Các thao tác cơ bản với bảng tính Excel

Các thao tác cơ bản với bảng tính Excel

Ở bài trước VnDoc đã chia sẻ cho các bạn một số thông tin hữu ích để làm quen với Excel. Trong bài viết này, mời các bạn tham khảo thêm các thao tác căn bản khi làm việc với bảng tính Excel để hiểu rõ hơn cách sử dụng Microsoft Excel nhé.

Hướng dẫn lập báo cáo tài chính bằng Excel

Cách sử dụng các tùy chỉnh trong Excel

Cách đính kèm file trong Excel

1. Thao tác với workbook

Tạo mới workbook

Chọn nút Office -> New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã có. Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook và nhấp nút Create.

Mở workbook có sẵn trên đĩa

Chọn nút Office -> Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin.

Tự động lưu workbook

Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại công việc đã thực hiện thường xuyên.

Việc ra lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện.

Lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần).

Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn chọn nút Office -> Excel Options -> Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save.

AutoRecover information every minutes.

Một số cách lưu workbook:

Cách 1. Chọn nút Office -> Save.

Cách 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar).

Cách 3. Dùng tổ hợp phím <Ctrl+S> (cách này đơn giản và nhanh nhất).

Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ.

2. Thao tác với worksheet

Chèn thêm worksheet mới vào workbook

Cách 1. Nhấn vào nút trên thanh sheet tab

Cách 2. Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.

Cách 3. Nhấn chọn nhóm Home -> đến nhóm Cells- > Insert -> Insert sheet.

Cách 4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert..., hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.

Đổi tên worksheet

Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, chọn Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter.

Xóa worksheet

Muốn xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau:

Cách 1. Chọn sheet muốn xóa -> chọn nhóm Home -> chọn nhóm Cells -> Delete -> Delete sheet.

Cách 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK.

Sắp xếp thứ tự các worksheet

Có nhiều cách thực hiện sắp xếp worksheet như:

Cách 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.

Cách 2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp xếp, chọn Move or Copy.... hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp chọn lên tên sheet trong danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau đó nhấn OK.

Sao chép worksheet

Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy... chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet -> đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy -> nhấn nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép -> giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab -> thả trái chuột.

Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet.

Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mở workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy... và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới).