Chương 6: Trộn văn bản

Chức năng trộn văn bản thường dùng khi cần gửi công văn, giấy mời, thư từ cho nhiều địa chỉ, người nhận khác nhau nhưng với nội dung giống nhau. Để tránh khỏi phải soạn thảo nhiều văn bản như vậy, Word có một chức năng đặc biệt gọi là Trộn văn bản (Merge Document) cho phép tự động tạo ra các văn bản "giống nhau " như vậy từ một bản mẫu và các số liệu cần trộn tương ứng.

Main Document: văn bản chính (thư từ, công văn...) chứa nội dung, cách trình bày, hình ảnh giống hệt nhau trong các văn bản trộn.

Data File: văn bản số liệu bao gồm các số liệu sẽ được trộn với văn bản chính để tạo ra các văn bản theo ý muốn. Các số liệu này được chia thành nhiều loại được gọi là (Fields). Mỗi văn bản được sinh ra sẽ tương ứng với một dãy dữ liệu của trường trên.

Số liệu của Data File được ghi trong một văn bản riêng và được thể hiện trong một bảng. Số cột của bảng là số trường tương ứng của số liệu. Mỗi hàng là một bản ghi (trừ hàng đầu tiên). Tên trường bắt buộc viết liền nhau

Ví dụ:

Trong ví dụ trên Hoten, Tencoquan, Diachi là tên của các trường của Data File.

Ví dụ:

Giấy mời

Kính gửi: <<Hoten>>

Cơ quan: <<Tencoquan>>

Địa chỉ: <<Diachi>>

Kính mời đại diện của quý cơ quan tới địa điểm A vào lúc 8 giờ để họp mặt

Trong ví dụ trên, văn bản được soạn thảo sau khi đã gắn vơi Data File của ví dụ mục soạn thảo Data File. Các trường Hoten, Tencoquan, Diachi được chèn vào văn bản tại các vị trí tương ứng và được thể hiện trên màn hình giống như hình ảnh trên.

 Tạo tệp nguồn lấy tên là NGUON

 Tạo tệp mẫu lấy tên là MAU

 Thực hiện lệnh ToolsMail Merge ...

 Chọn Create → chọn Form Letters ...→ chọn Active Window

 Tại hộp Get Data → chọn Create Data Source (nếu chưa có tệp nguồn), nếu đã có tệp NGUON thì chọn Open Data Source (gõ tên tệp NGUON đã có)

 Chọn Edit Main Document

 Tiến hành công việc soạn thảo và chèn mã trộn từng vị trí cần thiết

 Nháy chuột vào biểu tượng Mail Merge

Với Office 2000 bạn tiến hành các bước sau:

 ToolsLetters and MailingsMail Merge Wizard...LettersNext (Step 1 of 6) → Next (Step 2 of 6)→ Next (Step 3 of 6)chọn tệp nguon sau đó nháy chuột vào OK

 Nháy chuột vào biểu tượng More item ... và chọn tên trường muốn chèn → nháy vào nút Insert → nháy vào nút Close, tương tự như vậy cho đến hết

 Nháy chuột vào Next (Step 4 of 6)→Next(Step 5 of 6) → Edit inđiviual letters ... chọn OK.