Định dạng dữ liệu trong Excel

Định dạng dữ liệu trong Excel

cũng là một thao tác quan trọng khi bạn làm việc với bảng tính để trình bày bảng tính của mình sao cho đẹp và hợp lý. Trong bài viết này VnDoc xin được chia sẻ cho các bạn cách định dạng dữ liệu trong Excel để các bạn cùng tham khảo.

Thao tác cơ bản với các ô và vùng trên Excel

Các thao tác cơ bản với bảng tính Excel

Cách hủy lệnh in trong word, excel 2013, 2010, 2007, 2003

Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.

Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells.

1. Cách chỉnh sửa dữ liệu ô Excel

Có 3 cách thông thường để bạn sửa dữ liệu trong 1 ô cells.

• Click đúp chuột trái vào ô cần sửa
• Chọn ô cần sửa rồi nhấn phím F2
• Chọn ô cần sửa và sửa nội dung của ô trên thanh Formular Bar

2. Định dạng kiểu dữ liệu hiển thị:

Vào Format -> Cells... -> Number

Genaral: kiểu mặc định cơ bản khi bạn nhập vào.

Number: kiểu số có phân biệt phần thập phân với:

• Decimal places: số chữ số hiển thị sau phần thập phân
• Use 1000 Separator (,): có sử dụng dấu (,) ngăn cách giữa các phần nghìn hay không
• Negative numbers: định dạng cho phần số âm.

Currency, Accounting: kiểu tiền tệ

Symbol: kiểu tiền tệ các nước

Date: kiểu ngày tháng

Time: kiểu thời gian

Percentage: kiểu phần trăm

Fraction: kiểu phân số

Scientific: kiểu số viết tắt

Text: kiểu chữ

Special: kiểu đặc biệt

Custom: kiểu người dùng tự định dạng

Ví dụ: bạn muốn định dạng ngày tháng hiển thị (số hiển thị có thể khác với thực chất số bạn nhập vào) ở dạng ngày/tháng/năm: định dạng trong Custom là dd/mm/yyyy (d- day, m- month, y- year).

3. Căn chỉnh, định dạng dữ liệu trong ô:

Vào Format -> Cells... -> Alignment

Text alignment: căn chỉnh lề cho dữ liệu.

Horizontal: căn chỉnh theo chiều ngang của ô

• General: mặc định theo dữ liệu nhập vào là chữ hay số
• Left (Indent): căn theo bên trái ô
• Center: căn vào giữa ô (chiều ngang)
• Right (Indent): căn theo bên phải ô
• Fill: lấp đầy ô bằng chính dữ liệu đã có trong ô
• Justify: căn đều 2 bên
• Center Across Selection: căn giữa theo vùng được chọn (vùng bôi đen)

Vertical:

• Top: căn theo mép trên của ô
• Center: căn nằm ở giữa ô (chiều dọc)
• Bottom: căn theo mép dưới ô
• Justify: căn đều
• Distributed: tự căn định dạng.

Text control:

• Wrap text: cho phép dữ liệu tự xuống dòng trong ô (nếu bạn muốn xuống dòng dữ liệu theo ý mình thì đặt con trỏ trước vị trí cần xuống dòng và nhấn Alt + Enter)
• Shrink to fit: tự động co nhỏ dữ liệu khi ô bị thu nhỏ lại
• Merge cells: trộn ô

Right-to-left: hướng viết văn bản

• Context: tuỳ thuộc dữ liệu nhập vào
• Left-to-right: viết từ trái sang phải
• Right-to-left: viết từ phải sang trái

Orientation: định hướng hiển thị văn bản nằm ngang hay nằm dọc theo ô, có thể chỉnh dữ liệu nằm chéo bằng cách kéo trục text hoặc chọn độ quay của text ở ô Degrees phía dưới.

4. Định dạng Font trong Excel

Vào Format -> Cells... -> Fonts

Font: định dạng font

Font style: định dạng kiểu chữ nghiêng, đậm hay thường

Size: định dạng cỡ chữ

Underline: kiểu gạch chân

Color: màu chữ

Effects:

• Strikethrough: định dạng gạch ngang giữa chữ
• Superscript: chỉ số trên
• Subscript: chỉ số dưới

5. Định dạng viền ô, viền bảng trong Excel

Vào Format -> Cells... -> Border

Presets: định vị trước cho viền

• None: không có viền
• Outline: định dạng đường viền ngoài
• Inside: định dạng đường viền trong

Border: định đạng dường viền chi tiết với nét trên, nét dưới, nét trái, nét phải, nét sổ dọc giữa và nét sổ ngang giữa.

Line: kiểu đường viền

• Style: các kiểu đường viền
• Color: màu cho đường viền

6. Định dạng màu cho ô Excel

Nếu muốn định dạng màu cho ô thì vào Format -> Cells... -> Patterns và chọn màu.

Ngoài ra, nếu muốn định dạng nhanh bạn có thể sử dụng các chức năng sẵn có trên thanh công cụ Formatting để định dạng.

7. Cách xóa định dạng trong Excel

Trong trường hợp bạn đã định dạng xong nhưng lại muốn xoá định dạng đi để làm lại (xoá không mất dữ liệu) bạn làm như sau:

Bôi đen toàn bộ dữ liệu muốn bỏ định dạng

Vào Edit -> Clear -> Format