Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của công ty cơ khí ô tô 1-5

Công ty ô tô 1-5 là một công ty có quy mô sản xuất lớn. Do đó việc quản lí tốt các vật tư trong kho hiện có là rất cần thiết. Hiện nay, hệ thống kho của công ty bao gồm các hoạt động sau: hoạt động mua vật tư, hoạt động nhập vật tư vào kho, hoạt động xuất vật tư cho bộ phận sản xuất và hoạt động lên báo cáo định kì hoặc đột xuất khi giám đốc hoặc các phòng ban có liên quan cần đến.

Sơ đồ tổ chức của phòng vật tư tại công ty 1-5

Công ty có tất cả hai kho: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ .

Trong đề án này chỉ xem xét ba hoạt động chính của kho. Đó là hoạt động nhập vật tư khi vật tư về, hoạt động xuất vật tư cho các đơn vị sản xuất và hoạt động lên báo cáo tổng hợp định kì.

Sau đây là quy trình xuất nhập kho và lên báo cáo tổng hợp của bộ phận kho.

- Trước hết là quy trình nhập vật tư. Phòng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất năm, để đưa ra kế hoạch mua sắm vật tư. Dựa vào kế hoạch mua vật tư, phòng vật tư đứng ra mua vật tư. Khi vật tư về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm nhập kho các vật tư đã mua về. Để nhập vật tư vào kho thì bộ phận nhập kho phải có phiếu nhập kho, phiếu này do bộ phận viết phiếu của phòng vật tư lập, theo quy định của bộ tài chính . Tuy nhiên để có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện sau :

• Phải có đơn đặt hàng ( hợp đồng mua sắm vật tư).
• Có biên bản kiểm nghiệm hàng hoá. Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí của các bên như: phòng KCS, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật tư ).

Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư được nhập vào kho. Phiếu nhập kho được lập làm ba liên: liên 1 lưu tại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu tại kho, liên 3 đưa lên phòng kế toán.

- Hoạt động thứ hai là hoạt động xuất kho. Khi bộ phận sản xuất cần vật tư để sản xuất, thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếu xuất kho (phiếu lĩnh vật tư ). Khi có phiếu xuất kho, nhân viên quản lí kho sẽ xuất vật tư cho bộ phận lĩnh vật tư.

Phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. Mỗi liên cũng được lưu tại các phòng kế toán, kho và phòng viết phiếu để lưu vào hồ sơ.

Mỗi một vật tư được nhập kho hay xuất kho đều được thủ kho theo dõi và ghi vào thẻ kho. Mỗi một thẻ kho thì chỉ theo dõi một vật tư duy nhất về số lượng xuất nhập và tồn kho, theo mã của vật tư. Thẻ kho cũng phải theo mẫu quy định sẵn của bộ tài chính. Thẻ kho cũng được lưu tại phòng kế toán của công ty.

Hàng tháng, công ty họp hai lần, do đó bộ phận kho cũng phải lên báo cáo hai lần trong một tháng. Các báo cáo do thủ kho lập. Dựa trên thẻ kho, thủ kho có thể lấy thông tin về vật tư còn tồn kho, số lượng tồn.

Ngoài ra, khi có yêu cầu cần biết thông tin về vật tư của các phòng ban khác,thì thủ kho cũng phải lên các báo cáo không định kì (báo cáo đột xuất). Các báo cáo của kho sẽ được đưa lên các phòng ban khác có liên quan khác như : phòng giám đốc, phòng kế hoạch ( để lên kế hoạch cung ứng vật tư ), phòng điều hành, và phòng kế toán (theo dõi giá trị của vật tư còn tồn kho).

- Công tác lên báo cáo tồn kho còn nhằm xác định lường hàng tồn tối thiểu cho sản xuất, để kịp thời cung ứng vật tư.