BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ THẾ NÀO TRONG THỜI ĐẠI CÔNG NGHỆ?

Bảo quản tài liệu lưu trữ là gì? 

Bảo quản lưu trữ tài liệu là tập hợp những thao tác áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ cho mọi loại tài liệu lưu trữ. 

Các biện pháp này giống như chiếc áo giáp được trang bị để giúp tài liệu có sức đề kháng, chống lại tác động của côn trùng, môi trường, khí hậu. 

Nội dung của quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: 

• Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; tiến hành xử lý kỹ thuật bảo quản
• Thực hiện, tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ
• Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

>>> Hệ thống lưu trữ hồ sơ THÔNG MINH cho doanh nghiệp <<<

Tài liệu sẽ đi về đâu nếu không bảo quản tài liệu lưu trữ?

Tại mỗi tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp tài liệu lưu trữ luôn đóng vai trò quan trọng, được bảo quản kỹ lưỡng. Vậy sẽ ra sao nếu những tệp tài liệu dày cộp, chứa những thông tin quan trọng không còn được bảo quản? 

Trước hết, tài liệu lưu trữ sẽ bị nhiều tác nhân xâm nhập: 

• Chúng phải chịu sự gặm nhấm từ côn trùng có hại, các loại nấm mốc. 
• Điều kiện môi trường xung quanh ẩm thấp làm nhũn tài liệu, mờ nhoè thông tin. 
• Không được bảo quản kỹ tài liệu sẽ bị hao hụt, đốt cháy bởi sự cố ngoài ý muốn như  thiên tai, hoả hoạn. 
• Ngoài ra ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ cũng là những tác nhân khiến tài liệu nhanh chóng “bay màu”, không còn giá trị. 

Nếu tài liệu được lưu trữ, hay bảo quản với những thao tác sai cách, di chuyển bất cẩn thì chúng phải đối diện với nguy cơ bị rữa ra, rách, hư hỏng nặng. Những tài liệu ban đầu sẽ ẩn chứa nguy cơ gây bệnh tiềm tàng bởi nhiều loại vi khuẩn, vi trùng có hại, khó để khai thác, sử dụng sau này nếu cần. 

>>> Hệ thống quản lý văn bản điện tử sử dụng cho doanh nghiệp <<<

Bảo quản tài liệu lưu trữ như thế nào là “đúng chuẩn”?

Để bảo quản tài liệu lưu trữ đúng chuẩn, chúng ta cần phải tuân thủ quy định dưới đây: 

• Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ đảm bảo

Dựa vào khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, chúng ta có thể xây dựng khi lưu trữ có diện tích phù hợp, đảm bảo môi trường kỹ thuật, môi trường kho để đảm bảo an toàn tài liệu. 

Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định và hướng dẫn tại các văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

• Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật bảo quản đầy đủ

Những phương tiện, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: bìa, hộp, trang thiết bị vận chuyển tài liệu, giá, kệ, tủ, thiết bị báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm, hệ thống điều hoà,…

Nhờ những trang thiết bị kể trên, các tác nhân gây hại cho tài liệu lưu trữ được hạn chế tối đa: tài liệu sẽ không lão hoá và tự huỷ theo thời gian… Ảnh hưởng của nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi,… không còn là nỗi lo “ám ảnh” của mỗi tệp tài liệu

• Ứng dụng linh hoạt các kỹ thuật kỹ thuật bảo quản

   Quá trình xử lý cần phải lưu ý kết hợp các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ dưới đây một cách hiệu quả: 

• Phòng chống ẩm tài liệu bằng các biện pháp như: thông gió, sử dụng chất hút ẩm, cách ly độ ẩm, dùng máy hút  ẩm, sấy khô tài liệu. 
• Phòng chống nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho cần phải đảm bảo đã khô, sạch, tiến hành khử trùng. Ngoài ra việc vệ sinh kho tàng, thiết bị, đảm luôn giữ không khí, nhiệt độ, độ ẩm ở mức  tiêu chuẩn
• Các biện pháp giúp phá tan “sự ngáng đường” của nấm mốc như dùng hóa chất theo hướng dẫn chuyên gia cũng cần được người thủ kho lưu ý. 
• Để diệt tận gốc côn trùng, người bảo quản tài liệu lưu trữ cần phải dự trù phương án xử lý phù hợp với từng loại khác như gián, kiến, mọt, mối, chuột, bọ,…
• Phòng chống cháy: Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện để đảm bảo an toàn về nguồn điện của kho. Hệ thống báo cháy, chữa cháy đạt chuẩn cần được trang bị đúng chuẩn theo quy định. 
• Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ khoa học
• Tài liệu trong kho lưu trữ cần phải được sắp xếp khoa học 
• Xếp tài liệu trong hồ sơ
• Xếp tài liệu lên giá
• Xếp lại giá trong kho

Việc kiểm tra, bảo vệ cũng như khai thác tài liệu trong kho cần có quy chế cụ thể. Ngoài ra chế độ vệ sinh định kỳ cũng cần được kiểm tra, theo dõi sát sao. Việc mượn trả, khai thác tài liệu cũng cần lưu ý nhiều hơn. 

>>> Khám phá phần mềm quản lý hồ sơ tối ưu cho doanh nghiệp Việt <<<

• Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

Khi tiến hành bảo quản tài liệu lưu trữ việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, khảo sát tình trạng tài liệu,… cần được thực hiện định kỳ để nhanh chóng phát hiện các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đang có nguy cơ hư hỏng cần được tu bổ, phục chế. 

Một số biện pháp tu bổ thường dùng hiện nay: cắt dán, ngâm tẩm, ép màng mỏng tài liệu giấy, bồi nến, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, các loại tài liệu giấy,…

Quá trình phục chế là quá trình tái tạo tại lại tài liệu và thông tin lưu trữ nếu chúng bị mất mát, hư hỏng quá nặng, khó sửa chữa. Còn phục chế tài liệu là nhiệm vụ khôi phục lại các tài liệu cổ đã bị hư hỏng nặng, mất đi một phần thông tin.  

Phương pháp bảo quản tài liệu lưu trữ thời 4.0

1. Về phương pháp bảo quản truyền thống:

• Tài liệu được giữ gìn trên hàng loạt các kho, giá, kệ, thùng, hộp.  
• Thường xuyên khử axit đối với các tài liệu bằng giấy: có thể dùng nước nóng tinh khiết từ 50-60% để khử axit cho tài liệu, hoặc dùng Clay (một sản phẩm của Kiềm), 
• Dùng hoá chất để tiến hành tẩy khô, phục chế tài liệu hư hỏng bởi không khí ánh sáng, các loại côn trùng
• Bảo quản tài liệu lưu trữ bằng các loại giấy chuyên dụng có chức năng bảo quản. 

 2. Về phương pháp bảo quản hiện đại – phương pháp đúng chuẩn thời 4.0

Phương pháp lưu trữ hiện đại từng bước loại bỏ các loại giá đỡ, kho kệ, thùng, hộp giấy, các loại hóa chất cũng không còn được sử dụng. Cụ thể: 

• Sử dụng tủ lạnh để bảo quản tài liệu thay vì sử dụng điều hòa, vì ở nhiệt độ lạnh nấm mốc có thể giảm.
• Scan chuyển dạng toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ để các tài liệu được bảo quản lâu dài. Quá trình sắp xếp, tìm kiếm cũng trở nên thuận tiện hơn. 
• Sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học, hiệu quả. Trong  đó có thể kể đến phần mềm DocEye. DocEye sẽ giúp thiết lập kho tài liệu điện tử dùng chung phù hợp với nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. Ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ lưu trữ tài liệu tập trung trên một hệ thống, lưu trữ mọi lịch sử phiên bản của 1 tài liệu tại cùng 1 vị trí, cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi. Ngoài ra các loại tài liệu cũng được phân loại khoa học theo mục đích, nhu cầu sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp. Các tài liệu vật lý  được số hóa với độ chính xác cao và upload trực tiếp từ máy scan lên hệ thống của DocEye. Bảo mật dữ liệu chặt chẽ với tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, phòng ban, nhóm người dùng, và thiết lập mật khẩu đa lớp tới từng thư mục, từng tài liệu. Tìm kiếm tài liệu chỉ trong 3 giây với tính năng tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao (theo bộ lọc, mã barcode, …)

Bảo quản tài liệu lưu trữ là yêu cầu chung của nhiều ngành khác nhau. Bởi vậy không ngừng cải tiến ứng dụng những phương pháp bảo quản, lưu trữ hiện đại sẽ là giải pháp tối ưu hỗ trợ các tổ chức doanh nghiệp. Luôn không ngừng thay đổi và phát triển sẽ là tôn chỉ chung giúp các doanh nghiệp giải quyết hiệu quả được bài toán lưu trữ vẫn còn nhiều lỗ