Cách viết thư hồi âm bằng tiếng Anh

             Khi bạn nhận được một bức thư của ai đó điều chắc chắn là bạn phải hồi âm lại cho họ đúng không? Điều khó là nếu như bức thư bạn nhận được là thư bằng tiếng Anh thì bạn phải trả lời lại bức thư bằng tiếng Anh cho họ. Khi đó trình độ tiếng Anh của bạn phải tốt thì bạn mới viết được một bức thư hay mà thể hiện được thành ý của mình. Nhằm giúp các bạn viết được bức thư hồi âm hay chúng tôi xin giới thiệu cách viết thư hồi âm bằng tiếng Anh sau đây.

=>

=>

=>

1.

          Cấu trúc thư gồm các phần sau:

1.1. Heading

Heading hay còn gọi là tiêu đề. Phần này sẽ là tên của bức thư mà bạn muốn gửi. Viết về chủ đề nào thì tên tiêu đề theo chủ đề đó.

1.2. Inside address

- Thông tin người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

- Ngày tháng: Trong tiếng Anh bạn nên chú ý khi viết ngày tháng. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như: 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lịch sự hơn cách chỉ dùng số.

- Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.

- Cách xưng hô đầu thư: Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen

1.3. Body

- Phần thân của bức thư được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

- Đây là phần nội dung chính, nói chi tiết theo chủ đề mà bạn viết.

1.4. Complimentary close

- Phần cuối thư nếu giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly.

- Kèm thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết.

- Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2..

2. Một số lưu ý khi viết thư hồi âm bằng tiếng Anh

- Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen.

- Không sử dụng từ thông tục, tiếng lóng, các từ thân mật ví dụ như: wanna, kid, dad, mate… trừ các bức thư đã quá thân mật.

- Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.

- Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

- Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

- Cuối thư: Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống. Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”. Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.

3. Những bài viết thư hồi âm bằng tiếng Anh mẫu

3.1. Bài số 1

Dear Trang,

How are you? I was very happy when I got a letter from you. I am really happy that you spent a wonderful summer holiday in Sa Pa.  And now, I would like to tell you about my summer holiday. Last summer I visited Cua Lo beach with my parents. We went there by car. We stayed in Binh Minh hotel for a week.

In Cua Lo, we visited a lot of interesting places: Hon Ngu island, Nguyen Su Hoi temple. But the most exciting for me was visiting Hon Ngu island. It  was fantastic and romantic.. Food in Cua Lo is extremely delicious. I especially felt excited with the courses from seafood such as "cua rang me, chao ngao or mam ruoc"

Cua Lo's people are very friendly and warm. So, my parents and I felt happy very comfortable like at home. Well, I told you everything about my holiday. Trang, what places do you want to visit on your next holiday? Why?

I hope to get the answer from you soon.

Best wishes,

             Nga

3.2. Bài số 2

Dear Anna,

I have received your letter and I feel so glad when knowing that you had passed your examinations with good marks. You want me to tell you about my own family. I got married eight years ago. And now I have two sons, they are very studious, my first son is five years old. His name is Khanh. My second son is 3 years old, his name is Khiem. My wife is an accountant, She is 35 years old, her name is Doan. My family lives in a small house in Thai Nguyen city. At the weekend, my family often goes to visit our parents. Sometimes, we stay at home and clean the house. Now I am preparing for my master entrance examination. It is very hard for me but I try my best, to pass the exam.

I have told you something about my own family life. How about your family life? Are you ready to let me know about it? I am really excited to hear about it.

Best wishes to you.

                     Tung

          Đọc bài viết cách viết thư hồi âm bằng tiếng Anh và tập viết thư cho quen nhé các bạn. Ở chuyên mục còn có rất nhiều cách viết thư khác như viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh, viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, cách viết bức thư tình bằng tiếng Anh…để các bạn tham khảo. Chúc các bạn viết được thư hồi âm ấn tượng nhất và hiệu quả!

I hope to get the answer from you soon.

          Best wishes