Cách viết một email cơ bản và chuyên nghiệp là gì?

Email bây giờ là một kênh giao tiếp và truyền thông phổ biến. Nhưng cách viết chung cho một email gần như chưa có. Đây là tập hợp những nguyên tắc phổ biến về cách viết email, tùy từng công ty sẽ có cách giao tiếp email riêng, không khó thực hiện, bạn làm dần dần cũng sẽ quen. Nếu được, bạn có thể tự rút ra những cách viết email tốt hơn và phù hợp ngữ cảnh. Hãy tham khảo các bước viết email như sau:

1. Hãy gõ đúng địa chỉ

Bạn phải gõ đúng địa chỉ người gửi. Thiếu @ hay quên ghi đuôi thì lỡ nhấn nhầm nút gửi hay send. Server email sẽ báo cho bạn ngay. Trước đây các server vẫn cho gửi đi rồi báo lỗi, sau này đã bị chặn rồi nên bạn yên tâm. Vấn đề là hãy nhớ có .vn hay không vì nhiều email phổ biến như yahoo hay bị lỗi  này.

2. Chú ý khi dùng CC và BCC

CC là nơi bạn ghi mail của quản lý của bạn và quản lý của người gửi mail bên kia nếu có.

BCC thường là gửi mà bạn muốn bảo mật danh sách gửi để không bị người khác cướp danh sách để đi spam.

Đôi khi, cùng một nội dung bạn muốn gửi cho nhiều người, bạn vẫn có thể dùng bcc. Như là lời cảnh cáo nhân viên nhưng không cho người cảnh cáo biết là việc cảnh cáo sẽ được gửi cho ai, cũng là cách giữ thể diện cho người bị cảnh cáo.

3. Ghi tiêu đề mail ngắn gọn và không dùng ngôn ngữ nói

Trong các web email phổ biến như Google hay Yahoo hay nhắc nhở bạn ghi tiêu đề mail. Không có tiêu đề thì email nhìn thiếu chuyên nghiệp.

Bạn có muốn đọc mail của ai đó gửi bạn mà cái tiêu đề cũng không ghi nên hồn?

Chưa kể vài người dùng tiêu đề mail như một chương trình chat. Chỉ ghi nội dung ở tiêu đề, còn phần thư không để bất kỳ nội dung nào. Nếu trao đổi ngắn, nên dùng chương trình chat nội bộ hoặc các chương trình chat phổ biến ở công ty như: Skype, Mess Facebook, Hangout, Viber hoặc Zalo…

4. Nội dung luôn nhớ KISS

Ghi nội dung nhớ nguyên tắc KISS (Keep It Short and Simple). Ghi đúng vấn đề, không kể lể dài dòng hay rào trước đón sau quá dài. Bây giờ người ta rất lười đọc, hãy liệt kê vấn đề ra từng dòng 1. Người trả lời email cứ theo từng dòng mà trả lời bằng màu chữ khác, rất nhanh và tiện.

5. Chèn tập tin đính kèm trước khi ghi nội dung

Nếu có chèn tập tin hay file vào mail. Mình khuyên các bạn nên chèn trước, vì khi viết mail xong nhiều người mệt quá sẽ quên mất chèn file vào mail. Lỗi này người ta châm chước được nhưng không nên vi phạm hoài.

Nhưng nói bạn mới cũng hơi oan, vì nhiều người dùng mail lâu năm vẫn hay mắc lỗi ngớ ngẩn này. Và đa phần là nhận ra điều này khi người nhận mail hỏi file đính kèm đâu?

Hy vọng qua bài viết  đã có thể giúp bạn nắm được cách viết email sao cho chuyên nghiệp khi đi làm. Cám ơn các bạn đã dành thời gian để theo dõi bài viết này. Hẹn gặp lại các bạn ở một bài viết khác nhé.