Google Docs & Spreadsheets: trò chơi hay công cụ

Bộ office của Google là sự lựa chọn tuyệt vời cho sự hợp tác nhanh chóng, nhưng vẫn chưa vượt qua được Word và Excel.

Bạn đang tìm kiếm chương trình soạn thảo văn bản và bảng tính miễn phí? Bộ mới ra đời của Google có thể đáp ứng được yêu cầu đó. Nhưng xin đừng vội vui mừng. Miến phí, song không có nghĩa là bạn không phải trả một cái giá nào. Trong khi Spreadsheets mạnh mẽ với tính năng tốc hoạt số, phù hợp với các bảng tính đơn giản thì Docs (trước đây là Writely) lại yếu ớt đến mức chúng tôi không muốn khuyên bạn sử dụng, ngay cả khi chỉ là tình cờ.

Chúng tôi đã tiến hành kiểm tra cặp chương trình này trên Internet Explorer 6 – 7, Opera 9 và Firefox 1.5. Kết quả cho thấy Google Spreadsheets khá thú vị, còn Docs chẳng để lại ấn tượng gì. Hơn nữa có quá nhiều vấn đề về thực thi khiến chúng ta phải ngần ngại khi sử dụng nó, trừ trường hợp không còn cách nào khác.

Trong quá trình kiểm tra, chúng tôi liên tục gặp phải tình huống bực mình với lỗi “Network error”, ngăn không cho ghi lại file đang làm việc. Ngay cả khi kiểm tra ngữ pháp cũng gặp phải lỗi này (từ sau khi Docs yêu cầu bắt buộc phải ghi lại văn bản đầu tiên). Tương tự như vậy, lỗi “Unable to connect to the network” cũng xảy ra liên tục khiến chúng tôi cực kỳ thất vọng, nhưng lại “giúp” chúng tôi có được quyết định cuối cùng là: tốt nhất không nên sử dụng nó. Nếu không, lúc nào bạn cũng sẽ phải lo lắng liệu các văn bản hay bảng tính của mình hôm sau còn dùng được không, hi vọng chúng đừng có tự nhiên biến mất hay tự nhiên bị sửa đổi khiến bạn không còn làm việc được.

Google Docs

Docs là chương trình soạn thảo sơ cấp, tương tự WordPad nhưng có một số thành phần cao hơn. Một số câu lệnh chỉnh sửa bao gồm undo, redo, chỉnh phông chữ (có 19 phông văn bản cộng với kiểu WingDings), 7 cỡ chữ, tô sáng nền, đánh dấu danh sách tự động (sử dụng số hoặc 3 kiểu dấu chấm), thụt lề - tăng lề, căn chỉnh lề (trái, phải, giữa). Bạn có thể chọn một trong 3 kiểu heading style; khoảng cách dòng: single, 1.5, double và triple cùng các thuộc tính superscript, subscript, strikeout.

Bạn có thể chèn thêm các chú thích, siêu liên kết, ngắt trang, ngắt dòng và hình ảnh. Thêm bảng dễ dàng cùng nhiều tuỳ chọn tương tự như chương trình tạo mã nguồn HTML (thêm ô, tạo khoảng cách ô,…). HTML là một trong 5 kiểu định dạng file văn bản (HTML, Word, PDF, OpenOffice, RTF) bạn có thể ghi lại trên server của Google.

Chức năng kiểm tra cú pháp sẽ tô màu nền màu vàng khi phát hiện lỗi; kích phải chuột vào nơi có vấn đề hoặc bổ sung thêm từ vào từ điển của bạn. Ngoài ra còn có chức năng lưu trữ phiên bản cũ, cho phép bạn so sánh hai phiên bản với nhau hoặc chuyển đổi dễ dàng sang phiên bản trước đó. Tuy nhiên chương trình soạn thảo văn bản này thiếu một số tính năng cơ bản như lệnh Find (tìm kiếm) (Docs chỉ hỗ trợ lệnh “Search and Replace“), ….

Mặc dù tốc độ nhanh và độ trễ khi mở file chấp nhận được nhưng Docs không ổn định. Khi bạn tô nền đoạn văn bản và ấn một phím chức năng nào đấy như Del chẳng hạn, Docs phải mất vài giây để xoá nó. Chúng tôi thường xuyên gặp phải vấn đề trễ, hay bị kéo lại khi cắt, dán văn bản, ngay cả với kết nối băng rộng.

Google Spreadsheets và chương trình kết hợp

Google Spreadsheets hỗ trợ hơn 200 tính năng. Với các phép tính đơn giản, sổ làm việc ngắn gọn, nó là sự lựa chọn khá dễ chịu. Nhưng nếu muốn mức độ cao hơn (sử dụng biểu đồ chẳng hạn), bạn sẽ cần chương trình mạnh hơn. Cho đến nay chưa có chương trình bảng tính nào vượt qua được Excel của Microsoft.

Google nói rằng Docs và Spreadsheets mang tính kết hợp lẫn nhau, nhưng chỉ có một chút dấu hiệu của điều đó. Thậm chí bạn không thể chèn một bảng tính Spreadsheets vào văn bản Docs. Màn hình giới thiệu cung cấp một danh sách file chia sẻ và khả năng tìm kiếm từ khoá trong cả hai ứng dụng từ mộ trường input đơn, nhưng cũng chỉ có thế.

Thực tế các ứng dụng này có nguồn gốc khác nhau. Trong Docs, bạn ghi file vào ổ cứng, sử dụng câu lệnh File/Save As; trong Spreadsheets lại là File/Export. Những mâu thuẫn này nên được xoá bỏ trong bản beta tiếp theo.

Cả hai chương trình đều phụ thuộc vào tính năng Print trên trình duyệt của bạn. Vì thế điều khiển print (in) được tối thiểu hoá. Cũng giống như vậy, bạn không thể dùng phím nóng phổ biến Alt+F trên cả Docs và Spreadsheets để ghi file mở theo câu lệnh File trong trình duyệt. Một số phím tắt phổ biến khác có thể dùng được: Docs hỗ trợ Ctr+S (để ghi), Ctrl+A (chọn toàn bộ); Spreadsheets hỗ trợ Ctr+S.

Điểm sáng của Docs và Spreadsheets

Điểm thú vị nhất ở cả hai chương trình này là dễ dàng chia sẻ văn bản với nhiều người dùng. Bạn có thể gửi lời mời tới bạn bè, đồng nghiệp để cho phép họ hoặc là chỉnh sửa, hoặc là xem file văn bản hay bảng tính của bạn. Chương trình được phân phối qua e-mail với một link liên kết. Trong Spreadsheets bạn thậm chí còn được phép mở cửa sổ quản lý một phiên chat khi chỉnh sửa worksheet như đang làm việc trong một nhóm.

Chia sẻ file văn bản dễ hiểu và dễ sử dụng đến không ngờ. Bạn không còn cần dịch vụ thú vị SharePoint như trước nữa. Xuất hiện trong e-mail dưới dạng link văn bản chứ không phải file đính kèm, công việc của bạn chỉ là nhẹ nhàng ghi tên người cộng tác. Trong Docs, bạn có thể ghi văn bản vào một blog. Một link cho phép bạn cài đặt tài khoản Blogger.

Nếu bạn cần phương thức cộng tác nhanh các văn bản text hay xem lại một bảng tính với đồng nghiệp, Docs và Spreadsheets không phải là vô nghĩa. Với giao diện đơn giản, dễ hiểu thân thiện người dùng, hằng ngày bạn có thể làm việc kết hợp với trình soạn thảo văn bản của Microsoft Word hay bảng tính Excel; hoặc một trong ba chương trình đó với chức năng chạy riêng trên máy bạn như OpenOffice. 

T.Thu