợ cấp trong tháng và luỹ kế từ đầu năm đến tháng báo cáo cho từng người và cho toàn đơn vị. Bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi.

Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất khác với các đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị hành chính sự nghiệp được trang trải các chi phí hoạt động thể hiện các nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân sách hoặc từ công quỹ theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Cho nên tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán cũng khác nhau.

* Đối với các doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh

Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK334 "Phải trả công nhân viên: Dùng để theo dõi các khoản phải trả công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, phụ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.

Kết cấu:

Bên nợ:

Các khoản đã trả công nhân viên

Các khoản khấu trừ vào lương

Các khoản ứng trước

Kết chuyển lương chưa lĩnh.

Bên có:

Tất cả các khoản trả công nhân viên.

Dư có:

Số trả thừa cho công nhân viên.

Trong hệ thống tài khoản không có tài khoản cấp 2 nhưng chế độ kế toán thường mở 2 tài khoản cấp 2.

TK 3341: Chuyên theo dõi tiền lương

TK 3342: Theo dõi các khoản khác ngoài lương.

TK 338: "Phải trả và phải nộp khác": Phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT…

Kết cấu:

Bên nợ:

Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.

Các khoản đã chi về KPCĐ tại đơn vị.

Xử lý giá trị tài sản thừa.

Bên có:

Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ

Trích các khoản theo lương và chi phí hàng ngày

Dư nợ:

Số chi không hết phải nộp tiếp

TK338 có 5 tài khoản cấp 2, trong đó có 3 tài khoản liên quan trực tiếp đến công nhân viên là:

TK 3382: "Kinh phí công đoàn"

TK3383: "Bảo hiểm xã hội"

TK3384: "Bảo hiểm y tế"

+ Phương pháp hạch toán

Hàng tháng trên cơ sở tính toán tiền lương, tiền công phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ.

Nợ TK 662, 627, 641, 642, 241

Có TK 334

Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí, kế toán ghi

Nợ TK662, 627, 641, 642, 241.

Có TK 338 (3382, 3383, 3384)

Phản ánh các khoản BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…

Nợ TK 338 (3383)

Có TK 334

Cuối kỳ tính trả số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên từ quỹ khen thưởng.

Nợ TK 431 (4311)

Có TK 334

Tính BHXH, BHYT trừ vào lương của người lao động

Nợ TK 334

Có TK 338 (3381,3382)

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên

Nợ TK 334

Có TK 333 (3338), 141, 138

Thanh toán lương và các khoản trích theo lương cho công nhân viên.

Nợ TK 334

Có TK 111, 112

Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hoá

Nợ TK 632

Có TK 152, 153, 154, 155

Nợ TK 334

Có TK333 (33311)

Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ

Nợ TK 338 (3382,3383, 3384)

Có TK 111,112

Chi tiêu KPCĐ, BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp bù

Nợ TK 111,112

Có TK 338 (3382, 3383)

Số chi không hết phải nộp tiếp cho cơ quan quản lý quỹ

Nợ TK 338 (3382, 3383)

Có TK 111,112

Cuối kỳ kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh

Nợ TK334

Có TK338 (3388)

Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp sản xuất được thể hiện qua sơ đồ sau:

* Đối với các đơn vị Hành chính sự nghiệp: Tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương của các khoản trích theo lương như sau:

TK334 "Phải trả viên chức": Dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả theo chế độ Nhà nước quy định.

Kết cấu:

Bên nợ:

Các khoản đã trả cho công chức, viên chức và các đối tượng khác.

Các khoản đã khấu trừ vào lương.

Bên có:

Tiền lương và các khoản phải trả cho công chức, viên chức và các đối tượng khác trong đơn vị.

Dư có:

Cáckhoản còn phải trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng và các đối tượng khác trong đơn vị.

TK334 có 2 tài khoản cấp 2

TK3341: Phải trả viên chức Nhà nước

TK3348: Phải trả các đối tượng khác.

TK 332 "Các khoản phải nộp theo lương": Phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT của đơn vị.

Kết cấu:

Số BHXH, BHYT đã nộp cơ quan quản lý.

Số BHXH đã thanh toán chi người được hưởng.

Bên có:

Trích BHXH, BHYT tính vào chi phí của đơn vị

Số BHXH được cấp để chi trả cho công nhân viên

Số BHXH, BHYT mà công chức, viên chức phải nộp được trừ vào lương

Số tiền phạt do nộp chậm BHXH.

Dư có:

BHXH, BHYT còn phải nộp cho cơ quan quản lý

Số BHXH được cấp nhưng chi chưa hết.

Dư nợ:

Phản ánh số BHXH đã chi chưa được cơ quan BHXH cấp bù

TK 332 có 2 tài khoản cấp 2:

TK 3321: Bảo hiểm xã hội

TK 3322: Bảo hiểm y tế

+ Phương pháp hạch toán:

Hàng tháng tính tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí, học bổng, phải trả cho viên chức và các đối tượng khác.

Nợ TK 661, 662, 631

Có TK 334 (3341, 3348)

Trích BHXH, BHYT theo quy định

Nợ TK 661, 662, 631

Có TK 334

Có TK 332 (3321, 3322)

Tính ra số BHXH phải trả trực tiếp cho người được hưởng.

Nợ TK 332 (3321)

Có TK 334

Trích quỹ cơ quan để thưởng cho công chức, viên chức

Nợ TK 431 (4311)

Có TK 334

Thanh toán tiền lương, thưởng, phụ cấp, BHXH và các khoản khác.

Nợ TK 334

Có TK 111,112

Nộp BHXH, mua thẻ BHYT

Nợ TK 332

Có TK 111,112, 461

Các khoản tạm ứng, bồi thường được trừ vào lương

Nợ TK 334

Có TK 312, 311

Số BHXH được cấp để chi trả cho các đối tượng được hưởng

Nợ TK 111, 112

Có TK 332 (3321)

Nhận được giấy phạt do nộp chậm BHXH

Nợ TK661, 311

Có TK 332 (3321)