Chi tiết cách tính tổng – Sử dụng hàm SUM tính tổng Excel

Excel đã trở thành một ứng dụng khá bổ biến trong cuộc sống hiện đại ngày nay, và sẽ có khá nhiều câu hỏi mà bạn thắc mắc trong khi sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi xin được giới thiệu cùng các bạn các cách để tính tổng cho một vùng dữ liệu trong Excel. Mời các bạn cùng theo dõi!

Cách tính tổng trong Excel bằng hàm SUM

1. Xem nhanh tổng một vùng ở dưới thanh trạng thái

Trong Excel, phía dưới của bảng tính có một thanh trạng thái thể hiện các thông tin hiện thời của một đối tượng nào đó đang được chọn.

Để xem nhanh các thông tin như: số tổng, số lớn nhất, nhỏ nhất, … của một vùng dữ liệu, các bạn bôi đen để chọn toàn bộ vùng đó. Sau đó, phía dưới thanh trạng thái sẽ hiện thị các thông tin như dưới đây:

Trong trường hợp thanh trạng thái của các bạn không hiện đầy đủ các thông tin cần thiết, các bạn click chuột phải vào thanh trạng thái và tick những thông tin cần có trong hộp thoại Customize Status Bar.

2. Sử dụng hàm số SUM, SUBTOTAL để tính tổng

Sử dụng hàm để tính tổng cũng là một cách thông dụng đối với người sử dụng Excel. Có 02 hàm thường được sử dụng nhất liên quan đến tính tổng đó là hàm SUM và SUBTOTAL.

a. Hàm SUM

– Cú pháp:  =SUM(number1 [, number2…])

– Ví dụ:

Lưu ý:

Để nhanh chóng tính tổng cho vùng dữ liệu mà không cần gõ bằng tay công thức, các bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Alt + =. Để thực hiện, các bạn chọn ô trống phía dưới (tính tổng của cột) hoặc ô bên phải (tính tổng của hàng) vùng dữ liệu cần tính tổng và nhấn tổ hợp phím Alt + =. Khi này, tùy vào vùng dữ liệu của bạn mà hàm SUM hoặc SUBTOTAL sẽ xuất hiện.

b. Hàm SUBTOTAL

– Cú pháp:   =SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,…)

Hàm SUBTOTAL là một hàm rất linh hoạt nhưng hơi khó sử dụng của Excel, nhất là với các bạn mới. Tham số thứ nhất của hàm (function_num) là con số đại diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu. Để tính tổng, giá trị của tham số thứ nhất có thể là 9 hoặc 109.

c. So sánh giữa hàm SUM và SUBTOTAL

Đều có chức năng tính tổng của vùng dữ liệu nhưng giữa hàm SUM và SUBTOTAL có một số điểm khác biệt cơ bản được thể hiện trong các ví dụ dưới đây:

Qua 3 ví dụ trên, chúng ta có thể so sánh sự khác nhau giữa hàm SUM và SUBTOTAL như sau:

1. Hàm SUM tính tổng của vùng dữ liệu không phụ thuộc nó có bị ẩn do “hide” hoặc “filter”.
2. Hàm SUBTOTAL với tham số là function_num = 9 tính tổng của vùng dữ liệu không bị ẩn do “filter”.
3. Hàm SUBTOTAL với tham số là function_num = 109 chỉ tính tổng của vùng không bị ẩn do “hide” hoặc “filter”.

Như vậy, có thể kết luận về vùng tính tổng của cá hàm như sau:

SUM(data^{không ẩn+hide+filter}) > SUBTOTAL(9,data^{không ẩn+hide}) > SUBTOTAL(109,data^{không ẩn})

Lời kết

Trên đây chúng tôi đã giới thiệu với các bạn các cách tính và xem tổng số của một vùng trong Excel. Ngoài ra, chúng tôi cũng hi vọng các bạn nắm vững cách sử dụng hàm SUM và SUBTOTAL cũng như sự khác nhau giữa chúng để có thể áp dụng một cách phù hợp.

Chúc bạn thành công!