4 kỹ năng tin học nhân viên văn phòng, telesales, cần biết

Tin học văn phòng là một trong những kĩ năng mềm quan trọng và cần thiết nhất hiện nay. Bởi vậy, thành thạo tin học văn phòng chính là lợi thế lớn cho bạn không chỉ trong trường lớp, khi xin việc, khi làm bất kỳ công việc nào sử dụng đến máy tính hay thậm chí khi các bạn đã là một nhà quản lý, giám đốc nó cũng không bao giờ thừa.

Tuy nhiên việc học lý thuyết trên trường không bao giờ là đủ. Đối với những bạn còn là sinh viên, để có thể ứng dụng thành thạo tin học ở bên ngoài thực tế hoặc với những người còn hạn chế về khả năng thực hành thì cần phải luyện tập thực hành tin học nhiều hơn bao giờ hết. Chính vì vậy, các bạn nên chuẩn bị trước cho mình hành trang kiến thức cơ bản về tin học, chịu khó tìm tòi và học hỏi để có thể tự tin khi bước ra ngoài xin việc. Với bài viết ngay sau đây, Taimienphi sẽ chia sẻ với bạn đọc . Những kỹ năng này được cho là tối thiếu nhất dành cho các bạn nếu các bạn muốn mọi người trong công ty có ấn tượng tốt.

Gõ bàn phím bằng 10 ngón

Đối với các nhân viên văn phòng, telesales thì việc soạn thảo văn bản, đánh máy vi tính là việc làm thường xuyên và mong muốn lớn nhất của họ chính là gõ văn bản nhanh mà không cần nhìn bàn phím. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và đạt hiệu quả công việc hơn rất nhiều. Tuy nhiên hiện nay có khá nhiều bạn bước đầu sử dụng máy tính và việc "mổ cò" là điều khó tránh khỏi. Khi đó việc gõ văn bản lúc nào bạn cũng phải nhìn bàn phím sẽ rất hay bị dính lỗi sai chính tả và sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất làm việc, gây ra mệt mỏi, áp lực… Chính vì thế mà việc gõ bàn phím bằng 10 ngón thuần thục là việc hết sức cần thiết cho những người thường xuyên sử dụng máy tính nói chung và dân văn phòng nói riêng.

Để cải thiện điều này bạn có khá nhiều cách và đương nhiên cách tốt nhất là phải thực hành thật nhiều trên máy tính để làm quen cũng như thuộc vị trí các phím. Ngoài ra cũng còn có cách khác nữa chẳng hạn như các ứng dụng và trò chơi hướng dẫn bạn cách gõ bàn phím bằng 10 ngón tay và thực hành chúng rất hiệu quả thông qua việc rèn luyện chuyển động của các ngón tay giúp bạn thao tác được linh hoạt hơn. Bạn đọc có thể tham khảo một số phần mềm hỗ trợ gõ bàn phím bằng 10 ngón sau đây:

• Mario
• TypingMaster Pro
• TypeFaster Typing Tutor
• Typing Trainer
• Ten Thumbs Typing Tutor

Sao Lưu Dữ Liệu

Sao lưu dữ liệu là việc làm khá quan trọng bởi vì nó làm giảm nguy cơ bạn đánh mất những dữ liệu quan trọng như bức ảnh kỷ niệm quý giá, những file tài liệu phục vụ công việc… trong trường hợp ổ cứng hỏng hóc hay laptop bạn bị mất trộm… Việc sao lưu dữ liệu không phải là quá khó, tuy nhiên khi mà có quá nhiều cách để bạn làm điều này thì với người dùng thông thường, họ sẽ cảm thấy bối rối không biết nên chọn cách nào cho hiệu quả.

Có thể nói, cách tốt nhất để đảm bảo rằng bạn sẽ không làm mất các dữ liệu quan trọng của mình đó là không nên phụ thuộc vào bất kỳ một giải pháp sao lưu nào cả. Vì khả năng rủi ro mất dữ liệu sẽ không báo trước hay nói cách khác là do bạn quá "đen đủi" nên mới làm mất dữ liệu. Vì thế bạn nên sử dụng tới ít nhất hai trong ba phương pháp dưới đây và nếu có điều kiện thì tốt nhất nên áp dụng cả ba đối với những dữ liệu thiết yếu.

• Sử dụng ổ cứng di động để sao lưu dữ liệu
• Lưu trữ đám mây (như Onedrive, Dropbox, Googledrive…)
• Lưu trên đĩa CD, DVD, Blu-Rays

Biết các phím tắt trên bàn phím

Phím tắt trên máy tính giúp người dùng sử dụng máy tính hiệu quả hơn thông qua việc kết hợp các phím với nhau để gọi một tính năng nào đó, thay vì phải tìm và chọn thủ công. Phím tắt tỏ ra cực kỳ hữu dụng trong những ứng dụng có quá nhiều tính năng chẳng hạn như Microsoft Office Word. Việc Copy/Paste với Ctrl-C và Ctrl-V là việc làm khá thường xuyên và nhiều người biết đến. Tuy nhiên bạn đã biết hầu hết các phím tắt trên bàn phím quan trọng chưa. Tham khảo bài viết với các tổ hợp phím tắt máy tính hữu dụng mà chúng tôi đã chia sẻ trước đó để sưu tập các phím tắt hữu dụng nhất nhé.

Tạo bảng gõ tắt.

Trong quá trình nhập liệu hiện nay, Unikey là chương trình gõ tiếng Việt giúp các bạn soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt, chat với bạn bè hay tìm kiếm trên Google… Để tiết kiệm thời gian trong quá trình soạn thảo văn bản cũng như tăng tốc độ gõ chữ bằng cách tạo bảng gõ tắt được Unikey hỗ trợ khá tốt. Các bạn có thể thiết lập (thêm, sửa, xóa) các từ viết tắt hay cụm từ vào trong Unikey để sử dụng.

Chẳng hạn như thiết lập ở ảnh trên, thay vì phải gõ Zaidap.com giờ đây bạn chỉ cần gõ tmp + Space là đã có thể gõ nhanh từ Taimienphi, cách này áp dụng với cụm từ dài khá hữu ích. Nếu như bạn là người mới, bạn có thể tham khảo hướng dẫn Gõ tắt trong Unikey mà chúng tôi đã chia sẻ trước đó để thiết lập cũng như giúp quá trình soạn thảo văn bản của bạn nhanh hơn nhé.

http://thuthuat.taimienphi.vn/4-ky-nang-tin-hoc-nhan-vien-van-phong-telesales-can-biet-24971n.aspx
Trên đây là tổng hợp 4 kỹ năng tin học nhân viên văn phòng, telesales cần biết khá hữu ích trong những bước đầu làm việc. Ngoài 4 kỹ năng trên đây, bạn đọc còn có thể tham khảo một vài mẹo vặt giúp soạn thảo văn bản nhanh hơn mà Taimienphi đã chia sẻ trước đó