Công tác lãnh đạo của nhà quản trị

Khái niệm lãnh đạo

Lãnh đạo là hoạt động hướng dẫn, đôn đốc, động viên thúc đẩy những người dưới quyền làm việc với hiệu quả cao nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Lãnh đạo ở đây là chỉ huy con người. Một cách khái quát, lãnh đạo được xác định như sự tác động mang tính nghệ thuật hay một quá trình gây ảnh hưởng đến người khác sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Muốn thực hiện được chức năng này phải có quyền hành, nghĩa là có quyền điều khiển người khác hành động theo nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu đã định.

Công tác lãnh đạo gắn liền với nguyên tắc thủ trưởng là người chỉ huy cao nhất và duy nhất chịu trách nhiệm về sự thành bại của tổ chức. Vì vậy những ưu, nhược điểm trong phong cách lãnh đạo, chỉ huy của nhà quản trị có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức do ông ta chỉ huy.

Vai trò

• Xác định đúng mục tiêu, xây dựng bộ máy gọn nhẹ tương ứng với mục tiêu sẽ đem đến sự thành bại trong kinh doanh.
• Công tác lãnh đạo có liên quan đến việc ra quyết định, tổ chức truyền đạt quyết định và tổ chức thực hiện quyết định bằng cách giao việc, uỷ quyền, động viên, đề bạt khen thưởng thuộc cấp.
• Thể hiện tài ba của nhà quản trị. Tài ba không phải là lí luận mà là ở hoạt động thực tiễn.

Khái niệm nhà lãnh đạo

• Là người có chức vụ và quyền hạn nhất định
• Là người quan trọng nhất trong hệ thống quản trị
• Là người thực hiện tất cả các chức năng quản trị

Thế nào là người lãnh đạo có hiệu quả?

Những nhân tố ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên

Tinh thần làm việc của nhân viên dưới quyền là một nhân tố quyết định hiệu lực của công tác lãnh đạo, năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh.

Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên là:

• Một là: Lí tưởng của tổ chức, lề lối lãnh đạo.
• Hai là: Lương bổng phụ cấp.
• Ba là: Biện pháp khuyến khích.
• Bốn là: Tiện nghi vật chất để làm việc.
• Năm là: Thủ tục làm việc và sự kiểm soát.
• Sáu là: Cơ cấu bộ máy và chính sách nhân sự.

Các biện pháp khuyến khích để duy trì tinh thần làm việc của nhân viên

• Quan tâm đến năng lực và quyền lợi.
• Xây dựng những hoàn cảnh và môi trường thuận lợi để nâng cao tinh thần làm việc.
• Giao công việc phải phù hợp với năng lực từng người.
• Thưởng xứng đáng về mặt tài chính, thăng cấp, thăng bậc, lương bổng trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc công bằng và khuyến khích về mặt tinh thần như tạo cơ hội thăng tiến, điều kiện học tập, tạo cho nhân viên hãnh diện khi hoàn thành tốt công việc được giao.

Giao công việc

Công việc là gì? Công việc là cái mà mọi người tập trung phần lớn thời gian, suy nghĩ và cố gắng để thực hiện. Đó là môi trường quan trọng ảnh hưởng sự trưởng thành và phát triển của con người.

Giao công việc thực chất là phân công lao động cho từng người, từng nhóm người trong một tổ chức.

Giao công việc phải rõ ràng, được mô tả cụ thể chi tiết về nội dung, phương thức tiến hành, thủ tục thực hiện và những chỉ tiêu để đánh giá kết quả công việc. Như vậy sẽ thuận lợi cho công tác kiểm tra nhân viên.

Đối với mỗi người khác nhau thì công việc được nhìn nhận và cảm thụ khác nhau…

Kèm cặp trong công việc

Sự kèm cặp trong công việc và sự tác động thường xuyên của cấp chỉ huy trực tiếp là yếu tố chủ yếu của việc nâng cao năng suất lao động, tinh thần làm việc, sự trưởng thành và phát triển tốt của nhân viên.

Cần bộc lộ kỳ vọng và chỉ dẫn thứ tự, cách thức thực hiện công việc cho nhân viên khi thực hiện công việc được giao.

Việc chọn người, đề bạt, giao việc, huấn luyện người, tinh thần làm việc và sự trưởng thành, phát triển của nhân viên trực tiếp dưới quyền là trách nhiệm của thủ trưởng.

Ban tham mưu có thể cố vấn, giúp đỡ thủ trưởng thực hiện trách nhiệm nhân sự đó nhưng không được thay thế thủ trưởng ảnh hưởng đến dây chuyền chỉ huy. Đây là đường hướng chung của khoa học quản trị hiện đại.

Kiểm tra công việc của nhân viên

Kiểm tra công việc của nhân viên là một nội dung quan trọng của công tác lãnh đạo, việc kiểm tra giúp cho thủ trưởng uốn nắn kịp thời những thiếu sót, lệch lạc trong việc thực hiện công việc của nhân viên, để điều chỉnh, kèm cặp hoặc ra những quyết định cần thiết.

Tuy nhiên cần chọn hình thức và phương pháp kiểm tra nhẹ nhàng, tế nhị nhưng nghiêm túc có ý nghĩa quyết định đến chất lượng kiểm tra và tinh thần làm việc của nhân viên.

Cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên tự kiểm tra nhiều hơn bị kiểm tra là một vấn đề quan trọng của tâm lí chỉ huy.

Những lời khuyên cho người lãnh đạo

• Thứ nhất: Quyết định nhanh.
• Thứ hai: Có tinh thần độc lập.
• Thứ ba: Hành động cương quyết.
• Thứ tư: Luôn giữ thế tiến công.
• Thứ năm: Làm ngay không trì hoãn.
• Thứ sáu: Coi thất bại là một bài học.
• Thứ bảy: Hợp tác thân thiện với các bộ phận quản lí khác.
• Thứ tám: Đứng đầu trước mọi khó khăn.
• Thứ chín: Xây dựng một ban tham mưu tốt, năng động.
• Thứ mười: Đại diện trung thành cho người theo mình.
• Thứ mười một: Tôn trọng lòng trung thành.
• Thứ mười hai: Có mục đích cao thượng và có giá trị.

Uỷ quyền là một nghệ thuật trong quản trị

Uỷ quyền là việc nhà quản trị cấp trên cho phép cấp dưới có quyền ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền hạn của mình trong khi người cho phép vẫn đứng ra chịu trách nhiệm về các quyết định đó.

* Uỷ quyền là cần thiết bởi vì:

• Nhà quản trị cấp trên giải phóng bớt công việc cụ thể để tập trung vào những vấn đề quan trọng và có ảnh hưởng đến cả tổ chức.
• Tạo môi trường rèn luyện cấp dưới để từ đó chọn lựa, đề bạt vào các vị trí cần thiết.
• Khuyến khích cấp dưới tích cực làm việc hơn, tránh tình trạng trông chờ ỷ lại.

* Khi thực hiện uỷ quyền cần lưu ý 4 vấn đề sau đây:

• Cấp trên chỉ có thể uỷ quyền cho cấp dưới khi có thực quyền đó.
• Không thể giao phó toàn bộ quyền hạn của mình cho cấp dưới.
• Có thể thu hồi sự uỷ quyền khi xét thấy cần thiết.
• Sự uỷ quyền không bao gồm giao phó trách nhiệm.

Nguyên tắc uỷ quyền

• Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn
• Nguyên tắc xác định theo chức năng
• Nguyên tắc bậc thang
• Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc
• Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh
• Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm

Quy trình của sự uỷ quyền

Bước 1: Chỉ định nhiệm vụ

Đó là những phận sự và hoạt động mà một người cấp trên muốn người khác làm cho mình. Ví dụ người chỉ huy muốn có một bức thư đánh máy nên giao nhiệm vụ đó cho thư kí.

Bước 2: Sự uỷ quyền

Đó là sự chuyển giao quyền hành chính thức để một người hành động thay cho người khác.

Bước 3: Sự quy định trách nhiệm

Khi đã giao quyền hạn thì phải quy định trách nhiệm.

Có quyền hạn mà không có trách nhiệm thì dễ sinh ra lạm quyền và tất nhiên sẽ không ai chịu trách nhiệm về những cái mà không ai có quyền hành về chúng.

Tuy nhiên nên nhớ một điều rằng người uỷ quyền luôn luôn có trách nhiệm với hành động của người được uỷ quyền.

Bước 4: Theo dõi

Người quản lí phải tổ chức nghe báo cáo nắm được tiến trình công việc uỷ quyền để kịp thời sửa sai nhằm giúp người được uỷ quyền hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Quan niệm về lãnh đạo theo thuyết X và thuyết Y

Các hành vi lãnh đạo

Ô bàn cờ quản lý ( lưới quản trị của Robert Blake và Jean Mouton)

Trong ô bàn cờ quản trị có 4 phong cách cực đoan:

• Phong cách 1.1: được coi là quản lý suy giảm (quản trị nghèo nàn): các nhà quản lý quan tâm rất ít đến sản xuất và con người, họ bỏ mặt công việc của họ và chỉ dậm chân tại chỗ, họ hành động như người đưa tin từ cấp trên xuống cấp dưới.
• Phong cách 9.9: được coi là quản trị nhóm: là những người thể hiện trong các hành động của họ sự hiến dâng cao nhất cho con người lẫn trong sản xuất. Họ là các nhà quản lý đồng đội thật sự, có khả năng khép nối các nhu cầu sản xuất của một cơ sở với các nhu cầu cá nhân.
• Phong cách 1.9: được coi là quản trị câu lạc bộ: trong đó nhà quản lý rất ít hoặc không quan tâm gì đến sản xuất mà chỉ quan tâm đến con người, họ quan tâm sâu sắc tới các nhu cầu của con người dẫn đến bầu không khí tổ chức thân ái và thuận lợi tạo ra sự nhịp nhàng trong công việc.
• Phong cách 9.1: được coi là quản trị phần việc: là người chỉ quan tâm đến việc triển khai một quyết định có hiệu quả, họ rất ít hoặc không quan tâm đến con người và họ hoàn toàn chuyên quyền trong phong cách lãnh đạo của họ.
• Ngoài ra còn có một phong cách trung gian 5.5: người cán bộ quan tâm vừa phải đối với sản xuất và với con người. Họ nhận thức được mức độ quan tâm tới tinh thần con người và sản xuất thích hợp nhưng không nổi bật.

Lí thuyết lãnh đạo uy tín

Các đặc điểm cơ bản của lãnh đạo uy tín:

Lãnh đạo nhìn xa trông rộng

Lãnh đạo nhìn xa trông rộng là khả năng tạo ra và truyền tải, tuyên bố một viễn cảnh thực tế, đáng tin và hấp dẫn về tương lai cho một tổ chức sẽ phát triển vượt lên, cải thiện được tình hình hiện tại.

Viễn cảnh nếu được lựa chọn và thực hiện một cách đúng đắn sẽ tiếp sinh lực để đi đến tương lai bằng cách phát huy hết kỹ năng, tài năng và nguồn lực.

Khi được truyền thông một cách đúng đắn, viễn cảnh có thể tạo ra sự hăng hái nhiệt tình. Con người trong tổ chức cũng phải tin rằng là có thể đạt được, thậm chí viễn cảnh nên được nhìn nhận là thách thức.

Những khả năng nào mà nhà lãnh đạo nhìn xa trông rộng biểu lộ?

• Thứ nhất, khả năng giải thích viễn cảnh cho người khác.
• Thứ hai, khả năng truyền thông viễn cảnh không chỉ bằng lời mà bằng hành vi của nhà lãnh đạo.
• Thứ ba, khả năng mở rộng viễn cảnh sang một nội dung lãnh đạo khác, tạo ra một chuỗi các hoạt động để viễn cảnh có thể áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau.