Khoán ngoài - Mua sắm

Dịch vụ khoán ngoài

a/ Thực hiện các chức năng nhân danh tổ chức

• Hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba để thực hiện các chức năng vận hành của tổ chức thay vì tiến hành chúng một cách có chủ ý.
• Bao quát một phạm vi rộng những thu xếp, bao gồm
  • thông tin lõi và xử lí giao tác
  • dịch vụ Internet
  • trung tâm dịch vụ khách hàng
  • dịch vụ vận hành trung tâm dữ liệu

b/ Cung cấp sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức lúc đầu chưa có

• Tổ chức cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng qua bên thứ ba.
• Chẳng hạn, ngân hàng có thể đi vào mối quan hệ thị trường mà ngân hàng bán cho khách hàng các sản phẩm không mang tính ngân hàng.

c/ Vượt ra ngoài các thuộc tính của tổ chức

• Tổ chức để tên hiệu hay toàn bộ trạng thái đã được qui định cho sản phẩm và dịch vụ của mình thành có nguồn gốc và/hoặc được tiến hành bởi người khác.
• Tổ chức cho phép bên thứ ba tiến hành kinh doanh theo tên hiệu của mình mang tiềm năng dễ gây vấn đề nhất cho mối quan hệ với bên thứ ba và thường cấp quyền kiểm soát giám sát phụ có ý nghĩa.

Rủi ro liên quan tới khoán ngoài

• Dựa vào bên thứ ba có thể làm tăng đáng kể rủi ro cho tổ chức, làm giảm việc kiểm soát quản lí, và do đó đòi hỏi nỗ lực giám sát nhiều của cấp quản lí.
• Việc dùng bên thứ ba của tổ chức để đạt tới mục đích của mình không làm giảm đi trách nhiệm của cấp quản lí tổ chức đảm bảo rằng hoạt động bên thứ ba được tiến hành theo cách an toàn và đúng đắn và tuân thủ với luật định.
• Mối quan hệ với bên thứ ba nên là chủ đề cho cùng việc quản lí rủi ro, an ninh, riêng tư và những chính sách bảo vệ khác vẫn được trông đợi nếu tổ chức tiến hành các hoạt động đó một cách trực tiếp.

Tiến trình quản lí rủi ro

• Thẩm định rủi ro và lập kế hoạch chiến lược
• Tuyển chọn bên thứ ba và trách nhiệm nghề nghiệp
• Chuẩn bị hợp đồng
• Giám sát mối quan hệ bên thứ ba

Vấn đề hợp đồng

- Cấp quản lí phải đảm bảo rằng những trông đợi và nghĩa vụ của từng bên được xác định rõ, được hiểu rõ và thực thi được.

- Tính mật và tính an ninh

- Việc tiếp tục lại kinh doanh và kế hoạch dự phòng

- Nhận diện

- Bảo hiểm

- Giải quyết tranh chấp

- Giới hạn về trách nhiệm pháp lí

- Không trả được và kết thúc

- Phàn nàn của khách hàng

- Nhà cung cấp dịch vụ ngoại quốc

Giám sát mối quan hệ bên thứ ba

Sau khi tham gia vào hợp đồng hay thoả thuận với bên thứ ba,

• Cấp quản lí phải điều phối bên thứ ba theo các hoạt động và hiệu năng của bên đó.
• Cấp quản lí phải dành đủ nhân viên với tri thức chuyên gia cần thiết để giám sát bên thứ ba.

Điều phối tình hình tài chính

• Ước lượng tình hình tài chính của bên thứ ba ít nhất cũng theo hàng năm, và ước lượng thường xuyên hơn khi rủi ro cao.
• Đảm bảo rằng các nghĩa vụ tài chính của bên thứ ba với người kí hợp đồng là được đáp ứng theo cách đúng hạn.
• Xét duyệt sự thích hợp của bao quát bảo hiểm của bên thứ ba.
• So sánh thu nhập/chi phí thực tế với các dự kiến.

Kiểm soát điều phối

• Thực hiện các cuộc họp kiểm điểm đảm bảo phẩm chất tại chỗ.
• Tài trợ cho việc kiểm định có phối hợp và kiểm điểm với nhóm người dùng.
• Kiểm điểm báo cáo kiểm định. Theo dõi mọi khiếm khuyết.
• Kiểm điểm việc lập kế hoạch dự phòng để tiếp tục nghiệp vụ của bên thứ ba và kiểm thử để đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ có thể được khôi phục trong thời gian chấp nhận được.
• Điều phối những thay đổi trong nhân sự bên thứ ba chủ chốt đã được dành cho hợp đồng.

Làm tài liệu

• Nếu tổ chức định quản lí mối quan hệ bên thứ ba thành công, thì nó phải làm tư liệu đúng đắn cho chương trình giám sát của mình.
• Lập danh sách các nhà cung cấp lớn hay bên thứ ba khác mà cấp quản lí đã chi số tiền lớn, hay những người được cho là chủ chốt đối với việc này.
  • Hợp đồng hợp pháp, hiện thời và đầy đủ.
  • Quản lí rủi ro đều đặn và báo cáo hiệu năng được nhận từ bên thứ ba.
  • Kế hoạch nghiệp vụ nhận diện ra tiến trình lập kế hoạch của quản lí, và trácnh nhiệm nghề nghiệp trong việc chọn bên thứ ba.

Chất lượng truy nhập của dịch vụ và hỗ trợ

• Báo cáo kiểm điểm đều đặn làm tư liệu về hiệu năng của bên thứ ba liên quan tới thoả thuận mức dịch vụ.
• Làm tài liệu và theo dõi các vấn đề hiệu năng theo cách thức đúng thời gia.
• Xác định việc huấn luyện thích hợp.
• Duy trì tài liệu và bản ghi liên quan tới việc tuân thủ hợp đồng, cải biên, và giải quyết tranh cãi.
• Họp thường kì với các bên hợp đồng để thảo luận về vấn đề hiệu năng và vận hành

Cấu phần hợp đồng

Hợp đồng bao giờ cũng đề cập tới các cấu phần sau:

• Người kí hợp đồng chủ yếu: thực thể tiến hành khoán ngoài để đạt tới mục đích và là người chủ của sản phẩm cuối.
• Nhà cung cấp: thực thể cung cấp nguồn lực và vật chuyển giao cho người kí hợp đồng chủ yếu.
• Nguồn lực: phương tiện hay tài sản được dùng để đạt tới mục đích. Nguồn lực như phần cứng, phần mềm hay nhà cửa có thể được các bên cung cấp

• Mục đích: lí do của người kí hợp đồng chủ yếu về quan hệ với nhà cung cấp.
• Thoả thuận: hợp đồng nêu đại cương mối quan hệ giữa người kí hợp đồng chủ yếu và nhà cung cấp, và Phát biểu về công việc hay Lệnh làm việc xác định tất cả các vật phẩm chuyển giao và tiêu chí chấp nhận.
• Trách nhiệm công việc: tất cả các hoạt động trong tiến trình chọn nhà cung cấp phải được tóm tắt và làm tư liệu như một phần của tiến trình trách nhiệm công việc. Bản tóm tắt phải bao gồm tất cả các nhà cung cấp được xét tới, kết quả bản chào thầu Request for Quote (RFQ), và việc kiểm tra kinh nghiệm làm việc được dùng để đi tới quyết định.
• Điều khoản và điều kiện hợp đồng có liên quan: tất cả mọi thoả thuận đều phải được kiểm điểm qua thảo luận pháp lí thích hợp và việc quản lí hợp đồng/nguồn/sở hữu trí tuệ trước khi cam kết từng phần hay toàn thể.

Thoả thuận cấp phép và hợp đồng nhà cung cấp

• Thoả thuận cấp phép và hợp đồng phải được thương lượng trước để cho chúng có sẵn khi cần tới cho hoạt động sản xuất.
• Phần mềm và tài liệu được chuyển giao ra ngoài nước đòi hỏi có giấy phép xuất khẩu và giấy phép nhập khẩu hợp lệ.
• Tất cả các phần mềm, nâng cấp và tài liệu phải đưa qua cuộc họp kiểm điểm phân loại xuất/nhập khẩu của ban quản trị để đảm bảo việc cấp phép đúng.
• Nên có thoả thuận sử dụng để hạn chế và xác định việc dùng có thẩm quyền và/hoặc đưa ra sản phẩm.

Quản lí hợp đồng

Tiến trình làm hợp đồng là như sau:

1. Dự án xác định rõ chỗ nào đòi hỏi việc xây dựng do bên ngoài thực hiện.
2. Nhận diện người kí hợp đồng có khả năng làm khoán ngoài. Kí kết các phát biểu được giữ bí mật và gửi bản chào thầu Request for Quote (RFQ) cho từng nhà cung cấp có thể.
3. Phân tích kết quả RFQ, và chọn ra người cung cấp tuân thủ theo chính sách, trách nhiệm công việc thường được thực hiện và xác nhận vào lúc này.
4. Xây dựng bản hợp đồng với nhà cung cấp được chọn, và xây dựng Phát biểu công việc ban đầu có cả các cột mốc và tiêu chí chấp nhận.
5. Xác định các trông đợi giao hàng của nhà cung cấp (đặc tả chức năng, kết quả kiểm thử đơn vị, etc..).
6. Điều phối tiến độ và việc phát triển bởi người quản lí dự án và người quản lí phát triển.
7. Kiểm thử các sản phẩm công việc đã chuyển giao rồi chấp nhận hay đệ trình lại để sửa chữa hay gỡ lỗi.
8. Sản phẩm công việc phần mềm được chấp thuận dựa trên điều khoản của hợp đồng và bản phát biểu về công việc SOW.
9. Dự án đi vào phần bảo trì như đặc tả của bản thoả thuận.

Xác định nhu cầu phần mềm

• Cấu phần phần mềm có tại chỗ hiện nay không?
• Có sản phẩm tại chỗ mà có thể được sửa đổi hay nâng cao để khớp với nhu cầu hiện tại không?
• Có giải pháp phần mềm hàng chợ tổng quát không?
• Có giải pháp hàng chợ tổng quát sẽ có tác dụng với sửa đổi nào đó không?
• Nếu không có tất cả các khả năng trên, thì phải xây dựng phần mềm. Nếu thiếu kĩ năng tại chỗ hay nhân lực không sẵn có thì sẽ phải thuê làm hợp đồng hay khoán ngoài cho phần việc này.

Chọn nhà cung cấp

• Thiết lập yêu cầu nghiệp vụ rõ ràng.
• Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ sẽ trở thành cơ sở để tạo ra bản chào thầu Request for Quote (RFQ).
• Cần nhận diện các nhà cung cấp tiềm năng để xem xét.

• Nỗ lực quản lí hợp đồng/nguồn tài liệu/sở hữu trí tuệ là mấu chốt để làm tài liệu về nhà cung cấp và đánh giá hiệu năng của nhà cung cấp.

Thương lượng hợp đồng

• Về mặt kĩ thuật, việc thương lượng bắt đầu khi lần đầu tiên tiếp xúc với nhà cung cấp tiềm năng để lấy thông tin.
• Điều mấu chốt là quản lí sự trông mong của nhà cung cấp từ đầu. Họ không được có thông tin chỉ dẫn rằng họ là nhà cung cấp được chọn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
• Sau khi nhận được và phân tích bản dự thầu RFP, người quản lí dự án cùng với sự trợ giúp từ CSIPM, sẽ xác định ra nhà cung cấp được ưa chuộng.
• Tổ thương lượng bao gồm người quản lí dự án, CSIPM, và cố vấn pháp luật.

Kiểm điểm nhà cung cấp

Có hai kiểu họp kiểm điểm quản lí chủ chốt cho từng hợp đồng.

• Kiểm điểm hợp đồng trên cơ sở thường lệ (theo tháng, theo quí) để đảm bảo việc tuân thủ các điều khoản và điều kiện.
• Họp kiểm điểm quản lí các hoạt động của nhà cung cấp khi thực hiện các nhiệm vụ hợp đồng.

Quản lí nhà cung cấp

• Người quản lí nhà cung cấp (VM) sẽ được chỉ định trong bản kế hoạch dự án cho từng nhà cung cấp đã có hợp đồng làm việc với dự án. Thông thường đó chính người quản lí dự án hay người quản lí phát triển của dự án đặc biệt.
• Người quản lí nhà cung cấp phải có các thủ tục tại chỗ để đánh giá mức độ hiệu năng và chất lượng của nhà cung cấp trong cả thời hạn dự án

Hiệu năng của nhà cung cấp nên được lập kế hoạch và theo dõi trong tất cả các pha của vòng đời phát triển dự án.

Lập kế hoạch nhà cung cấp và báo cáo trạng thái

• Họp và kiểm điểm nhà cung cấp
• Kiểm điểm sản phẩm công việc của nhà cung cấp
• Kiểm soát thay đổi nhà cung cấp
• Quản lí cấu hình phần mềm nhà cung cấp
• Đảm bảo chất lượng phần mềm nhà cung cấp

Kế hoạch của nhà cung cấp và báo cáo trạng thái

• Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo rằng thủ tục lập kế hoạch dự án của nhà cung cấp tuân thủ phương pháp phát triển ứng dụng phần mềm của tổ chức (SDM).
• Bản kế hoạch của nhà cung cấp phải bao gồm:
  • Chỉ báo hiệu năng (kích cỡ, chi phí, nguồn lực máy tính)
  • Lịch biểu (đường găng và các thành tựu cột mốc)
  • Các hoạt động kĩ thuật
  • Thẩm định rủi ro liên kết với chi phíe, nguồn lực, lịch biểu
  • Tuân thủ an ninh
• Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo rằng nhà cung cấp gửi báo cáo trạng thái thường kì (theo tuần, tháng).

Họp và kiểm điểm nhà cung cấp

• Họp về trạng thái
• Cuộc họp khởi động cho tất cả các thành viên tổ để xem xét về bản kế hoạch dự án, vai trò và trách nhiệm, thủ tục, kế hoạch của nhà cung cấp.
• Kiểm điểm các yêu cầu phần mềm với tổ dự án, cộng đồng doanh nghiệp/người dùng, và nhà cung cấp.
• Các cuộc họp về trạng thái diễn ra tiếp sau đó được tổ chức để thảo luận các vấn đề, mối quan tâm, trạng thái các hoạt động, việc cần làm.

• Xem như một hướng dẫn, cuộc họp kiểm điểm nhà cung cấp phải được tổ chức sau khi hoàn thành:
  • Pha lập kế hoạch
  • Pha xây dựng (phát triển)
  • Pha ổn định hoá (kiểm thử)
  • Pha trình diễn / Đánh giá (kiểm thử chấp nhận của người dùng)
• Họp kiểm điểm tính sẵn sàng bàn giao của nhà cung cấp nên được tổ chức trước mọi việc bàn giao sang kiểm thử tích hợp hay sản phẩm.
• Thủ tục và tiêu chuẩn chấp nhận được xác định cho phần mềm và sản phẩm công việc không là phần mềm:
  • bản ghi nhớ bàn giao của nhà cung cấp
  • kết quả kiểm thử của nhà cung cấp
  • mã nguồn theo Quản lí cấu hình (CM)
  • tài liệu người dùng
• Người quản lí nhà cung cấp đưa ra chữ kí chấp nhận để chỉ ra việc hoàn thành thoả đáng.
  • Hiệu năng của nhà cung cấp được đánh giá theo tiêu chí đánh giá được xác định trong thoả thuận hợp đồng.
  • Việc đánh giá hiệu năng có thể được tiến hành một cách thường kì trong toàn bộ thời gian của hợp đồng, không chỉ vào lúc cuối.
  • Mọi tài liệu đánh giá nên được dùng làm cái vào cho việc chọn nhà cung cấp tương lai.

Kiểm điểm sản phẩm làm việc của nhà cung cấp

• Với mỗi cuộc họp kiểm điểm, phải chuẩn bị báo cáo kiểm điểm và lưu trữ trong bộ tài liệu dự án của người quản lí nhà cung cấp.
• Nhà cung cấp phải được thông báo về bất kì sự không tuân thủ nào bằng văn bản.
• Nhà cung cấp phải tạo ra và thực hiện bản kế hoạch hành động sửa chữa để giải quyết vấn đề.
• Người quản lí nhà cung cấp theo dõi các việc cần làm để kết thúc.

Quản lí thay đổi với nhà cung cấp

• Mọi thay đổi với yêu cầu phần mềm đều phải được trao cho nhà cung cấp bằng văn bản viết.
• Nhà cung cấp phải tuân theo các thủ tục kiểm soát thay đổi và đánh giá tác động của thay đổi.
• Người quản lí nhà cung cấp phải kiểm điểm việc phân tích thay đổi của nhà cung cấp và truyền đạt sự chấp thuận cho tiến hành thay đổi.
• Số lượng các thay đổi phải được điều phối và làm tư liệu rõ ràng.

Quản lí cấu hình phần mềm của nhà cung cấp

• Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo rằng các thủ tục quản lí cấu hình phần mềm là tuân thủ theo phương pháp phát triển phần mềm SDM của tổ chức.
• Người quản lí nhà cung cấp điều phối các hoạt động quản lí cấu hình của nhà ucng cấp và thông báo cho nhà cung cấp, bằng văn bản, về bất kì sự không tuân thủ nào.
• Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo rằng nhà cung cấp đã tiến hành các hành động sửa chữ như được yêu cầu.

Đảm bảo chất lượng của nhà cung cấp

• Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo rằng các thủ tục đảm bảo chất lượng là tuân thủ với phương pháp phát triển phần mềm SDM của tổ chức.
• Tổ chức các cuộc họp kiểm điểm đều đặn để xác định nguồn lực đảm bảo chất lượng phần mềm SQA thích hợp, các kế hoạch đảm bảo chất lượng phần mềm và các chuẩn là thích hợp cho việc điều phối hiệu năng của nhà cung cấp.
• Người quản lí nhà cung cấp điều phối các hoạt động của nhà cung cấp và thông báo cho nhà cung cấp, bằng văn bản, về bất kì sự không tuân thủ nào của họ.
• Người quản lí nhà cung cấp phải đảm bảo rằng nhà cung cấp đã tiến hành các hành động sửa chữa như được yêu cầu.