Làm quen với chương trình Microsoft Excel

Những thao tác đầu tiên với bảng tính

Sổ bảng tính và tờ bảng tính là gì?

Sau khi khởi động chương trình MS Excel, ta có một sổ bảng tính (workbook). Trong một sổ bảng tính có nhiều tờ bảng tính. Một sổ bảng tính có thể gồm từ 1 đến 255 tờ (sheet) bảng tính riêng biệt. Ta thường tập hợp những tờ bảng tính chứa các dữ liệu có liên quan với nhau cùng với các đồ thị, biểu đồ minh họa đi kèm .. thành một sổ bảng tính.

Một sổ bảng tính được ghi thành một tệp (file) có phần tên mở rộng là *.XLS

Một tờ bảng tính gồm nhiều dòng và cột. Theo mặc định, mỗi sổ bảng tính trong Excel gồm 3 tờ bảng tính được xác định bởi các thẻ hiển thị dọc phía dưới màn hình. Tờ bảng tính thứ nhất được gọi là Sheet1, tiếp theo là Sheet2… Như vậy, mỗi khi tạo một sổ bảng tính mới bạn sẽ tạo ra 3 tờ bảng tính trắng. Bạn có thể tăng hoặc giảm số tờ bảng tính trong một sổ bảng tính.

3 tờ bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3

Cột – column:

Một tờ bảng tính chia làm nhiều ô bởi các dòng và các cột. Cột là một tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều dọc.

Dòng tên cột

Bảng có thể có đến 256 cột, được đánh thứ tự bằng các chữ cái A,B,C .. Z,AA, AB,AC.. .. IU, IV.

Dòng - row:

là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều ngang. Các dòng được đánh thứ tự bằng các số 1,2,3,4..

Ô - cell:

là giao điểm của cột và một dòng

Địa chỉ - address:

Địa chỉ của mỗi ô là tổ hợp của chữ cái chỉ cột và con số chỉ dòng: B5, E8 .. Trong hình bên, ô hiện hành là giao điểm của Cột A và dòng 1. Địa chỉ của ô này là A1

Địa chỉ của ô A1

Vùng - domain:

là một tập hợp những ô kế cận nhau tạo thành một hình chữ nhật. Một vùng được xác định bởi tọa độ ô đầu (góc trên trái) và toạ độ ô cuối (góc dưới phải).

Vùng (B2:F4)Vùng ô (:F4)

Mở và đóng chương trình Excel

Khởi động Excel từ nút Start của Windows

• Nhấn chuột vào nút Start của Windows, di chuyển con trỏ chuột vào mục Programs, sau đó chọn tiếp mục Microsoft Excel.

Khởi động chương trình MS Excel

Đóng Excel

• Cách 1: Chọn lệnh File / Exit trong bảng lệnh File
• Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
• Cách 3: Nhấn vào nút đóng (Close Windows) tại góc trên, bên phải màn hình.

Mở một hoặc nhiều bảng tính

Mở một bảng tính đã tồn tại

• Từ thực đơn của lệnh File, chọn lệnh Open.
• Hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ.
• Di chuyển chuột đến tệp tin mà bạn muốn mở, sau đó nhấn đúp chuột vào tên tệp tin để mở.
• Nếu cần thay đổi thư mục khác, ta có thể sử dụng chức năng Up one level để di chuyển lên thư mục mức cao hoặc nhấn chuột vào mũi tên trong trường Look in.

Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau

• Nhấn chuột vào biểu tượng Open . Di chuyển đến thư mục chứa danh sách các tệp tin muốn mở. Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift sau đó nhấn chuột vào tệp tin cuối cùng.

• Nhấn nút Open

Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau

• Nhấn chuột vào biểu tượng Open . Di chuyển đến thư mục chứa danh sách các tệp tin muốn mở. Chọn tệp tin đầu tiên muốn mở, giữ phím Ctrl sau đó nhấn chuột vào các tệp tin khác. Khi thả phím Ctrl, các tệp tin cần mở đã được bôi đen.
• Nhấn nút Open

Tạo một bảng tính mới (theo mẫu mặc định)

Tạo mới sổ bảng tính theo mẫu mặc định

• Nhấn chuột vào biểu tượng New đặt trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa

Ghi lưu bảng tính

• Nhấn chuột vào biểu tượng Save. Nhập tên của bảng tính vào hộp File Name, chọn thư mục sẽ chứa tệp tin, sau đó nhấn nút Save để ghi.

Ghi tệp tin vào đĩa mềm

• Mở bảng lệnh File, chọn lệnh Save As.
• Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống phía bên phải hộp Save in.
• Chọn biểu tượng 3¼ Floppy (A:).
• Nhập tên cho bảng tính sau đó nhấn nút Save.

Ghi lưu bảng tính dưới một tên khác

• Nhấn chuột vào File, chọn lệnh Save As. Ta có thể chọn một thư mục khác để ghi tệp tin vào.
• Nhập tên tệp tin mới trong ô File Name. Nhấn nút Save.

Bài tập: Tạo mới một sổ bảng tính, đặt tên là “Bai tap 1.xls”. Nhập tên

Ghi bảng tính dưới dạng các tệp tin khác nhau như: Text, HTML, tệp định dạng mẫu,…

Ghi tệp tin với kiểu tệp tin khác Excel, ví dụ CSV (comma delimited)

• Mở bảng lệnh File, chọn lệnh Save As.
• Chọn thư mục lưu trữ tệp tin mới rồi gõ tên mới cho tệp tin.
• Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở góc phải hộp Save as type và chọn kiểu tệp tin mà bạn muốn ghi, như HTML, RTF… Nhấn nút Save.

Ghi lưu bảng tính phù hợp với các phiên bản có trước Excel 2000

• Mở bảng lệnh File, chọn lệnh SaveAs. Chọn thư mục lưu trữ tệp tin mới. Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở góc phải của hộp Save as type và chọn kiểu tệp tin muốn ghi, ví dụ: Microsoft Excel 2.1 Worksheet (*.xls).

Để ghi bảng tính Excel dưới dạng Text

• Chọn lệnh File / Save As. Chọn thư mục sẽ chứa tệp tin. Nhấn chuột vào mũi tên chỉ xuống ở bên phải của hộp Save as type: và chọn kiểu Text mong muốn, ví dụ: Text (Tab delimited). Nhấn chuột vào nút Save để ghi

Các bảng tính mẫu (templates) là gì?

• Thông thường, khi làm việc với các bảng tính, chúng ta muốn sử dụng cùng một cách trình bày dữ liệu hay cấu trúc của bảng tính. Mỗi khi tạo một bảng tính mới, chúng ta có thể vẽ lại từ đầu hoặc sử dụng một mẫu bảng tính đã có sẵn. Mẫu bảng tính này được gọi là template. Các mẫu được lưu trữ với phần mở rộng là .XLT và khi chúng được sử dụng để tạo ra bảng tính mới, một bản sao của bảng gốc được tạo ra. Cấu trúc và định dạng của bảng gốc vẫn được giữ nguyên. Để tạo mẫu bảng tính, trước tiên cần tạo mới một tờ bảng tính chứa tất cả các thành phần cần định dạng, sau đó ghi lại dưới dạng tệp tin .XLT.

Ghi sổ bảng tính như một tệp tin mẫu

• Bạn có thể ghi sổ bảng tính giống như một tệp tin Excel mẫu bằng cách chọn Template từ phần Save as type của hộp thoại Save.

Sử dụng bảng tính mẫu

• Từ thanh thực đơn File, chọn New để hiển thị hộp thoại New.
• Chọn bảng tính mẫu. Chú ý rằng ta thường nhìn thấy nhiều thẻ trên hộp thoại này, ví dụ như General và Spreadsheet Solutions. Giả sử lựa chọn một mẫu bảng tính trong thẻ Spreadsheet Solutions (Expense Statement, Invoice, …) Nhấn đúp vào một trong các mẫu do MS Excel đã thiết kế sẵn, giả sử như Purchase Order (Đơn đặt dòng). Khi sử dụng, chỉ việc thay đổi và thêm các dữ liệu vào theo mẫu.

• Nếu muốn dùng bảng tính mẫu mặc định, chọn bảng Workbook từ thẻ General.
• Nhấn OK để mở một bảng tính mới giống bảng mẫu.

Ghi lưu bảng tính để có thể đưa lên trang Web

• Chọn lệnh File / Save As. Trong hộp Save as type chọn kiểu WebPage(*.htm:*.html)

• Nhập tên bảng tính. Một số thông tin định dạng nguyên bản có thể bị mất trong khi xử lý.

Di chuyển giữa các tờ bảng tính trong sổ bảng tính.

Di chuyển giữa các tờ bảng tính khác nhau trong cùng một sổ bảng tính.

• Danh sách các tờ bảng tính được hiển thị phía dưới cửa sổ Excel, muốn di chuyển đến tờ bảng tính nào, chỉ việc nhấn chuột trái vào tên tờ bảng tính đó.

Di chuyển giữa các sổ bảng tính đang mở (sử dụng thanh trạng thái )

• Nhấn chuột vào tên sổ bảng tính hiển thị trong thanh trạng thái của hệ điều hành Windows, nằm phía dưới màn hình như minh hoạ (trong trường hợp này là Book2 và Book3)

Di chuyển giữa các sổ bảng tính đang mở (sử dụng thanh thực đơn Window)

• Trong cửa sổ chương trình Excel, mở bảng lệnh Window, bạn sẽ thấy xuất hiện danh sách các sổ bảng tính đang mở như minh hoạ. Nhấn chuột vào bên trái tên của bảng tính cần di chuyển đến (trường hợp này là Book2)

Sử dụng các chức năng trợ giúp sẵn có.

Người trợ giúp văn phòng là gì? (Office Assistant)

• Theo mặc định, người bạn nhỏ bé thân thiện này sẽ quan sát những gì chúng ta làm và đưa ra những lời khuyên để làm việc hiệu quả hơn.

Lời khuyên ngày hôm nay (Tip of the day)

• Theo mặc định, Excel sẽ hiển thị một lời khuyên mỗi ngày sau khi khởi động Excel. Đây là những lời khuyên rất có ích để trở thành một chuyên gia Excel.

Để hiển thị Người trợ giúp

• Cách 1: Nhấn chuột vào biểu tượng Office Assistant đặt trên thanh công cụ.
• Cách 2: Chọn lệnh Help / Show the Office Assistant

Hiển thị lời khuyên thông qua Người trợ giúp.

• Mỗi khi đưa ra lời khuyên, Người trợ giúp văn phòng sẽ hiển thị một bóng đèn sáng màu xanh lá cây và vàng như minh hoạ. Nếu nhấn vào Người trợ giúp với đèn được hiển thị thì ta sẽ thấy lời khuyên ứng với tình huống mà người sử dụng đang gặp phải.

Giấu Người trợ giúp

• Nhấn chuột phải vào Người trợ giúp văn phòng, chọn lệnh Hide.

Thay đổi biểu tượng Người trợ giúp

• Nhấn chuột phải vào biểu tượng Người trợ giúp văn phòng, chọn lệnh Choose Assistant!..
• Trong thẻ Gallery, sử dụng 2 nút lệnh Back và Next để chọn biểu tượng yêu thích

Một số biểu tượng được ưa thích

Bài tập: Thay đổi biểu tượng Người trợ giúp sang biểu tượng hình con mèo sau:

Hộp thoại Microsoft Excel Help

• Chọn lệnh Help / Microsoft Excel Help để hiển thị hộp thoại trợ giúp

• Lựa chọn cách hiển thị thông tin trợ giúp qua 3 thẻ: Contents, Answer Wizard và Index.

Trợ giúp Microsoft Excel-Thẻ Content

• Các mục trợ giúp được sắp xếp theo từng chủ đề. Nhấn chuột vào bất kì kí hiệu + nào để đi đến các chủ đề con, chi tiết hơn. Các thông tin trợ giúp sẽ xuất hiện ở cửa sổ bên phải của hộp thoại.

MS Excel Help: Hướng dẫn cách thay đổi màu chữ

Trợ giúp Microsoft Excel-Thẻ Answer Wizard

• Trong thẻ Answer Wizard, người dùng nhập vào câu hỏi, Excel Help sẽ hiển thị thông tin tương ứng bên phải cửa sổ:

Trợ giúp Microsoft Excel - Thẻ Index

• Các thông tin trợ giúp được sắp xếp theo từ khoá. Người dùng nhập từ khoá vào hộp thoại Type keywords rồi nhấn nút Search hoặc lựa chọn trong danh sách từ khoá phía dưới để tìm kiếm mọi thông tin hướng dẫn có liên quan.

Thẻ trợ giúp Index.

Phát hiện và sửa chữa lỗi chương trình

• MS Excel 2000 có thêm chức năng tự động tìm kiếm, phát hiện và sửa chữa những tệp tin Excel bị lỗi. Để sử dụng chức năng này, chọn lệnh Help / Detect and Repair…

Chức năng phát hiện và sửa lỗi chương trình

Đóng bảng tính

Chọn lệnh File / Close. Excel sẽ hỏi người sử dụng có muốn ghi lại các thay đổi vừa thực hiện trong bảng tính không. Chọn Yes để ghi, hoặc No để bỏ qua mọi sự thay đổi.

Nhấn nút Yes để ghi lại mọi thay đổi trong bảng tính “Diem thi khoa 3”

Trong trường hợp muốn ghi lại thành một tệp tin mới, hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Nhập tên tệp tin và nhấn nút Save để ghi .

Thay đổi các tham số cơ sở của chương trình

Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ

Theo mặc định, kích thước hiển thị một trang bảng tính trên màn hình là 100%. Tuy nhiên, ta có thể phóng to trang tài liệu lên tối đa 400% hoặc thu nhỏ xuống 25% kích thước thực với công cụ Zoom.

Biểu tượng Zoom và các tỉ lệ phóng to / thu nhỏ

Để phóng to hoặc thu nhỏ trang hiển thị, nhấn chuột vào hình tam giác bên phải biểu tượng Zoom rồi chọn tỉ lệ phần trăm trong danh sách. Cuối danh sách là cách hiển thị tài liệu đặc biệt:

Selection: Chỉ phóng to phần bảng tính được bôi đen

Che giấu / Hiển thị các thanh công cụ

Hiển thị thanh công cụ

Excel có nhiều công cụ và tiện ích giúp người sử dụng trong khi làm việc. Tuy nhiên, diện tích màn hình có giới hạn nên không thể hiển thị hết các công cụ này. Thông thường chỉ chọn hiên thị những công cụ nào thường dùng nhất. Hiển thị nhiều làm vùng soạn thảo hẹp lại và rối mắt khi cần chọn. Ta cần biết cách tùy biến môi trường làm việc, tùy trường hợp cụ thể.

Sau đây là các thanh công cụ được thường xuyên sử dụng:

Standard

Formatting

Thanh công cụ Formatting

Drawing

Thanh công cụ Drawing

Borders

Thanh công cụ Borders

Picture

Thanh công cụ Picture

Che giấu / Hiển thị các thanh công cụ

Chọn lệnh View / Toolbars. Đánh dấu chọn bên trái thanh công cụ cần hiển thị hoặc bỏ dấu chọn nếu muốn giấu thanh công cụ đó

Che giấu / hiển thị các thanh công cụ

Hiển thị các nút chức năng trên thanh công cụ

Ta cũng có thể thay đổi số lượng các nút lệnh trong mỗi thanh công cụ. Thao tác như sau:

Bấm chuột vào mũi tên ở góc phải ngoài cùng của thanh công cụ, chọn Add or remove button, sau đó đánh dấu chọn bên trái các nút lệnh cần được hiển thị

Chia khung nhìn bảng tính theo dòng tiêu đề / cột tiêu đề

Khi kích cỡ của bảng tính tăng tỉ lệ thuân với dữ liệu được nhập vào, người dùng khó có thể xem toàn bộ bảng tính (gồm các dòng / cột tiêu đề và dữ liệu) cùng một lúc. Tuy vậy, bằng công cụ Freeze panes, bảng tính được chia làm hai phần: phần chứa tiêu đề dòng / cột được cố định, phần chứa dữ liệu bị thay đổi khi người dùng cuộn ngang hoặc cuộn dọc bảng tính, giúp người dùng dễ dàng đối chiếu giữa tiêu đề và dữ liệu.

Cố định dòng tiêu đề số 1 để dễ so sánh các dòng dữ liệu số 7, 8, 9…

Chia khung nhìn theo dòng / cột tiêu đề

Nhấn chuột tại ô đầu tiên nằm dưới dòng tiêu đề và bên phải cột tiêu đề.

Chọn thực đơn Window

Chọn lệnh Freeze Panes

Gõ bỏ việc chia khung nhìn

Chọn lệnh Unfreeze Panes trong thực đơn Window

Thay đổi các tham số cơ bản của chương trình

Thao tác chung

• Chọn lệnh Tools / Options. Nhấn chuột vào thẻ General trong hộp hội thoại Options

Hộp thoại Options - thẻ General

Để đặt tên người sử dụng:

• Nhập tên người dùng vào ô User Name

Để đặt thư mục mặc định:

• Nhập đường dẫn tới thư mục muốn đặt làm thư mục mặc định trong ô Default file location. Thư mục mặc định sẽ xuất hiện đầu tiên sau khi chọn lệnh Open và Save .