Cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Viết email cũng là cách giúp bạn luyện hiệu quả. Tuy nhiên nhiều người lại chưa biết viết một email đơn giản nhưng vẫn cho thấy sự chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ thông tin cho người đọc. Đặc biệt là với các email mang tính chất trang trọng thì các yếu tố trên càng được đề cao hơn. Trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ tới các bạn cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất.

Các viết email tiếng Anh thế nào cho đúng?

1. Các phần cơ bản trong email tiếng Anh

Trong email tiếng Anh thường có các phần cơ bản sau:

- Greeting (Chào hỏi)

- Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

- Introduction (Giới thiệu)

- Main point (Nội dung chính)

- Concluding sentence (Kết thúc email)

- Signing off

1.1. Phần chào hỏi trong email tiếng Anh

Phần chào hỏi tùy thuộc vào mối quan hệ với người gửi mail, ta sử dụng các cách viết khác nhau.

- Người nhận có mối quan hệ lịch sự, ta nên sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs, Ms… Ví dụ Dear Mrs.Price.

- Nếu mối quan hệ giữa bạn và người nhận thân mật hơn, bạn có thể sử dụng tên riêng của người đó như: Hi Kelly, Dear Kelly.

1.2. Phần câu hỏi chào ban đầu

Phần này dành cho các câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe của người nhận như:

- How are you?

- How are things?

Bạn có thể thay đổi cách viết bằng cách mở đầu bằng câu chúng cũng rất hay. Đó là các mẫu câu như:

- I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe)

- I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Hoặc nếu đó là bức thư hồi đáp thì bạn nên sử dụng các mẫu câu sau. Những mẫu câu này sẽ làm người đọc cảm thấy thoải mái và nhận thấy bạn là người rất lịch sự.

- Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)

- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)

- Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

1.3. Phần giới thiệu trong email tiếng Anh

Phần giới thiệu này nêu rõ lý do tại sao chúng ta viết email. Tùy vào đối tượng là người nhận để có cách diễn đạt khác nhau. Bạn có thể dùng các cấu trúc như: I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize.

- Với những người có mối quan hệ xã giao, thân thiết thì có thể dùng các câu hỏi gián tiếp hoặc trực tiếp như:

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

- Nếu phải đảm bảo yêu cầu văn phong sang trọng thì tốt nhất bạn không nên sử dụng cách viết tắt. Ví dụ

I am writing to reference to (Tôi viết thư để tham khảo….)

I am writing to enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….)

1.4. Phần nội dung chính trong email tiếng Anh

Phần này đưa ra những vấn đề bạn muốn nói một cách ngắn gọn, súc tích càng sớm càng tốt. Bạn có thể tham khảo một số mẫu câu dưới đây:

- As you started in your letter… Như khi bạn bắt đầu trong thư …

 - Regarding… Về vấn đề…

- Concerning… Liên quan đến…

- With regards to… Liên quan với…

- As you told me… Như bạn đã nói với tôi…

- As you mentioned in the previous one…Như bạn đã đề cập trước đó…

- It is with great sadness that we… Vô cùng thương tiếc báo tin…

- After careful consideration we have decided… Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…

- Could you please…? Bạn có thể vui lòng

- Could you tell me something about… Bạn có thể cho tôi biêt về…

- I would like to ask your help… Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…

1.5. Phần kết thúc của email tiếng Anh

Phần kết thúc của một email tiếng Anh có thể dùng các câu sau:

- Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé)

- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

1.6. Phần signing off của email bằng tiếng Anh

Trong trường hợp không trang trọng, bạn có thể dùng:

- Best,

- Best wishes,

- Regards,

- Take care,

- Bye,

Trường hợp trang trọng thì nên dùng:

- Best regards,

- Warm regards,

Lưu ý:

Nếu mở đầu thư của bạn là Dear Ms/Mrs + surname thì cuối thư dùng Yours sincerely,

Nếu là Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng Yours faithfully,

Những lỗi nào cần tránh khi viết email

2. Những lỗi cần tránh khi viết email tiếng Anh

- Không viết tắt, đặc biệt là với các tư như I am, I will, I have seen, I do not. Bạn nên viết đầy đủ để thể hiện sự sang trọng và lịch sự.

- Không sử dụng tiếng lóng, từ thông tục trong thư.

- Với ngôi thứ nhất nên sử dụng từ “would like” thay cho từ “want”.

- Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên).

- Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …

- Câu văn ngắn gọn, súc tích, có đầy đủ các thành phần của câu. Sử dụng từ đơn giản để tránh hiểu nhầm.

- Chú ý các dấu câu như dấu chấm, dấu phẩy. Hạn chế sử dụng dấu chấm than (!)

- Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.

3. Các từ viết tắt thường dùng khi khi viết email tiếng Anh

Nếu bạn viết thư cho bạn bè, thể hiện mức độ thân thiết thì có thể sử dụng các từ viết tắt như sau:

- ASAP = as soon as possible

- CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)

- ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)

- PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)

- PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)

- PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)

- RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

là dựa trên các nguyên tắc trên và thực hành thường xuyên. Bạn có thể viết thư cho bạn bè, thư cho người thân để luyện cách viết sao cho chuyên nghiệp nhất nhé.