Định dạng dữ liệu sử dụng Custom Format

Nếu các bạn đã đọc bài về định dạng dữ liệu toàn tập ngay ngày hôm trước. Như đã nói, trong bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về định dạng dữ liệu trong Excel do chính người dùng đặt ra. Tất nhiên vì chúng ta có toàn quyền quyết định dữ liệu của chúng ta trông sẽ như thế nào, vậy nên chúng ta cũng cần biết một vài kĩ thuật để có thể áp dụng tốt vào công việc của mình. Hãy pha cho mình một cốc trà/cà phê và bắt đầu thôi.

Mở cửa sổ custom number format:

Để mở được cửa sổ này:

• Chúng ta chọn ô cần định dạng sau đó bấm phím tắt CTRL + 1 (Bấm giữ CTRL rồi nhấn phím số 1 trên bàn phím).
• Trong thẻ Number, mục Category, bấm vào Custom là bạn đã có thể nhìn thấy Custom Number Format như hình minh hoạ gồm mục Sample giúp chúng ta nhìn thấy định dạng đó sẽ trông thế nào, mục Type được Excel định nghĩa sẵn 1 số kiểu chúng ta sẽ dùng.

Các bạn nên thử qua các định dạng mà Excel đã cho sẵn ở đây trước khi tạo ra 1 định dạng của riêng bạn, như vậy chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn trên những gì có sẵn. NHƯNG, bạn cần phải biết là nên dùng định dạng nào? Và bài này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều đó.

Excel định dạng số như thế nào?

Excel định dạng số bằng một ngôn ngữ nhỏ như sau, ngôn ngữ này gồm 4 phần theo thứ tự, mỗi phần là 1 định dạng áp dụng cho lần lượt các trường hợp số dương, số âm, số 0 và text như sau đây:

<Số dương>;<Số âm>;<Số 0>;<Text>

Điều này nghĩa là, khi nội dung trong vùng bảng tính của các bạn là số dương, Excel sẽ định dạng theo những gì quy định trong mục số dương rồi tương tự cho các phần còn lại.

Xét ví dụ sau đây

Minh hoạ định dạng số trong Excel

Trong ví dụ này

1. Số dương được định dạng với 2 chữ số sau dấu phẩy và sử dụng dấu phẩy để ngăn cách hàng ngàn
2. Số âm được định dạng tương tự như số dương nhưng được đặt ở trong ngoặc
3. Sô 0 được viết dưới dạng một dấu gạch nối
4. Dữ liệu text được tô màu tím.

Có thể bạn quan tâm: Khóa học lập trình VBA trong excel

Những lưu ý:

Trước khi tìm hiểu làm sao để tạo ra được một định dạng như vậy, chúng ta có 1 vài lưu ý sau đây

1. Định dạng chỉ thay đổi những gì chúng ta nhìn thấy trên màn hình, nội dung thực sự được lưu trong bảng dữ liệu Excel không thay đổi
2. Khi các bạn sửa những định dạng có sẵn của Excel, những định dạng này không bị mất đi hay ghi đè lên, vậy nên, hãy dũng cảm thử những định dạng tự mình tạo ra
3. Định dạng do bạn bạn tạo ra không nhất thiết phải có cả 4 phần
4. Để sử dụng định dạng mặc định của Excel cho phần nào trong 4 phần đã nói ở trên, chúng ta chỉ cần viết vào phần đó kiểu General. VD. Muốn số 0 sẽ được viết bằng dấu gạch nối – , số dương, số âm và text được định dạng mặc định thì chúng ta dùng mã định dạng sau đây General;-General;”-”;General
5. Để ẩn một giá trị trong 4 phần trên, chúng ta chỉ cần bỏ qua định dạng cho phần tương ứng đó. VD. Nếu chúng ta không muốn hiển thị số 0, thì mã định dạng sẽ như sau General;-General;;General
6. Những định dạng mà bạn tạo ra, có hiệu lực trong 1 tài liệu Excel hiện thời mà thôi

Ý nghĩa của các kí tự trong mã định dạng:

 Một số ví dụ:

Custom format cơ bản

Trong ví dụ trên

• Cột 1 là định dạng mặc định của Excel
• Cột thứ 2 có định dạng custom là #.00 có ý nghĩa: luôn hiển thị 2 chữ số đằng sau dấu thập phân dù chữ số đó có là số 0 đi nữa, các số thừa ra sẽ được làm tròn theo quy tắc.
• Cột thứ 3 có định dạng custom là #.## có ý nghĩa: hiện thị tới 2 chữ số đằng sau dấu thập phân, bỏ qua số 0, các số thừa ra sẽ được làm tròn theo quy tắc.
• Cột thứ 4 có định dạng customer là #.??? có ý nghĩa: hiển thị tới 3 chữ số sau dấu phẩy, căn thẳng hàng với các dòng có cùng định dạng bởi dấu thập phân

Custom format thay thế 000 bằng K

Trong hình minh hoạ trên: các số nhỏ hơn 1000 sẽ được Excel hiển thị bình thường, số 0 được hiển thị bằng 0, các số lớn hơn 1000 sẽ được cắt đi 3 số 0 ở cuối và thay bằng chữ K. Một số ví dụ khác như hình minh hoạ sau đây:

Tương tự như vậy khi làm tròn đến hàng triệu với chữ M

Các ví dụ về Custom format với chữ, màu và điều kiện

Trong 2 ví dụ trên, với custom format code theo thứ tự <số dương>;<số âm>;<số 0>; các bạn có thể dễ dàng nhận thấy quy luật ở đây: Tăng sẽ đi với số dương, giảm đi với số âm, số 0 thì được giữ nguyên.

Sử dụng custom format với kí tự đặc biệt –  #”°C”

Sử dụng custom format để đưa ra thông điệp

Kỹ thuật này có thể được sử dụng trong việc tạo Dashboard, trong bài này chúng ta sẽ không tạo dashboard mà dùng custom format code sau đây:

[Magenta][<=18] “Hôm nay” # “độ. Em mặc ấm nhé”;#” độ”;#” độ”

và kết quả như sau

2 ô chứa nhiệt độ của Hà Nội và Thái Nguyên đã được định dạng với custom format code, cứ nhỏ hơn hoặc bằng 18 độ thì chữ sẽ được tô màu tím và có thông điệp như trên.

Các màu được hỗ trợ là:

• [Black]
• [Green]
• [White]
• [Blue]
• [Magenta]
• [Yellow]
• [Cyan]
• [Red]

Dùng custom format để chèn số 0 đằng trước các số khác

Đôi khi chúng ta có cột ID có 6 số chẳng hạn, chúng ta muốn cột này được hiển thị theo định dạng 000001, 000002, 0000003, … chẳng hạn thì định dạng 000000 sẽ giúp bạn làm điều đó

Có 1 định dạng đặc biệt trong Excel với custom format code các bạn nên thử như sau. Sau khi định dạng như vậy rồi, các bạn thử thay đổi độ rộng của cột xem