Cơ sở lý luận về tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý
Một số khái niệm: Tổ chức lao động khoa học: Lao động là một hoạt động có mục đích của con người nhằm thỏa mãn các nhu cầu về đời sống của mình. Nó là điều kiện tất yếu để tồn tại và phát triển của xã hội loại người. Lao động được diễn ra theo ...
Một số khái niệm:
Tổ chức lao động khoa học:
Lao động là một hoạt động có mục đích của con người nhằm thỏa mãn các nhu cầu về đời sống của mình. Nó là điều kiện tất yếu để tồn tại và phát triển của xã hội loại người. Lao động được diễn ra theo một quá trình. Quá trình lao động chính là tổng thể những hành động của con người để hoàn thành một nhiệm vụ sản xuất nhất định. Quá trình này là một hiện tượng kinh tế xã hội, vì thế nó luôn được xem xét trên hai mặt: mặt vật chất và mặt xã hội. Tuy nhiên quá trình lao động diễn ra trong điều kiện kinh tế- xã hội như thế nào cũng cần có sự tổ chức kết hợp tác động giữa các yếu tố cơ bản của quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau vào việc thực hiện mục đích của quá trình đó, tức là phải tổ chức lao động.
Tổ chức lao động được hiểu là: “ Tổ chức quá trình hoạt động của con người trong sự kết hợp giữa ba yếu tố cơ bản của quá trình lao động và các mối quan hệ qua lại giữa những người lao động với nhau nhằm đạt được mục đích của quá trình đó”
Tổ chức lao động giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của đơn vị do vai trò của con người trong các quá trình này. Điện lao động dù tốt đến đâu nếu không có sự tổ chức lao động một cách hợp lý thì quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng thể tiến hành thuận lợi. Trong cả lĩnh vực sản xuất vật chất và quản lý sản xuất thì đều cần có hoạt động tổ chức lao động.
Tổ chức lao động được coi là khoa học khi nó được dựa trên cơ sở những thành tựu đạt được của khoa học và những kinh nghiệ tiến bộ được áp dụng một cách có hệ thống, cho phép kết hợp tốt nhất kỹ thuật với con người trong quá trình hoạt động thống nhất, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, tăng năng suất lao động không ngừng và giữ gìn sức khỏe cho con người cũng như thúc đẩy dần dần lao động thành nhu cầu bậc nhất của cuộc sống.
Theo giáo trình Tổ chức lao động khoa học thì: “Tổ chức lao động khoa học được hiểu là tổ chức lao động trên cơ sở phân tích khoa học các quá trình lao động và điều kiện thực hiện chúng, thông qua việc áp dụng vào thực tiễn những biện pháp được thiết kế dựa trên những thành tựu khoa học và kinh nghiệm sản xuất tiên tiến”. Tổ chức lao động khoa học khác với tổ chức lao động nói chung không phải ở nội dung mà là ở phương pháp, cách giải quyết và mức độ phân tích khoa học các vấn đề. Nội dung chủ yếu của tổ chức lao động khoa học bao gồm: xây dựng các hình thái phân công và hiệp tác lao động hợp lý, phù hợp với những thành tựu đạt đươc; hoàn thiện tổ chức phục vụ nơi làm việc; nghiên cứu và phổ biến các phương pháp, thao tác lao động hợp lý nhằm đạt năng suất lao động cao và giảm nhẹ lao động cũng như đảm bảo an toàn lao động; cải thiện điều kiện làm việc; hoàn thiện định mức lao động; tổ chức trả lương phù hợp với chất lượng và số lượng lao động cũng như sử dụng hiệu quả các chế độ khuyến khích người lao động; đào tạo và nâng cao trình độ lành nghề cho người lao động…
Tổ chức lao động khoa học có ý nghĩa không chỉ về mặt kinh tế mà cả xã hội lớn. Nó cho phép nâng cao năng suất lao động, tăng cường hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời thúc đẩy sự phát triển khoa học kỹ thuật, công nghệ sản xuất. Bên cạnh đó nó còn giúp con người phát triển một cách toàn diện thông qua quá trình lao động.
Lao động quản lý:
Khái niệm lao động quản lý:
Bất kể một tổ chức, doanh nghiệp nào muốn tồn tại và hoạt động phát triển cũng cần đến bộ máy quản lý. Quản lý là …
Bộ máy quản lý trong mỗi tổ chức doanh nghiệp bên cạnh những điểm chung đều có nét đặc thì riêng. Với tư cách là chủ thể quản lý, bộ máy quản lý sẽ tác động vào các đối tượng quản lý để đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động, đảm bảo mối quan hệ tương hỗ giữa các bộ phận phòng ban và các cá nhân. Sự tác động đó được thực hiện thông qua các hoạt động của các cán bộ, nhân viên làm việc trong bộ máy quản lý. Theo giáo trình Tổ chức lao động khoa học thì lao động quản lý được hiểu là tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý.
Phân loại lao động quản lý:
Có nhiều cơ sở để phân loại lao động quản lý nhưng chủ yếu là theo hai tiêu thức sau:
Theo chức năng và vai trò của họ đối với việc quản lý quá trình hoạt động thì lao động quản lý được chia ra thành :
- Nhân viên quản lý kỹ thuật: là người được đào tạo ở các trường kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất có trình độ kỹ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời phải là người trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn công tác kỹ thuật trong doanh nghiệp. Bao gồm: Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, các kỹ sư, kỹ thuật viên và nhân viên làm việc trong các phòng ban kỹ thuật.
- Nhân viên quản lý kinh tế: là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như Giám đốc hay Phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ, nhân viên trong các phòng ban bộ phận như thống kê, kế toán, kế hoạch,…
- Nhân viên quản lý hành chính: là người làm công tác tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, văn phòng như nhân viên văn phòng, lái xe, bảo vệ….
Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý, lao động quản lý được chia thành:
- Cán bộ lãnh đạo: là những lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo, bao gồm giám đốc, phó giám đốc, các trưởng phó phòng ban, quản đốc… Cán bộ lao động có nhiệm vụ lựa chọn, đào tạo và bố trí cán bộ; điều phối lao động, kiểm tra và điều hành chu trình sản xuất, thực hiện các chức năng quản lý hành chính…Hoạt động của cán bộ lãnh đạo là hoạt động thực hiện các công việc chủ yếu trong quá trình quản lý mà vấn đề cốt lõi là các quyết định quản lý và tổ chức thực hiện các quyết định đó. Cán bộ lãnh đạo là những người trực tiếp thực hiện các chức năng quản lý chung.
- Các chuyên gia: là những lao động quản lý không thực hiện chức năng lao động trực tiếp mà thực hiện các công việc chuyên môn bao gồm: các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên và những người làm công tác khoa học… Nhiệm vụ của học là nghiên cứu,hoàn thiện và đưa vào áp dụng các phương pháp làm việc mới. Các chuyên gia chính là những người làm công tác cố vấn, hỗ trợ trực tiếp cho quá trình ra quyết định của cán bộ lãnh đạo và cũng chính là người tổ chức thực hiện các quyết định đó.
- Nhân viên thực hành kỹ thuật: là những lao động quản lý thực hiện các công việc đơn giản, thường xuyên lặp đi lặp lại, mang tính chất thông tin kỹ thuật bao gồm: các nhân viên làm công tác hạch toán và kiểm tra, các nhân viên làm công tác phục vụ. Nhiệm vụ của họ là thực hiện các thông tin ban đầu cà xử lý chúng.
Sự phân loại lao động quản lý trên cho thấy muốn thực hiện bất kỳ một chức năng quản lý nào cũng cần có sự tham gia của cả ba loại lao động quản lý đó. Quá trình quản lý chính là sự thống nhất giữa hoạt động lao động của các cán bộ lãnh đạo, hoạt động lao động của các chuyên gia và hoạt động lao động của các nhân viên thực hành kỹ thuật.
Đặc điểm hoạt động của lao động quản lý:
Các lao động quản lý khác nhau có nội dung công việc khác nhau, phụ thuộc vào tính chất của các chức năng quản lý. Tuy nhiên, hoạt động của các lao động quản lý vẫn có những tính chất giống nhau, hợp thành đặc điểm của bộ phận lao động này:
Hoạt động của lao động quản lý là hoạt động lao động trí óc, mang nhiều tính sáng tạo là đặc điểm đầu tiên, dễ nhận thấy nhất. Đặc trưng của lao động quản lý là lao động trí óc, chính đặc trưng này đã dẫn tới những đặc điểm khác nhau và yêu cầu khác nhau giữa các hoạt động quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời nó cũng làm cho hoạt động quản lý mang tính sáng tạo nhiều hơn so với các hoạt động chân tay. Tính sáng tạo này được thể hiện ở hai mức độ: sáng tạo độc lập, tạo ra những tri thức mới và sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã được quy định về cách thực hiện công việc. Đặc điểm này của lao động quản lý chịu sự chi phối nhiều của các yếu tố thuộc về môi trường làm việc như cơ sở vật chất, điều kiện làm việc…
Đặc điểm thứ hai của lao động quản lý là hoạt động quản lý mang đặc tính tâm lý – xã hội cao. Do hoạt động trí óc là chủ yếu nên các yếu tố về thần kinh – tâm lý như khả năng nhận biết, khả năng thu nhận và xử lý thông tin cũng như các phẩm chất khác về tư duy logic, khái quát tổng hợp vấn đề luôn đặt ra yêu cầu rất cao đối với lao động quản lý. Đồng thời trong quá trình giải quyết các nhiệm vụ công việc các cán bộ, nhân viên quản lý phải thực hiện nhiều mối quan hệ giao tiếp với nhau nên yếu tố tâm lý – xã hội đóng vai trò quan trọng. Mặt khác đối tượng quản lý chính là những người tập thể và người lao động nên hoạt động của lao động quản lý còn phải mang tính tâm lý – xã hội giữa những người lao động với nhau. Chính vì đặc điểm này mà tổ chức lao động khoa học cần phải đảm bảo tạo được môi trường làm việc thoải mái và bầu không khí tập thể mang tính tích cực.
Thông tin kinh tế vừa là đối tượng, vừa là kết quả lao động và cũng là phương tiện hoạt động của lao động quản lý: Trong quá trình hoạt động, đối tượng lao động không phải là các yếu tố vật chất thông thường mà là các thông tin kinh tế. Các lao động quản lý phải thu nhận và biến đổi các thông tin để phục vụ mục đích quản lý. Những thông tin chưa được xử lý là đối tượng lao động, những thông tin đã được xử lý là kết quả lao động của lao động quản lý. Mặt khác, thông tin kinh tế lại là phương tiện giúp cho lao động quản lý hoàn thành nhiệm vụ của mình. Đặc điểm này yêu cầu phải tổ chức tốt công tác thông tin cho cho lao động quản lý, bên cạnh đó phải trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ quá trình xử lý và truyền tin.
Hoạt động của lao động quản lý thường có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không lượng hóa được do không được biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể. Chính vì đặc điểm này mà hoạt động của lao động quản lý rất định mức, theo dõi hay đánh giá. Công tác tổ chức lao động khoa học cần có những phương pháp khắc phục khó khăn này nhằm đánh giá và định mức lao động cho phù hợp.
Các thông tin, tư liệu phục vụ cho việc ra quyết định đều xuất phát từ trong quá trình hoạt động của lao động quản lý. Do vai trò quan trọng của các quyết định quản lý mà những hoạt động này phải đảm bảo tính chính xác cao, đồng thời tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên cũng luôn được đề cao. Mặt khác, trong ngày làm việc, người lao động phải thực hiện nhiều công việc cũng như phải ra các quyết định quản lý khác nhau nên khả năng linh hoạt, tính năng động cũng là một yêu cầu không thể thiếu đối với cán bộ quản lý. Để đảm bảo được điều này thì các cán bộ quản lý phải có trình độ chuyên môn nhất định, phụ thuộc vào từng vị trí công việc, bên cạnh đó tổ chức, doanh nghiệp cũng phải chú trọng vấn đề đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động.
Những đặc điểm hoạt động của lao động quản lý trên ảnh hưởng rất lớn đến công tác tổ chức lao động khoa học.
Tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý:
Tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý về cơ bản vẫn mang các nội dung của tổ chức lao động nói chung nhưng do đặc thù hoạt động của lao động quản lý nên với từng nội dung sẽ có khác biệt với tổ chức lao động
Hình thức và nội dung chủ yếu của tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý:
Hình thức tổ chức của lao động quản lý:
Cơ cấu tổ chức của lao động quản lý:
Hình thức tổ chức của lao động quản lý chính là cơ cấu của bộ máy quản lý. “Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức”
Cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Trong đó các vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức được thể hiện rõ. Bản chất của nó là mối quan hệ phân công hợp tác giữa các cán bộ công nhân viên, là hệ thống cơ cấu về mặt chức vụ, quyền hạn, trách nhiệm. Nội dung chủ yếu của hệ thống cơ cấu bao gồm: cơ cấu chức năng, cơ cấu cấp bậc, cơ cấu ngành, cơ cấu chức vụ quyền hạn.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý càng gọn nhẹ, hợp lý, phù hợp với yêu cầu thực tiễn thì hiệu quả hoạt động càng cao. Ngược lại, nếu bộ máy tổ chức cồng kềnh sẽ dẫn đến tình trạng trì trệ, kém hiệu quả. Chính vì vậy tổ chức lao động khoa học có nhiệm vụ xây dựng một cơ cấu tổ chức phù hợp, nhằm đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất.
Các mô hình cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý được tổ chức theo nhiều loại cơ cấu khác nhau theo từng giai đoạn và đặc điểm riêng của từng tổ chức, doang nghiệp:
Cơ cấu theo trực tuyến:
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Mô hình này được tổ chức theo các mối quan hệ dọc, cấp dưới chịu sự chỉ đạo trực tiếp của cấp trên. Theo đó, người lãnh đạo phải chịu toàn bộ trách nhiệm về kết quả công việc của cấp dưới, vì vậy họ phải là những người có kiến thức toàn diện, tổng hợp. Các chuyên gia bị hạn chế sử dụng trong mô hình này.
***SORRY, THIS MEDIA TYPE IS NOT SUPPORTED.***
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến
Nguồn: Giáo trình “Phân tích lao động xã hội”, NXB Lao động – Xã Hội, Hà Nội – 2002.
Ưu điểm của mô hình này là tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng nhưng lại dễ dẫn đến tình trạng trì trệ, quan liêu, thông tin phản hồi chậm, không triệt để. Kiểu cơ cấu này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý không quá phức tạp.
Cơ cấu theo kiểu chức năng:
Trong mô hình cơ cấu này, các chức năng quản lý được tách riêng và giao cho từng phòng ban cụ thể đảm nhiệm. Theo đó, các nhân viên trong từng phòng ban phải có trình độ chuyên môn, kỹ năng thành thục theo từng nhiệm vụ mà bộ phận đó đảm nhận. Mối quan hệ giữa các nhân viên rất phức tạp và phải chịu sự lãnh đạo của thủ trưởng.
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu chức năng.
Nguồn: Giáo trình “Phân tích lao động xã hội”, NXB Lao động – Xã Hội, Hà Nội – 2002.
Nhược điểm của kiểu cơ cấu này là một đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiểu đầu mối quản lý khác nhau trong cùng một cấp. Tuy nhiên sự chuyên môn hóa diễn ra khá sau, thu hút được các chuyên gia tham gia vào haotj động của tổ chức.
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, trong đó mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới vẫn theo một đường thẳng nhưng có bộ phận chức năng chuyên làm nhiệm vụ chuẩn bị lời chỉ dẫn, lời khuyên và kiểm tra hoạt động của cán bộ trực tuyến.
Ưu điểm của cơ cấu này chính là sự kết hợp ưu điểm của hai cơ cấu trên nhưng nhược điểm của nó khi áp dụng là số lượng phòng ban lớn, làm bộ máy quản lý trở nên cồng kềnh nếu không có sự sắp xếp hợp lý. Người lãnh đạo của tổ chức đòi hỏi phải là người biết điều hòa các mối quan hệ giữa các bộ phận trong nội bộ tổ chức.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng.
Nguồn: Giáo trình “Phân tích lao động xã hội”, NXB Lao động – Xã Hội, Hà Nội – 2002.
1.2.4. Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu:
Mô hình này là sự kết hợp giữa chỉ huy trực tiếp của các cấp lãnh đạo hành chính và sự hỗ trợ nghiệp vụ của các nhân viên chức năng dưới quyền. Người lãnh đạo vẫn sẽ phải chịu trách nhiệm trực tiếp với kết quả công việc của cấp dưới. Bộ phận tham mưu có nhiệm vụ chuẩn bị các sự thảo, các đề án tham khảo, các phương án thay thế khi cần thiết và đảm bảo những luận cứ khoa học nhằm hỗ trợ lãnh đạo trong quá trình ra quyết định, cũng như việc giám sát, theo dõi thực hiện quyết định.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến – tham mưu.
Nguồn: Giáo trình “Phân tích lao động xã hội”, NXB Lao động – Xã Hội, Hà Nội – 2002.
Ưu điểm của mô hình này là tính thống nhất trong quản lý của tổ chức cao, khai thác được khả năng chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ; tính thiết thực và hiệu quả của các quyết định cũng cao do có sự tham mưu dưới quyền. Tuy nhiên, nhược điểm của nó cũng chính là do có sự tham gia của nhiều người làm chậm quá trình ra quyết định, người lãnh đạo cũng phải đủ khả năng cân nhắc lựa chọn phương án tham mưu trong từng tình huống cụ thể.
Nội dung chủ yếu của tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý:
Phân tích công việc:
“Phân tích công việc là quá trình thu các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin có kiên quan đến công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc”
Phân tích công việc có ý nghĩa rất quan trọng, nó là cơ sở cho hàng loạt hoạt động quản trị nhân sự trong tổ chức. Người lãnh đạo dựa vào các kết quả phân tích công việc xác định kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho người lao động hiểu được điều đó. Người lao động cũng dựa trên kết quả này để định hướng hoạt động của mình.
Để có thể hoàn thành phân tích một công việc cần thu thập đủ các thông tin về trách nhiệm, các hoạt động và các mối quan hệ cần thực hiện công việc, thông tin về các máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên nhiên vật liệu cần sử dụng và các trang thiết bị hỗ trợ, thông tin về điều kiện làm việc và thông tin về các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện. Các tư liệu thu thập được sẽ được xử lý phù hợp tùy thuộc vào mục đích phân tích công việc. Kết quả của quá trình phân tích công việc được thể hiện thông qua bản mô tả công việc – giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc, và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện – liệt kê các đòi hỏi của công việc với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trưng về tinh thần và thể lực, các yêu cầu cụ thể khác và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc – là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh các yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Các kết quả này là công cụ đắc lực phục vụ cho việc tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý.
Có nhiều phương pháp khác nhau được áp dụng để phân tích công việc như quan sát, phỏng vấn, phiếu điều tra hay hội thảo chuyên gia. Tùy vào từng đối tượng phân tích và điều kiện thực tế tiến hành mà ta lựa chọn phương pháp cho phù hợp.
Phân tích công việc là một trong những bước đầu tiên của tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý. Các kết quả phân tích thu được chính là cơ sở để tiến hành định mức lao động, bố trí lao động cho phù hợp, cũng là cơ sở xác định các trang thiết bị cần thiết hỗ trợ để quá trình hoạt động của lao động quản lý đạt hiệu quả.
Phân công và hiệp tác lao động:
Đây là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức lao động cho lao động quản lý. Phân công lao động được thực hiện trên ba mặt:
- Theo vai trò của công việc đối với quá trình quản lý.
- Theo công nghệ quản lý.
- Theo mức độ phúc tạp và tính trách nhiệm của công việc.
Theo vai trò của công việc đối với quá trình quản lý thì toàn bộ các công việc quản lý được chia thành các chức năng cụ thể. Nó đồng thời quyết định cả cấu trúc tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Các bộ phận có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, từng cá nhân trong mỗi bộ phân đều phải có chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với vị trí mình đảm nhận. Để làm được điều này thì doanh nghiệp phải xây dựng được bản tiêu chuẩn chức danh cụ thể, hợp lý, đảm bảo sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, trách sự chông chéo giữa các vị trí. Trên cơ sở chức năng,nhiệm vụ của từng phòng ban đã được phân chia thì trong nội bộ từng bộ phân cũng phải có sự phân công, bố trí lao động hợp lý, sao cho khai thác tối đa khả năng cán bộ và tạo được điều kiện cho nhân viên nâng cao các kỹ năng làm việc.
Phân công lao động theo công nghệ quản lý chính là sự phân chia toàn bộ công việc quản lý theo quá trình thông tin, từ đó đưa ra cách thức bố trí lao động có trình độ chuyên môn phù hợp vào từng khâu của quá trình thông tin. Quá trình phân công này phải đảm bảo các thông tin được xử lý một cách chính xác, nhanh nhạy và đảm bảo chất lượng các quyết định quản lý được đưa ra. Theo đó, từng chức năng cụ thể sẽ có các cơ cấu chuyên môn, trình độ riêng. Do các yêu cầu trên nên khi phân công lao động theo hình thức này thì không được bố trí lao động làm việc trái với ngành nghề được đào tạo, công việc yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ nào thì phải bố trí người có đúng chuyên môn, nghiệp vụ đó. Chất lượng công việc nhờ vậy cũng được đảm bảo, lao động được sử dụng cũng hiệu quả hơn. Mặt khác, do đảm nhận công việc đúng chuyên môn lại được phân công chức trách rõ ràng, chuyên thực hiện một số bước công việc nên trình độ chuyên môn hóa trong hình thức phân công này phát triển khá cao, tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động.
Theo mức độ phức tạp và tính trách nhiệm thì công việc quản lý được phân chia ra thành từng phần việc nhỏ, giao cho từng người thực hiện. Mức độ phức tạp của công việc thể hiện ở yêu cầu khác nhau đối với khả năng của người thực hiện. Hình thức phân công này không yêu cầu phải bố trí lao động đúng với chuyên môn được đào tạo mà chỉ cần có trình độ và khả năng phù hợp với yêu cầu công việc. Những yêu cầu việc này được được nêu rõ trong quy định về tiêu chuẩn chức danh của doanh nghiệp.
Bên cạnh phân công lao động thì hiệp tác lao động cũng giữ vị trí hết sức quan trọng. Trong quá trình quản lý luôn tồn tại các mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, giữa những chủ thể trong cùng cấp quản lý, bên cạnh đó là sự liên quan phụ thuộc lẫn nhau giữa các chức năng quản lý nên không một lao động quản lý nào có thể làm việc độc lập hoàn toàn, không cần đến sự thông tin liên lạc và trợ giúp từ các nguồn khác nên cần có sự phối hợp hoạt động giữa các cá nhân trong từng bộ phận và giữa các bộ phận với nhau nhằm thực hiện tốt các chức năng quản lý vì mục đích phát triển chung của doanh nghiệp. Hiệp tác lao động được thể hiện ở việc phối hợp hoạt động thực hiện các công việc cụ thể giữa các bộ phận chức năng, giữa các cá nhân trong doanh nghiệp, thể hiện ở việc tổ chức công tác truyền tin trong bộ máy quản lý. Để đảm bảo hiệp tác lao động có hiệu quả thì cần phải có sự phân định chức năng, quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban chức năng và giữa các cá nhân cũng như phải quy định rõ về các mối quan hệ phối hợp, báo cáo, cung cấp thông tin giữa họ với nhau.
Điều kiện để có thể phân công và hiệp tác lao động tốt đó là phải chú ý tới các giới hạn về kinh tế, tâm sinh lý xã hội khi xây dựng các phương án phân công hiệp tác. Tức là phải đảm bảo rút ngắn được chu trình quản lý, nâng cao mức đảm nhận công việc của lao động quản lý, giảm bớt sự cồng kềnh trong bộ máy. Bên cạnh đó phải chú ý tới khả năng tiếp nhận hay xử lý thông tin của con người, công việc mà mỗi người đảm nhận phải nằm trong phạm vi khả năng này, nếu không chất lượng công việc sẽ không được đảm bảo, đồng thời cần chú ý sao cho nội dung công việc tạo được hứng thú, kích thích tính sáng tạo và phù hợp với năng khiếu, sở thích của người lao động.
Môi trường làm việc:
Môi trường làm việc của lao động quản lý bao gồm nhiều yếu tố như cơ sở vật chất, điều kiện làm việc, các chế độ chính sách khuyến khích người lao động.
Tổ chức lao động khoa học trước hết phải đảm bảo tổ chức tốt nơi làm việc cho lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng. Do đặc thù của lao động quản lý hoạt động trí óc là chủ yếu nên nơi làm việc cũng cần có những yêu cầu, sao cho kich thích tinh thần người lao động, giảm thiểu căng thẳng do áp lực công việc. Để tổ chức tốt nơi làm việc cho lao động quản lý trước hết cần phân loại chúng theo tính chất của từng loại lao động quản lý như theo tính chất chuyên môn, theo tính chất ổn định về địa điểm, hay theo sự ổn định về thời gian và số lượng người làm việc… Tuy mỗi loại nơi làm việc có yêu cầu khác nhau nhưng nhìn chung nội dung tổ chức nơi làm việc cho lao động quản lý đều bao gồm các vấn đề sau:
- Trang bị nơi làm việc: là việc đảm bảo cung cấp cho nơi làm việc có đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo nhiệm vụ và chức năng lao động. Các trang bị chủ yếu là bàn ghế, máy móc hỗ trợ, các thiết bị văn phòng, đồ văn phòng phẩm và phương tiện thông tin liên lạc… Tất cả phải đảm bảo đáp ứng được nhu cầu sử dụng, phục vụ tốt cho quá trình làm việc. Việc thiếu thốn các trang bị cơ bản này có thể làm chậm nhịp độ công việc, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung.
- Bố trí các phương tiện, công cụ, trang thiết bị tại nơi làm việc trong mối quan hệ bố trí các nơi làm việc với nhau trong nội bộ từng bộ phận và giữa các phòng ban với nhau. Do nhiệm vụ khác nhau mà nơi làm việc của từng bộ phận chức năng quản lý cũng có đặc điểm khác nhau. Đối với lãnh đạo thì bố trí nơi làm việc hợp lý sẽ tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo hàng ngày, chỉ tập trung vào những công việc cần thiết và có thể bao quát kiểm tra hoạt động của toàn bộ nhân viên dưới quyền một cách thuận lợi nhất. Các chuyên viên thì lại cần bố trí nơi làm việc sao cho đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc và tùy vào từng nhu cầu cụ thể mà có sự sắp xếp các thiết bị này. Tính đa dạng của nơi làm việc và các yêu cầu đặc thù như trên cho thấy để tổ chức nơi làm việc cho lao động quản lý được coi là hợp lý khi nó xây dựng được những giải pháp tổ chức, bố trí phù hợp với từng vị trí công việc, đảm bảo thỏa mãn đồng bộ tất cả các nhu cầu tâm sinh lý – vệ sinh lao động và tâm lý – xã hội học lao động.
Để có thể hoàn thiện tổ chức nơi làm việc cho lao động quản lý cần phải nghiên cứu, phân tích đánh giá hiện trạng của nơi làm việc, phát hiện những yếu tố hợp lý và bất hợp lý, từ đó xây dựng phương án cụ thể sao cho phù hợp nhất với các điều kiện và nguồn lực của doanh nghiệp.
Bên cạnh việc tổ chức tốt nơi làm việc thì việc tạo cho người lao động có một điều kiện làm việc thuận lợi cũng là một nhiệm cụ quan trọng. Do đặc thù lao động trí óc mang tính sáng tạo nên hoạt động của lao động quản lý không đòi hỏi nhiều về thể lực mà chủ yếu là trí lực. Điều kiện làm việc phải đảm bảo đáp ứng đòi hỏi của các yếu tố thần kinh, tâm lý. Đầu tiên là ánh sáng và sắc màu, ánh sáng là điều kiện không thể thiếu cho quá trình làm việc, tuy nhiên việc chiếu sáng bao nhiêu, dùng ánh sáng nào… sẽ đem lại hiệu quả khác nhau cho môi trường làm việc. Màu sắc cũng có vai trò quan trọng. Mỗi màu sắc khác nhau sẽ có tác dụng kích thích tâm lý khác nhau, vì vậy việc lựa chọn màu sắc sao cho kích thích trí não hoạt động, đồng thời giảm được áp lực công việc là rất quan trọng. Chiếu sáng và sắc màu sẽ có tác dũng tương hỗ cho nhau. Chúng đều có ảnh hưởng đến trạng thái tâm lý người lao động. Sử dụng tốt hai yếu tố này sẽ tạo thuận lợi cho hoạt động của người lao động.
Tiếng ồn cũng là một yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến kết quả công việc của lao động quản lý. Trong điều kiện tiếng ồn quá nhiều sẽ gây ức chế thần kinh, hạn chế khả năng hoạt động trí óc. Yên tĩnh và tập trung tư tưởng là điều kiện tiên quyết đảm bảo hiệu quả hoạt động trí óc. Chính vì vậy, ở nơi làm việc cần có các biện pháp chống tiếng ồn. Các biện pháp chủ yếu được sử dụng là chống tiếng ồn từ nguồn phát sinh, chống tiếng ồn trên đường lan truyền và tổ chức nơi làm việc hạn chế tiếng ồn… những biện pháp này nhìn chung đều rất tốn kém.
Một yếu tố quan trọng không kém trong việc tạo ra điều kiện làm việc thuân lợi cho lao động quản lý là bầu không khí tập thể: Bầu không khí này ảnh hưởng rất lớn đến khả năng lao động trí óc cũng như hiệu quả quản lý. Bầu không khí tập thể đoàn kết, thân ái, tin tưởng, giúp đỡ lẫn nhau sẽ đem lại kết quả lao động cao, ngược lại khi tập thể có mâu thuẫn, xung đột thì hiệu suất lao động giảm rõ rệt. Để tạo được bầu không khí tập thể tốt cần phối hợp đồng bộ nhiều biện pháp như bố trí lao động hợp lý, cải thiện điều kiện lao động và nâng cao phúc lợi, có chế độ khen thưởng, kỷ luật công khai minh bạch, đánh giá thực hiện công việc phải mang tính khách quan, sát thực…
Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý:
Vai trò của lao động quản lý trong doanh nghiệp:
Lao động quản lý là những người giữ trọng trách lớn lao trong doanh nghiệp, có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vai trò của lao động quản lý trong các doanh nghiệp được chia thành:
- Vai trò đại diện: Lao động quản lý có vai trò đại diện cho tổ chức mình quản lý, thực hiện một số công việc mang tính nhi thức và pháp lý. Tuy nhiên không phải tất cả lao động quản lý trong doanh nghiệp đều đảm nhận vai trò này mà chỉ một số người thực hiện tùy thuộc vào quyền hạn và nhiệm vụ được giao. Vai trò này hết sức quan trọng nhất là trong thời ký hội nhập, nên kinh tế mở toàn cầu. Vai trò đại diện chủ yếu là ở các hoạt động kinh tế với các cơ quan quản lý, các đối tác, các khách hàng, với các tổ chức kinh tế - xã hội… để thực hiện chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
- Vai trò lãnh đạo: đưa ra các phương hướng phát triển cho doanh nghiệp, phù hợp với chủ trương phát triển của Nhà nước và xu thế chung toàn xã hội; tổ chức thực hiện các mục tiêu, kế hoạch của dianh nghiệp một cách hiệu quả nhất, tạo điều kiện nâng cao thu nhập của người lao động… Vai trò lãnh đạo chủ yếu thể hiện trong quá trình quản lý doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Do vai trò quan trọng của bộ máy quản lý mà mỗi doanh nghiệp đều cần có biện pháp tổ chức và vận hành nó một cách hiệu quả, đảm bảo tốt nhất cho sự phát triển doanh nghiệp.
Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý:
Hoàn thiện tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lý là một yếu tố tất yếu khách quan đối với mỗi doanh nghiệp trong quá trình hoạt động và phát triển.
Trong thời đại hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt, nó không chỉ diễn ra trên khu vực sản xuất , đối với các sản phẩm mà xảy ra ngay cả trong lĩnh vực quản lý. Quản lý là một nghề của xã hội, bộ máy quản lý có hoạt động tốt và hiệu quả mới tạo ra được lợi thế cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển.
Hoàn thiện tổ chức lao động cho lao động quản lý là bước công tác then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Nó cơ cấu lại tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp nhất với yêu cầu sản xuât kinh doanh, giảm bớt sự cồng kềnh cũng như tính quan liêu trong cung cách làm việc của bộ máy quản lý.
Hoàn thiện tổ chức lao động cho lao động quản lý giúp bố trí, phân công lao động một cách có hiệu quả nhất. Lao động được bố trí hợp lý sẽ phát huy hết năng lục các nhân. Bên cạnh đó, việc phân chia rõ ràng các chức năng nhiệm vụ sẽ giúp hoạt động quản lý chuyên môn hóa hơn, người lao động có điều kiện hoàn thiện bản thân, nâng cao trình độ chuyên môn, cũng như kỹ năng kỹ xảo trong công việc.
Hoàn thiện tổ chức lao động cho lao động quản lý giúp tăng năng suất lao động của lao động trong bộ máy quản lý. Do đặc thù kết quả công việc của lao động quản lý không thể lượng hóa được nên năng suất lao động chủ yếu tính dựa trên doanh thu của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý được tổ chức khoa học, gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với những con người có năng lực trình độ sẽ phát huy tối đa khả năng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp.
Hoàn thiện tổ chức lao động cho lao động quản lý có liên quan chặt chẽ tới chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Nó làm cho doanh nghiệp hoạt động ngày càng có hiệu quả hơn.
