Giáo trình Microsoft PowerPoint 2000

Khởi động, thoát khỏi PowerPoint

Tương tự như bất kỳ phần mềm Office nào, sau khi cài đặt bộ Office 2000, biểu tượng của chương trình PowerPoint sẽ được tự động thêm vào menu Programs.

Khởi động PowerPoint từ menu Start

Để khởi động PowerPoint cần thực hiện theo các bước sau:

1. Kích chuột vào nút Start (phía góc trái dưới màn hình), di chuyển trỏ chuột vào mục Programs, sau đó kích chuột vào biểu tượng chương trình Microsoft PowerPoint .

Khởi động chương trình MS PowerPoint

1. Khi đó chương trình PowerPoint sẽ được khởi động cùng với một cửa sổ hội thoại hiện ra như hình 1.1.2 cho phép người dùng thực hiện việc tạo mới bài trình diễn hay mở bài trình diễn đã có sẵn.
2. Kích chuột vào chọn tuỳ chọn Blank presentation nếu muốn tạo mới một bài trình diễn trống hoặc kích chuột vào tuỳ chọn Open an existing presentation nếu muốn mở bài trình diễn gần đây. Sau đó, kích chuột vào nút OK.

Hộp thoại khi khởi động MS PowerPoint

1. Khi đó, một hộp thoại New Slide sẽ được mở ra cho phép người dùng chọn kiểu bố cục cho trang trình diễn đầu tiên của bài trình diễn. Chi tiết về các bước thực hiện sẽ giới thiệu kỹ hơn trong mục 1.1.3.

Đóng PowerPoint

• Cách 1: Kích chuột vào menu File, chọn Exit.
• Cách 2: Kích tổ hợp hai phím Alt+F4.
• Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng nút đóng cửa sổ (phía góc trên bên phải màn hình).Chú ý: Mỗi khi đóng chương trình, nếu bài trình diễn chưa được lưu lại PowerPoint sẽ bật ra hộp hội thoại cho phép người dùng ghi lại (lưu lại) bài trình diễn. Hộp thoại khi đóng PowerPoint nếu bài trình diễn chưa được lưu

• Chọn Yes nếu muốn ghi lại bài trình diễn trước khi đóng chương trình.
• Chọn No nếu không muốn ghi bài trình diễn đồng thời đóng chương trình.
• Chọn Cancel nếu chưa muốn ghi bài trình diễn và chưa muốn thoát khỏi chương trình PowerPoint.

Mở một hoặc nhiều bài trình diễn

Mở một bài trình diễn đã tồn tại

1. Kích chuột vào menu File, chọn lệnh Open hoặc kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ.
2. Di chuyển chuột đến tệp tin cần mở, sau đó kích đúp chuột vào tên tệp tin cần mở hoặc có thể kích chuột vào tên tệp tin cần mở, sau đó kích nút Open trong hộp thoại Open.Sử dụng công cụ trong hộp thoại Open để mở tệp tinChúng ta có thể sử dụng các nút trên hộp thoại Open để di chuyển đến thư mục chứa các tệp tin cần mở.

• Kích chuột vào nút mũi tên trỏ xuống trên trong ô Look in để hiển thị các thư mục và ổ đĩa trong máy tính.
• Kích chuột vào nút để chuyển lên thư mục mức trên (mức cha) của thư mục hiện tại trong cây thư mục.
• Kích chuột vào nút để tìm kiếm trên Web.
• Kích chuột vào nút để xoá tệp tin hay thư mục đang chọn.
• Kích chuột vào nút để tạo mới một thư mục nằm trong thư mục hiện tại.
• Kích chuột vào nút để thay đổi chế độ hiển thị cho các tệp tin và thư mục trong hộp thoại Open.

Mở một tệp tin PowerPoint đã từng được mở gần đây

• Mở tệp tin đã từng mở gần đây khi PowerPoint đang được mở

Danh sách các tệp tin đã từng mở gần đây nhất được sẽ được hiển thị trong menu File. Để mở các tệp tin này có thể thực hiện bằng cách:

Kích chuột vào menu File, sau đó kích chuột vào tên tệp tin muốn mở từ danh sách các tệp tin (hình 1.1.4)

Danh sách tệp tin đã từng mở gần đây

• Mở các tệp tin đã từng mở gần đây ngay khi khởi động PowerPoint:

Khi hộp thoại PowerPoint xuất hiện trong khi khởi động PowerPoint (hình 1.1.2), kích chuột vào lựa chọn Open an existing presentation. Sau đó, kích chuột vào tên tệp tin muốn mở trong danh sách tên tệp tin ở phía dưới hộp thoại và nhấn nút OK.

Kích chuột vào tên tệp tin trong danh sách các tệp tin từng mở gần đây

Lựa chọn và mở nhiều tệp tin liên tiếp nhau

1. Kích chuột vào biểu tượng Open để mở hộp thoại Open.
2. Di chuyển đến thư mục chứa danh sách các tệp tin muốn mở.
3. Kích chuột để chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách tệp tin muốn mở, nhấn và giữ phím Shift sau đó kích chuột vào tệp tin cuối cùng trong danh sách. Khi đó, các tệp tin trong danh sách sẽ được lựa chọn (bôi đen).Lựa chọn nhiều tệp tin liên tiếp
4. Kích chuột vào nút Open để mở các tệp tin trong danh sách đã chọn. Khi đó, các tệp tin này sẽ được đồng thời mở ra.

Chọn và mở nhiều tệp tin không kề nhau

1. Kích chuột vào biểu tượng Open để mở hộp thoại Open.
2. Di chuyển đến thư mục chứa danh sách các tệp tin muốn mở.
3. Kích chuột vào tệp tin đầu tiên muốn chọn, nhấn và giữ phím Ctrl và kích chuột vào tên các tệp tin khác muốn chọn. Khi đó, các tệp tin muốn chọn sẽ được bôi đen.Lựa chọn các tệp tin không liền kề nhau
4. Kích chuột vào nút Open để mở các tệp tin đã chọn. Khi đó các tệp tin này sẽ được đồng thời mở ra.

Tạo một bài trình diễn mới

Tạo bài trình diễn mới ngay khi bắt đầu khởi động PowerPoint

1. Khởi động PowerPoint.
2. Kích chuột vào tuỳ chọn Blank Presentation trong hộp thoại PowerPoint (hình 1.1.2).
3. Kích nút OK. Khi đó hộp thoại New Slide được mở ra cho phép chọn một kiểu bố cục (slide layout) cho trang trình diễn.
4. Với trang đầu tiên của bài trình diễn, chúng ta nên chọn kiểu bố cục mặc định, đó là kiểu bố cục đầu tiên trong danh sách (Title Slide), và kích nút OK.

Chọn kiểu bố cục (Lay out) cho trang trình diễn

Tạo bài trình diễn mới khi PowerPoint đang được mở.

1. Kích chuột vào menu File, chọn New

Hộp thoại chọn khi tạo bài trình diễn mới

1. Chọn Blank Presentation từ hộp thoại PowerPoint, sau đó kích nút OK.
2. Lựa chọn kiểu bố cục cho trang trình diễn đầu tiên của bài trình diễn bằng cách kích chuột vào kiểu bố cục trong hộp thoại New Slide (hình 1.1.8)sau đó kích nút OK.

Chú ý: Chúng ta cũng có thể thực hiện tạo bài trình diễn mới bằng cách kích chuột vào nút New trên thanh công cụ. Sau đó thực hiện tiếp bước 3 như đã giới thiệu ở trên.

Lưu bài trình diễn vào đĩa cứng, đĩa mềm

Lưu bài trình diễn vào ổ đĩa cứng

1. Kích chuột vào menu File, chọn mục Save as... để mở hộp thoại Save As

Hộp thoại Save as

1. Di chuyển đến thư mục cần lưu tệp tin (việc di chuyển đến một thư mục trong hộp thoại Save As được thực hiện tương tự như việc di chuyển trong hộp thoại Open đã nêu ở phần trước).
2. Nhập tên tệp tin trong ô File name. Chú ý tên tệp tin không được chứa các ký tự đặc biệt như / | ? : ; * > <
3. Nhấn nút Save trong hộp thoại Save as để hoàn tất quá trình lưu bài trình diễn.

Theo mặc định, bài trình diễn PowerPoint được lưu lại thành tệp tin có phần mở rộng .ppt hoặc .pps.

Chú ý: Chúng ta cũng có thể sử dụng nút Save >trên thanh công cụ chuẩn để lưu nhanh bài trình diễn. Khi kích nút Save, nếu bài trình diễn chưa từng được lưu thì hộp thoại Save As cũng được mở ra và cần thực hiện các bước như đã nêu trên để lưu bài trình diễn dưới một tên. Nếu bài trình diễn đã được lưu trước đó, khi kích nút Save, các thay đổi mới nhất của bài trình diễn sẽ được tự động lưu vào tệp tin trình diễn.

Lưu bài trình diễn vào đĩa mềm

1. Kích chuột vào menu File, chọn mục Save As để mở hộp thoại Save As
2. Kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Save in

1. Lựa chọn biểu tượng 31/2 Floppy (A:) (hình 1.1.11)

Hộp thoại Save as - lựa chọn nơi lưu bài trình diễn là đĩa mềm

1. Nhập tên tệp tin vào ô File name sau đó nhấn nút Save để lưu tệp tin vào đĩa mềm.

Lưu bài trình diễn với một tên khác

Một bài trình diễn đã được lưu lại vẫn có thể lưu lại với một tên khác. Cách thực hiện như sau:

1. Kích chuột vào menu File và chọn Save as...
2. Trong hộp thoại Save As được mở ra (tương tự như hình 1.1.10), nhập vào ô File name một tên khác cho tệp tin.
3. Kích chuột vào nút Save để lưu tệp tin đang mở với một tên khác.

Lưu bài trình diễn dưới dạng tệp tin có phần mở rộng khác

• Lưu bài trình diễn dưới dạng tệp tin có phần mở rộng .RTF

Tệp tin có phần mở rộng .RTF là tệp tin văn bản có thể mở được bởi nhiều chương trình khác nhau như Word, Note, Word Pad... Tuy nhiên khi lưu bài trình diễn dưới dạng tệp tin có phần mở rộng .RTF thì các định dạng về hình ảnh, hiệu ứng của bài trình diễn đều bị mất.

Cách thực hiện lưu bài trình diễn dưới dạng tệp tin có phần mở rộng .rtf như sau:

1. Kích chuột vào menu File, chọn Save as... Khi đó hộp thoại Save As được mở ra (tương tự như hình 1.1.10).
2. Lựa chọn thư mục muốn lưu tệp tin.
3. Kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong ô Save as type và lựa chọn kiểu tệp tin muốn lưu, chẳng hạn kiểu Outline/RTF (*.rtf)

Lựa chọn kiểu tệp tin để lưu

1. Nhập tên tệp tin vào ô File name sau đó kích chuột vào nút Save để lưu bài trình diễn thành tệp tin với định dạng tương ứng với kiểu tệp tin đã chọn.

• Lưu bài trình diễn thành dạng tệp tin thuộc phiên bản PowerPoint trước đó.

Với việc lưu bài trình diễn thành định dạng tệp tin thuộc phiên bản PowerPoint trước đó cho phép mở bài trình diễn bằng nhiều chương trình PowerPoint khác nhau.

Các bước thực hiện tương tự như việc lưu một tệp tin với phần mở rộng .rtf, tuy nhiên trong bước 3 cần thực hiện chọn một trong số các tuỳ chọn: PowerPoint 95 (*.ppt), PowerPoint 4 (*.ppt), PowerPoint 97-2000&95 Presentation (*.ppt).

Lựa chọn kiểu tệp tin thuộc các phiên bản PowerPoint khác nhau

• Lưu bài trình diễn dưới dạng một mẫu (Template)

Một mẫu trong PowerPoint hay còn gọi là Template là một tệp tin chứa các thông tin về định dạng bài trình diễn như: màu nền, màu chữ, vị trí các ô văn bản... Có thể tạo ra một mẫu và sau đó áp dụng mẫu này cho các bài trình diễn khác.

Các bước thực hiện lưu bài trình diễn dưới dạng một mẫu cũng được thực hiện tương tự như các bước lưu bài trình diễn với phần mở rộng .rtf (đã giới thiệu), tuy nhiên trong bước 3 cần chọn Design Template (*.pot).

• Lưu bài trình diễn dưới dạng các tệp tin hình ảnh

Các bước thực hiện lưu bài trình diễn thành các tệp tin có hình ảnh (tệp tin có phần mở rộng là .jpg, .gif, .png, .bmp) tương tự như các bước thực hiện lưu tệp tin dưới dạng văn bản (tệp tin có phần mở rộng .rtf), tuy nhiên trong bước 3 cần chọn một trong số các lựa chọn: JPEG File Interchange Format (*.jpg), GIF Graphic Interchange Format (*.gif), PNG Portable Network Graphics Format (*.png), Device Indipendent Bitmap (*.bmp)

Hộp thoại khi lưu tệp tin dưới định dạng hình ảnh

Sau khi đã chọn kiểu tệp tin là định dạng ảnh và nhấn nút Save trong hộp thoại Save As, một hộp thoại như hình 1.1.14 xuất hiện. Kích nút Yes để chấp nhận việc lưu mỗi trang trình diễn thành một hình ảnh nằm trong thư mục có trùng tên với tên vừa đặt cho tệp tin. Kích nút No nếu chỉ muốn lưu một trang diễn hiện tại thành một ảnh.

• Lưu bài trình diễn dưới định dạng WebĐịnh dạng Web là một dạng tệp tin có phần mở rộng là .htm hoặc .html. Khi tệp tin được lưu dưới định dạng Web, có thể sử dụng trình duyệt Web để mở chúng, chẳng hạn như trình duyệt Internet Explorer, Netcape Navigator...

1. Kích chuột vào menu File, chọn mục Save as Web Page.
2. Nhập tên tệp tin cho bài trình diễn vào ô File name, sau đó kích chuột vào nút Publish...

Hộp thoại lưu tệp tin với định dạng Web

1. Chọn tuỳ chọn Complete presentation nếu muốn lưu toàn bộ bài trình diễn sang định dạng Web. Nếu chỉ muốn lưu một số trang của bài trình diễn sang định dạng Web cần nhập số trang đầu tiên muốn chuyển thành định dạng web vào ô Slide number và nhập số trang cuối cùng vào ô through (hình 1.1.16)
2. Chọn trình duyệt (brower) hỗ trợ việc xem tệp tin dạng web này. Ở đây chúng ta chọn tuỳ chọn Microsoft Internet Explorer 4.0 or later(high fidelity).

Hộp thoại Publish as Web Page

1. Kích nút Publish để hoàn tất quá trình lưu tệp tin với định dạng web.

Khi đó, một tệp tin với tên đã đặt và phần mở rộng là .htm sẽ được tạo ra.

Chuyển giữa các bài trình diễn đang mở

Mỗi bài trình diễn đang được mở sẽ hiển thị thành một biểu tượng trên thanh tác vụ phía dưới màn hình.

Để chuyển đến bài trình diễn khác, cần kích chuột vào tên cửa sổ trên thanh tác vụ này. ***SORRY, THIS MEDIA TYPE IS NOT SUPPORTED.*** .

Ngoài ra có một cách khác để di chuyển đên các bài trình diễn khác đang mở là: kích chuột vào menu Windows, sau đó kích chuột vào tên bài trình diễn trong danh sách các bài trình diễn đang mở.

Kích chuột vào tên tệp tin trình diễn muốn chuyển đến trong danh sách

Sử dụng các chức năng trợ giúp

Tương tự như bất kỳ phần mềm nào trong bộ MS-Office, PowerPoint cũng hỗ trợ hệ thống trợ giúp rất hữu ích.

Lời khuyên ngày hôm nay (Tip of the day)

Theo mặc định, chương trình PowerPoint sẽ hiển thị “tip of the day” (mẹo, lời khuyên) ngay khi khởi động. Đọc những mẹo nhỏ này sẽ rất hữu ích khi làm việc với PowerPoint.

Lời khuyên ngày hôm nay

Người trợ giúp văn phòng là gì? (Office Assistant)

Đây là một đối tượng được hỗ trợ trong MS-Office, đối tượng này sẽ quan sát những gì chúng ta làm và đưa ra những lời khuyên để làm việc hiệu quả hơn.

Biểu tượng người trợ giúp

Để hiển thị/ ẩn Người trợ giúp

• Cách 1: Kích chuột vào biểu tượng Office Assistant đặt trên thanh công cụ.
• Cách 2: Kích chuột vào menu Help, chọn Show the Office Assistant /Hide the Office Assistant.

Thay đổi biểu tượng Người trợ giúp

Kích chuột phải vào Người trợ giúp văn phòng, chọn lệnh Choose Assistant!.. Trong thẻ Gallery, sử dụng 2 nút lệnh Back và Next để chọn biểu tượng yêu thích

Một số biểu tượng được ưa thích

Sử dụng trợ giúp “What is this?”

Trong nhiều hộp thoại ta sẽ thấy ký hiệu dấu hỏi ở góc phải bên trên hộp thoại. Đây là nút dùng để xem các định nghĩa (what is this) cho từng thành phần có trên hộp thoại. Tuy nhiên không phải tất cả các hộp thoại đều có nút này. Để sử dụng chức năng trợ giúp này, cần kích chuột vào biểu tượng dấu hỏi và sau đó kích chuột vào một thành phần trên hộp thoại mà chúng ta chưa biết nó là gì và dùng để làm gì.

Xem trợ giúp “What is this"

Cửa sổ Microsoft PowerPoint Help

Kích chuột vào menu Help, chọn Microsoft PowerPoint Help hoặc nhấn phím F1 khi đó Microsoft PowerPoint Help sẽ được mở ra. Trong hộp thoại này có 3 thẻ: Contents, Answer Wizard và Index.

Hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Thẻ Contents trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Các mục trợ giúp được sắp xếp theo từng chủ đề. Kích chuột vào bất kì kí hiệu dấu cộng (+) nào để đi đến các chủ đề con, chi tiết hơn. Các thông tin trợ giúp sẽ xuất hiện ở cửa sổ bên phải của hộp thoại

Thẻ Content trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Thẻ Answer Wizard trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Trong thẻ Answer Wizard, khi người dùng nhập câu hỏi vào vùng What would you like to do? và kích nút Search. Các mục thông tin có liên quan đến câu hỏi vừa nhập sẽ hiển thị phía dưới (vùng Select topic to display) và mục thông tin đầu tiên tìm được sẽ hiển thị trong vùng phía bên phải cửa sổ.

Thẻ Answer wizard trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Thẻ Index trong hộp thoại icrosoft PowerPoint Help

Các thông tin trợ giúp được sắp xếp theo từ khoá. Người dùng nhập từ khoá vào hộp thoại Type keywords rồi nhấn nút Search hoặc lựa chọn trong danh sách từ khoá phía dưới để tìm kiếm mọi thông tin hướng dẫn có liên quan.

Thẻ Index trong hộp thoại Microsoft PowerPoint Help

Đóng bài trình diễn

Để đóng một bài trình diễn, cần thực hiện:

1. Kích chuột vào menu File, chọn mục Close hoặc kích chuột vào biểu tượng dấu nhấn x ở góc trên phải của màn hình.

1. Nếu bài trình diễn chưa được lưu những thay đổi, PowerPoint sẽ bật ra một hộp hội thoại (hình 1.1.24) hỏi xem người dùng có muốn lưu bài trình diễn không?

Hộp thoại xuất hiện khi đóng bài trình diễn mà chưa được lưu

1. Kích nút Yes nếu muốn lưu bài trình diễn và bài trình diễn, kích nút No nếu chỉ muốn đóng bài trình diễn mà không muốn lưu lại những thay đổi, kích nút Cancel nếu không muốn đóng bài trình diễn.

Sử dụng công cụ phóng to/ thu nhỏ trang

Công cụ phóng to/ thu nhỏ (Zoom) cho phép phóng to hay thu nhỏ trang trình diễn trong chế độ soạn thảo. Mức độ phóng to hay thu nhỏ được tính theo tỷ lệ phần trăm %.

Để phóng to trang trình diễn khi soạn thảo, cần thực hiện theo các bước.

1. Kích chuột vào trang trình diễn muốn phóng to hay thu nhỏ.
2. Di chuyển chuột đến nút Zoom trên thanh công cụ chuẩn, sau đó kích chuột vào mũi tên để lựa chọn tỷ lệ hiển thị bài trình diễn cho phù hợp.

Hiển thị (ẩn) các thanh công cụ

1. Kích chuột vào menu View, chọn mục Toolbars.
2. Kích chuột vào tên thanh công cụ để đánh dấu (hoặc bỏ đánh dấu), khi đó thanh cụ tương ứng sẽ được hiển thị (hoặc được ẩn đi).

Hiển thị (hoặc ẩn) thanh công cụ

Một số thanh công cụ thông dụng thường sử dụng.

Thanh công cụ chuẩn Standard

Thanh công cụ Standard

Thanh công cụ định dạng Formatting

Thanh công cụ Formatting

Chú ý: Có một cách khác để ẩn (hoặc hiện) thanh công cụ: Kích chuột phải vào một vị trí bất kỳ trên thanh công cụ đang hiển thị, khi đó danh sách các thanh công cụ sẽ được hiển thị trong menu con. Kích chuột vào tên thanh công cụ để đánh dấu (hay bỏ đánh dấu) để hiển thị (hoặc ẩn) thanh công cụ.

Hiển thị (ẩn) thanh công cụ bằng cách kích chuột phải