Khi nào doanh nghiệp phải lập hợp đồng mua bán hàng hoá

Bộ Luật dân sự số 33/2005/QH11 tại Điều 124 quy định hình thức giao dịch dân sự như sau:

“1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.

Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản, phải có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó.”

1. Luật thương mại 2005

Luật Thương mại số 36/2005/QH11 tại Điều 24 quy định về hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:

Điều 24. Hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa“

1. Hợp đồng mua bán hàng hoá được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể.

2. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật quy định phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo các quy định đó.”

Căn cứ theo các quy định trên thì hợp đồng mua bán hàng hóa có thể lập theo các hình thức sau:

– Văn bản.

– Lời nói.

– Email.

– Các hành vi cụ thể khác.

2. Luật doanh nghiệp 2014

Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 chỉ đưa ra những quy định về những loại hợp đồng phải được thực hiện, và quy định thẩm quyền giao kết hợp đồng của doanh nghiệp, mà không quy định về hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa

Theo pháp luật hiện hành, không có văn bản, quy định khi nào việc mua bán hàng hóa bắt buộc phải ký hợp đồng và ký hợp đồng theo hình thức nào? Bằng văn bản, bằng lời nói hay bằng hành vi cụ thể? Luật thuế GTGT, TNDN cũng không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế bằng văn bản mà chỉ yêu cầu phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ khi xác định thuế GTGT và thuế TNDN

Việc khi nào cần phải ký kết hợp đồng và ký kết hợp đồng theo hình thức nào hoàn toàn phụ thuộc vào quan điểm và yêu cầu của mỗi bên tham gia giao dịch. Hoặc tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp mà có quy định đối với các giao dịch kinh tế phải lập hợp đồng bằng văn bản. Hợp đồng được thực hiện dựa trên sự thỏa thuận và tự nguyện của các bên tham gia hợp đồng.

Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, phạm vi hoạt động, mức  vốn kinh doanh, hoặc giá trị hợp đồng giao kết, mà các doanh nghiệp có những quy định về hình thức hợp đồng trong doanh nghiệp của mình. Hiện nay, phù hợp với quy định thanh toán không dùng tiền mặt, nên những doanh nghiệp nhỏ thường quy định hợp đồng có giá trị từ 20 tr trở lên được ký kết bằng văn bản.

Tuy nhiên để đảm bảo quyền và nghĩa vụ chính đáng của các bên, các doanh nghiệp nên ký hợp đồng kinh tế bằng văn bản, làm cơ sở cho doanh nghiệp xử lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi một bên tham gia vi phạm hợp đồng.

Như đã trình bày ở trên, việc ký kết hợp đồng mua bán bằng văn bản với giá trị bao nhiêu, là tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và quy định của từng công ty. Vì thế các doanh nghiệp nên đưa vào Quy chế tài chính của mình các quy định về việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa như:

– Thẩm quyền ký hợp đồng ( Người nào được  ký)

– Giá trị hợp đồng cần lập bằng văn bản ( Hợp đồng có giá trị tối thiểu là bao nhiêu thì phải ký bằng văn bản)

– Loại hợp đồng kinh tế cần  lập bằng văn bản ( Hợp đồng mua bán hàng hóa , Hợp đồng mua TSCĐ, Hợp đồng thuê khoán công việc, Hợp đồng sửa chữa thường xuyên…)

Lưu ý :

• Nhiều doanh nghiệp khi bị cán bộ thuế kiểm tra hợp đồng mua  bán hàng hóa, nhưng do đơn vị không ký bằng văn bản, mà không giải trình quy chế tài chính của doanh nghiệp, dẫn tới bị tính lỗi về việc không có hợp đồng mua bán.
• Nhiều doanh nghiệp ký Hợp đồng mua nhưng không thực hiện, cũng không làm thanh ký để hủy hợp đồng
• Khi thực hiện ký hợp đồng kinh tế với người không phải là đại diện của pháp nhân, các doanh nghiệp cần yêu cầu giấy ủy quyền của người ký

Để hiểu rõ hơn quy định pháp luật về hợp đồng kinh tế, mời các bạn xem bài :
Pháp luật về hợp đồng kinh tế

Phạt vi phạm hợp đồng kinh tế có được tính vào chi phí được trừ không?

Các khoản chi phí được từ khi tính thuế TNDN

Các khoản chi đặc biệt được trừ khi tính thuế TNDN

Những rủi ro thường gặp và cách điều chỉnh đối với hóa đơn mua vào, bán ra