Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

Chứng từ kế toán

Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã được Nhà nước ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản khác của Bộ Tài chính.

Chứng từ dùng để hạch toán vật liệu là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ kế toán liên quan đồng thời là căn cứ để kiểm tra tình hình biến động của nguyên vật liệu. Chứng từ được lập trên cơ sở kiểm nhận nguyên vật liệu hoặc là kiểm nhận kết hợp với đối chiếu (tuỳ theo nguồn nhập) và trên cơ sở xuất kho nguyên vật liệu. Nội dung của chứng từ phải phản ánh được những chỉ tiêu cơ bản như tên, quy cách của nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu nhập hoặc xuất, vì lý do nhập hoặc xuất kho.

Theo chế độ hiện hành kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu (Mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho vật tư (Mẫu 02-VT)

- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08-VT)

- Hóa đơn (GTGT) (Mẫu 01-GTGT)

- Hóa đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : Phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức (Mẫu 04-VT); biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu (Mẫu 05-VT); Phiếu báo nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT) và các chứng từ khác tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.

Sổ chi tiết nguyên vật liệu:

Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

- Sổ (thẻ) kho

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Sổ số dư

Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số nguyên vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày về mặt số lượng. Thẻ kho dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Còn sổ (Thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán từng hàng nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn, kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.