Giám sát dự án

Trong chương này, chúng ta đã xem xét lại chức năng giám sát, liên hệ chức năng này với với lập kế hoạch và kiểm soát dự án, và mô tả vai trò của nó trong tiến trình thực hiện dự án.

Những yêu cầu đối với công tác giám sát đã được thảo luận, thêm vào đó là các nhu cầu về dữ liệu và những lưu ý đối với công tác báo cáo. Cuối cùng, một số kỹ thuật để giám sát tiến độ đã được minh hoạ và một số hệ thống thông tin quản lý dự án trên máy tính được mô tả.

Các điểm cụ thể đưa ra trong chương này như sau:

• Điểm quan trọng là chu trình lập kế hoạch-giám sát-kiểm soát là một chu trình khép kín dựa trên cấu trúc tương tự như hệ thống của cơ quan chủ quản.

• Nhiệm vụ đầu tiên trong thiết kế hệ thống giám sát là xác định các nhân tố then chốt trong kế hoạch hoạt động của dự án cần được giám sát và đặt ra các tiêu chuẩn cho chúng. Các nhân tố nên hướng tới kết quả hơn là các hoạt động.

• Dữ liệu được thu thập thông thường bằng một trong các cách đếm tần suất, số lượng, các tỉ lệ số có tính chủ quan, các số chỉ thị, hoặc đo lường bằng lời nói.

• Các báo cáo dự án gồm ba hình thức: thường lệ, ngoại lệ, và phân tích đặc biệt.

• Các báo cáo dự án nên bao gồm một khối lượng các chi tiết phù hợp với cấp độ mục tiêu của quản lý theo một tần suất phù hợp với nhu cầu kiểm soát (nghĩa là có thể không phải là hàng tuần hay những cơ sở thường xuyên như vậy). Thông thường hơn, các báo cáo được đưa ra gần với thời điểm các mốc quan trọng.

• Có ba vấn đề thường gặp với trong báo cáo dự án gồm: quá nhiều chi tiết, thiếu liên hệ chặt chẽ với hệ thống báo cáo của công ty chủ quản và sự liên hệ không chặt chẽ giữa lập kế hoạch và các hệ thống giám sát.

• Sơ đồ giá trị thu được minh hoạ tiến độ theo lịch trình, chi phí thực tế và tiến độ thực tế (giá trị thu được cho phép quyết định các độ sai lệch về chi tiêu, lịch trình và thời gian).

• Có một lượng lớn các hệ thống thông tin quản trị dự án trên máy vi tính sẵn có cho những người quản trị dự án với các đánh giá về phần mềm thường xuyên được đưa ra trong nhiều tạp chí khác nhau.

• Những nét đặc trưng của hệ thống thông tin quản trị dự án được các nhà quản trị ưa thích là tính thân thiện, lịch trình, lịch, dự toán, báo cáo, đồ thị, mạng lưới, sơ đồ, sự chuyển dịch giữa các phần mềm và sự tích hợp.

Có một số khái niệm cơ bản chúng ta cần phân biệt:

Giám sát (monitoring) chỉ các hoạt động thu thập, ghi chép và báo cáo các thông tin liên quan đến tất cả các khía cạnh thực hiện dự án mà người quản lý dự án hay những đối tượng khác trong tổ chức muốn xem xét.

Kiểm soát (control), là quá trình sử dụng các dữ liệu do giám sát cung cấp để làm cho công tác triển khai dự án theo sát với kế hoạch đề ra.

Đánh giá (evaluate) là quá trình rút ra những suy xét, đánh giá về chất lượng và hiệu quả của việc thực hiện dự án....

Mục tiêu của chương này là cung cấp cho tất cả thành viên quan tâm đến dự án nguồn thông tin sẵn có, định kỳ nhằm kiểm soát dự án một cách hữu hiệu. Giám sát cũng phục vụ cho một số các hoạt động khác như auditing, rút kinh nghiệm từ quá khứ hoặc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị cấp cao. Tuy nhiên, các ích lợi này chỉ là những chức năng thứ yếu so với chức năng kiểm soát khi xây dựng hệ thống giám sát. Vấn đề then chốt là xây dựng nên một hệ thống thông tin đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên cho các nhà quản lý dự án, và giúp đưa ra những quyết định đúng thời điểm nhằm đảm bảo việc thực hiện dự án sát nhất có thể so với kế hoạch đề ra.

1. Giám sát và hệ thống thông tin
   1. Chu trình Lập kế hoạch – Giám sát – Kiểm soát
   2. Thiết kế hệ thống giám sát
   3. Cách thức thu thập thông tin
2. Nhu cầu thông tin và quy trình báo cáo
   1. Quy trình báo cáo
   2. Các cuộc họp
   3. Các vấn đề chung việc lập báo cáo
   4. Biểu đồ giá trị thu được
3. Câu hỏi ôn tập
4. Bài tập áp dụng

Tham khảo chi tiết ở đây.