Find và Replace nâng cao trong Excel – Cách sử dụng hiệu quả nhất
Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Find and Replace trong Excel để tìm kiếm dữ liệu cụ thể trong một trang tính hoặc bảng tính, sau đó thực hiện những thao tác tiếp theo đối với kết quả tìm kiếm. Chúng ta cũng có thể khám khá những tính năng vượt trội của công cụ ...
Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Find and Replace trong Excel để tìm kiếm dữ liệu cụ thể trong một trang tính hoặc bảng tính, sau đó thực hiện những thao tác tiếp theo đối với kết quả tìm kiếm. Chúng ta cũng có thể khám khá những tính năng vượt trội của công cụ Excel Find như ký tự đại diện, tìm kiếm ô tính với công thức hoặc định dạng cụ thể, hay tìm và thay thế tất cả tập tin đang mở…
Cách sử dụng Find trong Excel:
Dưới đây, Blog học excel cơ bản Online sẽ giới thiệu tổng quan về các tính năng của Find trong Excel cũng như hướng dẫn từng bước chi tiết về cách sử dụng các tính năng này trong Microsoft Excel 2016, 2013, 2010 và các phiên bản cũ hơn.
Tìm giá trị trong một vùng dữ liệu, bảng tính hoặc tập tin làm việc:
- Chọn vùng dữ liệu cần tìm kiếm. Để tìm kiếm trên toàn bộ tập tin, nhấp chuột vào bất kỳ ô nào trên trang hoạt động.
- Mở hộp thoại Find and Replace trong Excel bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + F. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn chuột vào tab Home > Editing > Find & Select > Find…
- Trong ô Find what, gõ vào ký tự mà bạn đang muốn tìm kiếm (văn bản hay dạng số) và nhấn chuột chọn Find All hoặc Find Next.
Khi bạn chọn Find Next, Excel sẽ chọn giá trị tìm kiếm xuất hiện đầu tiên trên bảng tính, nhấn chuột lần thứ hai sẽ chọn giá trị xuất hiện thứ hai và cứ như vậy.
Khi bạn chọn Find All, Excel sẽ mở ra một danh sách liệt kê tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm, và bạn có thể nhấn chuột chọn bất kỳ mục nào trong danh sách để điều hướng đến ô tương ứng.
Excel Find – các tùy chọn bổ sung:
Để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn, nhấp vào Options ở góc phải hộp thoại Find & Replace, sau đó thực hiện một trong những cách sau đây:
- Để tìm kiếm giá trị cụ thể trong bảng tính hiện tại hoặc toàn bộ tập tin, chọn Sheet hoặc Workbook trong Within.
- Để tìm kiếm từ trái sang phải (row-by-row), chọn By Rows trong Search; Để tìm kiếm từ trên xuống dưới (cột-by-cột), chọn By Columns trong Search.
- Để tìm kiếm một số kiểu dữ liệu nhất định, chọn Formulas, Values, hoặc Comments trong Look in.
- Trong trường hợp tìm kiếm chính xác chữ in hoa – chữ in thường, đánh dấu chọn Match case check.
- Để tìm kiếm các ô chỉ chứa các ký tự mà bạn đã gõ vào Find what, đánh dấu chọn Match entire cell contents.
Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm một giá trị trong vùng dữ liệu, cột hoặc hàng, hãy chọn chúng trước khi mở hộp thoại Find and Replace. Ví dụ, để giới hạn kết quả tìm kiếm trong một cột cụ thể, đầu tiên hãy chọn cột đó trước, sau đó mở hộp thoại Find and Replace.
Xem thêm: Khóa học VBA Execl
Tìm các ô với định dạng cụ thể trong Excel:
Để tìm các ô có định dạng nhất định, nhấn phím tắt Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace, bấm Options, sau đó nhấp vào nút Format… ở góc trên bên phải và chọn lựa kiểu định dạng bạn muốn tìm kiếm trong hộp thoại Find Format.
Nếu bạn muốn tìm các ô khớp với định dạng của một ô khác trong bảng tính của bạn, hãy xóa bất kỳ tiêu chí nào trong hộp Find what, nhấp vào mũi tên bên cạnh Format, chọn Choose Format From Cell và nhấp vào ô có định dạng mong muốn.
Lưu ý. Microsoft Excel lưu trữ các tùy chọn định dạng mà bạn chỉ định. Nếu bạn tìm kiếm một số dữ liệu khác trên một bảng tính mà Excel không tìm thấy các giá trị đó, hãy xoá các tùy chọn định dạng từ tìm kiếm trước đó. Để làm điều này, mở hộp thoại Find & Replace, bấm vào nút Options trên thẻ Find, sau đó nhấp vào mũi tên bên cạnh Format... và chọn Clear Find Format.
Tìm các ô có công thức trong Excel:
Với Find and Replace, bạn chỉ có thể tìm kiếm các công thức cho một giá trị nhất định, như được giải thích trong phần các tuỳ chọn bổ sung của Excel Find. Để tìm các ô có chứa công thức, hãy sử dụng tính năng Go to Special.
- Chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn tìm công thức hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên trang tính hiện tại để tìm kiếm trên toàn bộ bảng tính.
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh Find & Select, chọn Go To Special. Ngoài ra, bạn có thể nhấn F5 để mở hộp thoại Go To và nhấp vào nút Special... ở góc dưới bên trái.
- Trong hộp thoại Go To Special, chọn Formulas, sau đó đánh dấu những lựa chọn tương ứng với kết quả công thức mà bạn muốn tìm và nhấp OK:
Numbers – tìm công thức chứa giá trị số, kể cả ngày tháng.
Text – tìm kiếm các công thức chứa các giá trị văn bản.
Logicals – tìm ra các công thức chứa giá trị Boolean của TRUE và FALSE.
Errors – tìm các ô với các công thức lỗi như #N/A, #NAM ?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0 !, #NULL!, và #NUM!.
Xem thêm: Cách dùng hàm COUNTIF trong Excel
Nếu các ô tính đáp ứng các tiêu chí của bạn được tìm thấy, những ô đó sẽ được bôi màu; nếu không, một thông báo sẽ hiển thị rằng các ô với những tiêu chí này không được tìm thấy.
Lời khuyên. Để nhanh chóng tìm thấy tất cả các ô có công thức, bất kể kết quả tìm kiếm công thức thế nào, hãy nhấp Find & Select > Formulas.
Làm thế nào để chọn/đánh dấu /xóa tất cả các mục tìm thấy trên một trang tính
Để chọn tất cả các khả năng xuất hiện của một giá trị trên bảng tính, mở hộp thoại Find & Replace, gõ từ tìm kiếm vào hộp Find what và nhấp vào Find All.
Excel sẽ hiển thị một danh sách các kết quả tìm kiếm, hãy nhấp vào bất kỳ kết quả nào (chỉ cần nhấp vào bất kỳ nơi nào trong vùng kết quả để di chuyển đến đó), nhấn phím tắt Ctrl + A. Thao tác này sẽ chọn tất cả kết quả tìm kiếm cả trên hộp thoại Find & Replace và trên trang tính.
Khi các ô đã được chọn, bạn có thể làm nổi bật chúng bằng cách thay đổi màu tô, sao chép sang một trang tính khác bằng cách nhấn Ctrl + C…
Bạn cũng có thể xóa tất cả các ô hoặc hàng đã tìm thấy chỉ trong một lượt thao tác. Đối với điều này, nhấp chuột phải vào các ô đã chọn trên trang tính và chọn Delete từ menu. Hoặc, với các ô đã chọn, hãy nhấp vào mũi tên của nút Delete trên thẻ Home > Cells, sau đó nhấp vào Delete Cells… để xóa từng ô hoặc Delete Sheet Rows để xóa toàn bộ hàng.
Nếu bạn thay đổi ý định ngay sau khi xóa ô, bạn có thể hoàn tác bằng cách nhấp vào nút Undo trên thanh ribbon của Excel hoặc bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + Z.
Lưu ý. Nhấp vào nút Delete trên bàn phím chỉ xóa tất cả các mục tìm thấy ra khỏi hộp thoại Find & Replace, nhưng chúng vẫn tồn tại trên bảng tính.
Cách sử dụng Replace trong Excel:
Chúng tôi sẽ hướng dẫn từng bước về cách sử dụng Replace để thay đổi một giá trị thành một giá trị khác trong vùng dữ liệu đã chọn, toàn bộ trang tính hoặc bảng tính.
