100 mẫu câu thường dùng khi viết email bằng tiếng anh

Khi viết văn thư giao dịch bằng email tiếng Anh: thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer)…ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc sau:

Bài Viết Cùng Chủ Đề

100 mẫu câu thường dùng khi viết email bằng tiếng anh

Việc giao tiếp với các đối tác, đồng nghiệp người nước ngoài bằng e-mail hiện nay trở nên vô cùng thông dụng. Văn phong khi viết email tiếng anh thương mại có những khác biệt so với khi viết e-mail cho bạn bè, người quen. Các bạn cùng tham khảo các cấu trúc thường dùng khi viết một bức thư thương mại nhé.

Salutation – Chào hỏi

• Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)
• Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)

Hoặc bạn cũng có thể tiếp cận 1 cách chi tiết hơn thông qua việc sử dụng các cấu trúc câu tiếng anh dưới đây:

• I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị)
• Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài vì bức thư ngày 5/1).
• I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình nhìn thấy quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star ngày hôm nay).
• It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại buổi hội thảo vừa qua)
• I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).

Starting – Mở đầu

• I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…
• to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
• to confirm … – xác nhận…
• to request/ enquire about … – yêu cầu
• I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
• I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…

Hoặc bạn cũng có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này thông qua các mẫu câu tiếng anh thông dụng như:

• I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với bạn rằng…
• I am contacting you for the following reason… – Tôi liên hệ với bạn vì…
• I recently read/heard about ….. and would like to know …. – Tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…
• Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
• Thank you for your e-mail  – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện giao tiếp tiếng anh
• Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
• In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
• Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…
• With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
• Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
• It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

• Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.
• Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.
• In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…
• Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…
• With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…
• Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…
• It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…
• I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3.

Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng anh

• We would appreciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…
• I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…
• Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…
• Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…
• In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….
• It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá
• Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ

• Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?
• We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…
• We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…
• Our company would be pleased to … – Công ty  chúng tôi rất sẵn lòng…

Giving good news – Thông báo tin tốt bằng tiếng anh

• We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…
• I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…
• You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

Giving bad news – Thông báo tin xấu

• We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…
• I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….
• Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…
• After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

Complaining – Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn:

• I am writing to express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…
• I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….
• Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.
• We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.

Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email:

• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

• If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)

• I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)

• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).

• Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely,  (kính thư).

• Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)

Phần 2: Các mẫu câu tiếng anh thương mại thường dùng khi viết email:

1. Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đặt hàng

• Thank you for all your quotation of …
• We’d like to cancel our order n° …..
• We’re pleased to place an order with your own company for..
• We could guarantee you delivery before …(date)
• Please confirm receipt of my order.
• I’m pleased to acknowledge receipt of your own order n° …..
• It’ll take about (two/three) weeks to process your own order.
• Your order is going be processed as quickly as possible.
• Unfortunately these articles are out of stock/ are no longer available.

2. Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư xin lỗi

• Once again, please accept our apologies for …
• I regret all inconvenience caused (by) …
• I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…
• We’re sorry for the delay in replying to …

3.  Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết thư đề cập đến thanh toán

• payment of …
• My records show that we haven’t yet received
• Please send payment as soon as possible.
• According to my records …
• You’ll receive a credit note for the sum of …
• My terms of payment are as follows …

4.  Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giá

• I have pleasure in enclosing a detailed quotation.
• Please send me the price list.
• Please note that my prices are subject to change without notice.
• You’ll find enclosed my price list and most recent catalogue.
• I could make you some firm offer of …

5. Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn kết nối liên lạc cho những lần giao dịch trong tương lai

• I look forward to a really successful relationship in our future.
• I’d be glad to do business with your own company.
• we’d be happy to have a great opportunity to work with your own firm.

6. Các mẫu câu tiếng anh thư tín thương mại khi muốn

• If I can be of any further assistance, let me know please.
• I hope you could settle this matter to my satisfaction.
• If we can support in any way, please don’t hesitate to contact me.
• For further details …
• I hope you are pleased with this arrangement.
• Thank you for taking this into consideration.
• If you require more information …
• Thank you for your support.

Trong tiếng anh giao tiếp hằng ngày thì việc viết email bằng tiếng anh cũng là một trong những kĩ năng quan trọng cần thiết đối với người đi làm. Tuy nhiên viết mail sao cho hay cho đúng luôn là một câu hỏi lớn của nhiều bạn, dưới đây là một số mẫu câu tiếng Anh thông dụng dùng trong viết mail mà bạn có thể tìm thấy trong đó sự hữu ích cho mình! Chúc bạn sẽ thành công với các mẫu câu tiếng anh thương mại thường dùng khi viết email đã được zaidap.com/blog chia sẻ trên đây!